Comment s'appuyer sur les utilisateurs et les processus pour améliorer le temps de chargement des tableaux de bord

Face à un tableau de bord lent, il est tentant de projeter sa frustration (bien naturelle) sur la plate-forme analytique, l'administrateur du serveur qui a configuré l'environnement, voire son chargé de compte (pourtant si sympathique). Cette réaction est bien normale, mais il faut savoir que généralement, si un tableau de bord est lent, ce n'est pas dû aux systèmes ni aux équipes d'assistance, mais à de mauvaises décisions prises au moment de la création du tableau de bord. Quand ces mauvais choix se multiplient sur des centaines de tableaux de bord sur votre serveur, rien d'étonnant à ce que la configuration matérielle de votre déploiement Tableau soit submergée. Le résultat ? Les performances globales en pâtissent, ce qui frustre les utilisateurs existants, dissuade les nouveaux utilisateurs et pose un problème pour les propriétaires de plates-formes qui veulent aller de l'avant.

L'objectif de cet article de blog est de vous aider à définir des KPI de performances pour vos tableaux de bord, à mettre en avant les utilisateurs et les processus pouvant améliorer la situation et à intégrer des règles pour maintenir la qualité à l'avenir. 

Si vous avez besoin d'aller au-delà, n'hésitez pas à consulter notre guide complet pour étendre l'utilisation des données et de l'analytique à l'ensemble de votre organisation avec Tableau Blueprint.

Cadre de performance

Notre plan se compose de quatre étapes :

1. Surveillance des performances
2. Amélioration du contenu
3. Participation de la communauté
4. Mise en œuvre de règles de gouvernance

Étape 1 : surveillance des performances

Réfléchissons un peu pour commencer. Connaissez-vous la réponse aux questions suivantes ?

• Quel est le temps de chargement moyen de mes tableaux de bord ? 
• Qu'est-ce qui est défini comme « lent » au sein de mon organisation ?
• Quel pourcentage de nos tableaux de bord destinés aux équipes de gestion ou aux clients sont « lents » ?

Cette étape de réflexion est essentielle, car elle permet de clarifier la vision de chacun grâce à des faits étayés par des données, faute de quoi la perception de la performance risque d'être faussée par les opinions anecdotiques d'une personne bien placée dans la hiérarchie. Cette clarification permet d'appliquer un processus systématique d'amélioration des performances. La première étape consiste donc à mettre en place une surveillance et publier des KPI (des indicateurs clés de performance). 

Commencez par établir le temps de chargement moyen des tableaux de bord. Cette métrique établira une norme de performance réelle, permettra d'identifier une liste plus ciblée des vues à améliorer et servira de référence pour toute intervention future. 

Notre accélérateur de temps de chargement des tableaux de bord ci-dessous permet d'extraire des données du référentiel PostgreSQL de Tableau pour analyser rapidement les temps de chargement sur un serveur simulé. Observez la facilité avec laquelle vous pouvez connaître les temps de chargement moyens d'un tableau de bord, que ce soit sur l'ensemble du serveur (en haut à gauche), par sites (en haut au milieu) ou par propriétaires, classeurs et éléments (en bas au milieu). Cette compréhension collective des performances permet de convaincre tous les intervenants et de prendre des décisions basées sur des points de données tangibles et communs. 

Utilisez les paramètres de la section « Content Thresholds » (seuils de contenu) pour filtrer tous les éléments dont le chargement prend plus de 15 secondes et qui comportent plus de 50 requêtes. Avec ces deux manipulations, vous avez réduit votre total de 2 938 tableaux de bord à une liste ciblée de 15 tableaux de bord véritablement problématiques. Cette liste vous permet de passer à l'étape suivante : l'amélioration du contenu.

Si vous ne disposez pas de ces outils de surveillance, pas de panique ! L'accélérateur du temps de chargement des tableaux de bord est disponible en ressource gratuite sur Tableau Exchange. Si vous utilisez un déploiement Cloud de Tableau, consultez notre accélérateur du temps de chargement des tableaux de bord pour Tableau Cloud . 

Étape 2 : amélioration du contenu

Grâce à l'étape de surveillance, vous savez maintenant quels tableaux de bord posent problème. Quelle est l'étape suivante ? Un utilisateur qui connaît les meilleures pratiques en vigueur en matière de performances doit à présent intervenir pour améliorer ces tableaux de bord. Cette étape vise à définir l'approche de votre organisation. Tout dépend de vos réponses aux questions suivantes :

          Disposez-vous actuellement d'experts en interne capables de diagnostiquer et d'améliorer les tableaux de bord lents ?

          Ces experts disposent-ils de la bande passante nécessaire pour aider leurs collègues ? 

Si la réponse aux deux questions est oui, il convient à présent d'orienter vos experts vers les tableaux de bord problématiques. Si la réponse à l'une ou l'autre de ces questions est non, il vous sera difficile d'améliorer votre contenu en interne. Commencez par faire appel à un fournisseur de services ou à un partenaire fiable pour optimiser vos tableaux de bord lents un par un et partager ses découvertes avec vos équipes centralisées. Si votre budget est serré, vos équipes centralisées peuvent se familiariser avec les concepts décrits dans notre livre blanc : L'art de concevoir des classeurs efficaces.  Au fur et à mesure que vos équipes centralisées développent leurs compétences, elles peuvent gérer davantage les performances et passer à l'étape suivante : stimuler la participation de la communauté. 

Étape 3 : participation de la communauté

Vos équipes centralisées savent désormais identifier les raisons les plus courantes aux problèmes de performances. Il est temps de partager ces découvertes et de vous assurer que vos équipes disposent des connaissances et des outils nécessaires pour remédier elles-mêmes aux problèmes de performances. 

Commencez par sensibiliser vos employés aux bonnes pratiques à l'occasion des initiatives d'engagement de la communauté analytique existantes, telles que des réunions de groupes d'utilisateurs, des formations analytiques ou des concours. Grâce aux témoignages positifs partagés lors de ces évènements, les utilisateurs comprendront que les performances de leurs tableaux de bord dépendent avant tout d'eux. 

Vous devez ensuite fournir aux utilisateurs les outils nécessaires pour diagnostiquer et améliorer leurs classeurs. Notre accélérateur Design Auditor ci-dessous combine l'API de métadonnées de Tableau et un script Python personnalisé pour aider les utilisateurs à identifier les tableaux de bord problématiques et proposer des améliorations.

Reportez-vous à la section « Items » (éléments) de l'accélérateur : vous verrez que l'élément 980 est le tableau de bord le plus lent (avec une durée de chargement moyenne de 105 secondes). À ce stade, l'utilisateur sait que le tableau de bord est lent mais ne sait pas pourquoi ni comment l'améliorer. C'est là que le script Python intervient : il fonctionne en arrière-plan pour évaluer les tableaux de bord selon 12 variables de performances. Il vous suffit ensuite de cliquer sur la barre pour afficher une liste de bonnes pratiques à privilégier, et de survoler le contenu pour comparer ces notes aux seuils recommandés. L'utilisateur est donc désormais capable d'apporter des améliorations réelles. 

L'accélérateur Design Auditor  est un excellent moyen de surveiller et de gérer de manière centralisée les meilleures pratiques en matière de performances sur votre serveur. Cependant, si votre organisation ne désire pas adopter une approche centralisée, les utilisateurs peuvent profiter de conseils de création directement dans Tableau Desktop, grâce à l'outil d'optimisation des classeurs publié dans la version 2022.1.

La publication et la sensibilisation à ces outils encourageront les utilisateurs à prendre en main les performances de leurs tableaux de bord et vous permettront de les tenir responsables du respect des règles définies à l'étape suivante.

Étape 4 : mise en œuvre de règles de gouvernance

Maintenant que les utilisateurs disposent des outils et des connaissances appropriés, ils peuvent être tenus responsables des seuils de performance. Commencez par définir des règles adaptées à votre organisation.

Par exemple :

• Si temps de chargement ≥ 35 s., amélioration nécessaire
  Action : le contenu doit être déplacé de l'environnement de production vers un environnement sandbox jusqu'à ce que les performances atteignent des seuils acceptables.
• Si temps de chargement ≥ 10 s., amélioration recommandée
  Action : le contenu peut rester dans l'environnement de production mais doit être soumis au processus d'amélioration des performances défini à l'étape 2 : amélioration du contenu.
• Si temps de chargement < 10 s., excellent
  Action : Félicitations, vous pouvez passer en production !

Vous devez tenir compte des temps de chargement standard de votre serveur avant d'adopter les seuils mentionnés ci-dessus. Les seuils définis doivent être suffisamment exigeants pour inciter vos utilisateurs à progresser, mais pas au point de les décourager. 

Une fois vos règles définies, vous devez les appliquer. Utilisez des alertes basées sur les données pour identifier le moment où les tableaux de bord cessent d'être conformes et utilisez l'outil Tableau Content Migration Tool pour déplacer facilement votre contenu d'un environnement à un autre en fonction des performances. 

À mesure que les capacités de gouvernance de votre déploiement évoluent dans le cadre de la performance, vous constaterez peut-être l'émergence de sous-ensembles de règles en fonction des audiences visées. La division des seuils en 35/10/10 secondes fonctionne en effet bien en interne, mais il est possible que des directives plus strictes soient nécessaires pour des tableaux de bord destinés aux équipes de gestion ou aux clients. À l'inverse, vous pouvez être plus souple avec le contenu de votre sandbox. 

Ces règles doivent être communiquées dès le tout début à vos équipes dans le contexte de leurs responsabilités, et répétées fréquemment par la suite, avec ce message clair : un contenu performant n'est plus un bonus, mais une obligation désormais. 

Un cadre pour des tableaux de bord hautement performants 

Sans surveillance, une bonne gestion est impossible et c'est plus que jamais vrai pour les performances des tableaux de bord. Ce cadre permettra de sensibiliser les équipes aux performances de leurs tableaux de bord, de mettre en place des structures pour aider les utilisateurs à aller plus loin, d'encourager la participation de la communauté et d'établir des règles pour rendre chacun responsable des performances à l'avenir. À la fin de ce processus, vous disposerez d'une base d'utilisateurs informés et hautement responsables qui considère les temps de chargement des tableaux de bord comme un défi tangible à surmonter, et non comme une fatalité.

Enfin, n'oubliez pas de consulter Tableau Blueprint si vous souhaitez aller au-delà de ce cadre pour développer l'utilisation des données et de l'analytique au sein de votre organisation.