Come migliorare i tempi di caricamento delle dashboard con persone e processi

Quando ci si trova davanti a una dashboard che viene caricata lentamente, è naturale arrabbiarsi, dare la colpa alla piattaforma di analisi, all'amministratore del server che ha configurato l'ambiente e persino all'account team. Sebbene si tratti di una reazione naturale, è fondamentale riconoscere che la causa tipica della lentezza delle dashboard non è da ricercare nei sistemi o nei team di supporto, ma nelle scelte sbagliate per la progettazione delle dashboard. Quando queste scelte inefficienti si moltiplicano per centinaia di dashboard sul server, l'hardware dedicato alla distribuzione di Tableau viene sovraccaricato. Di conseguenza, le prestazioni vengono rallentate per tutti, generando frustrazione per gli utenti esistenti, scoraggiando i nuovi utenti e mettendo in difficoltà i proprietari delle piattaforme sul modo migliore di procedere.

Questo articolo fornisce un framework che ti aiuta a comprendere in dettaglio i KPI delle prestazioni delle dashboard, a proporre le persone e i processi necessari per promuovere un miglioramento e a incorporare un sistema di regole per mantenere la qualità in futuro. 

Se hai bisogno di approfondire oltre questo framework, puoi sempre consultare la nostra guida completa per scalare l'utilizzo dei dati e delle analisi nella tua organizzazione con Tableau Blueprint.

Framework delle prestazioni

Il piano si suddivide in quattro fasi:

1. Monitoraggio delle prestazioni
2. Miglioramento del contenuto
3. Fornire alla community gli strumenti giusti
4. Applicazione delle regole di governance

Fase 1: Monitoraggio delle prestazioni

Rifletti un attimo. Conosci la risposta a queste domande?

• Qual è il tempo medio di caricamento delle mie dashboard? 
• Cosa si intende per "lento" nella mia organizzazione?
• Quale percentuale delle nostre dashboard gestionali o che si interfacciano con i clienti è "lenta"?

Se non conosci le risposte faticherai ad allineare gli stakeholder su fatti basati sui dati, e la percezione delle prestazioni si limiterà alle opinioni di chi si lamenta di più. L'allineamento è fondamentale per migliorare le prestazioni in modo sistematico, quindi il primo passo è monitorare e pubblicare KPI delle prestazioni. 

Inizia con il tempo medio di caricamento delle dashboard. Agire su questa metrica ti consentirà di stabilire lo standard di riferimento delle prestazioni, di individuare un elenco ridotto di viste che richiedono un intervento e servirà da benchmark per i miglioramenti futuri. 

Il nostro acceleratore Tempi di caricamento della dashboard riportato di seguito attinge al repository PostgreSQL di Tableau per analizzare rapidamente i tempi di caricamento in un server simulato. Guarda quanto è facile conoscere i tempi medi di caricamento delle dashboard sull'intero server (in alto a sinistra), suddivisi per siti (in alto al centro) e per proprietari, cartelle di lavoro ed elementi (in basso al centro). Questa comprensione condivisa delle prestazioni consentirà di allineare i diversi gruppi per prendere decisioni basate su punti dati tangibili comuni. 

Utilizzando i parametri "Soglie del contenuto", puoi filtrare tutti gli elementi il cui caricamento richiede oltre 15 secondi e che hanno più di 50 richieste. Con due input, hai ristretto il pool di 2.938 dashboard totali a un elenco ridotto di 15 dashboard che richiedono supporto. Questo elenco ridotto ti prepara per il passo successivo, ossia il miglioramento del contenuto.

Se non disponi di queste funzionalità di monitoraggio, non preoccuparti. Abbiamo pubblicato l'acceleratore Tempi di caricamento della dashboard su Tableau Exchange come risorsa gratuita e facilmente accessibile per la configurazione. Se disponi di una distribuzione Cloud di Tableau, visita il nostro acceleratore  Tempi di caricamento della dashboard di Tableau Cloud.  

Fase 2: Miglioramento del contenuto

Grazie al monitoraggio hai individuato le dashboard che richiedono supporto. E adesso? Dovrà intervenire qualcuno che conosce le best practice in materia di prestazioni per migliorare realmente le dashboard. Questa fase consiste nel definire l'approccio della tua organizzazione. Il punto di partenza dipende da come rispondi alle seguenti domande:

          La tua organizzazione ha attualmente degli esperti interni in grado di diagnosticare e migliorare le dashboard lente?

          Questi esperti dispongono di tempo per aiutare i colleghi in difficoltà? 

Se la risposta è sì a entrambe le domande, questa fase consiste nel mettere in contatto gli esperti con le dashboard problematiche. Se la risposta è no a entrambe le domande, sarà difficile migliorare il contenuto internamente. Inizia quindi a coinvolgere servizi professionali o un partner fidato per ottimizzare una per una le dashboard lente nell'elenco e condividi i risultati con i team centralizzati. Se il budget che hai a disposizione è limitato, puoi migliorare le competenze dei team centralizzati con i concetti illustrati nel whitepaper Progettare cartelle di lavoro efficienti.  Man mano che il team centralizzato cresce, può assumersi maggiori responsabilità in termini di prestazioni e passare alla fase successiva: fornire alla community gli strumenti giusti. 

Fase 3: Fornire alla community gli strumenti giusti

I team centralizzati sono ora in grado di comprendere le insidie più comuni per le prestazioni. È ora il momento di riutilizzare le lezioni apprese per assicurarti che i tuoi utenti abbiano le conoscenze e gli strumenti per gestire autonomamente gli ostacoli alle prestazioni. 

Inizia a diffondere le best practice negli ambienti della community di analisi esistenti, come le riunioni dei gruppi di utenti, le accademie di analisi e le gare. Le storie di successo condivise in questi incontri faranno passare il messaggio che gli utenti hanno il controllo sulle prestazioni delle loro dashboard. 

Quindi, fornisci agli utenti gli strumenti per diagnosticare e migliorare le proprie cartelle di lavoro. Il nostro acceleratore Design Auditor riportato di seguito unisce l'API dei metadati di Tableau e uno script Python personalizzato per aiutare gli utenti a individuare le dashboard problematiche e fornire suggerimenti per migliorarle.

Se fai riferimento alla sezione "Items" (Elementi) dell'acceleratore, noterai che la risorsa 980 è la dashboard più lenta (105 secondi di tempo di caricamento medio). In questa fase l'utente sa che la dashboard è lenta, ma non sa perché né come migliorarla. Per fortuna, lo script Python ha lavorato in background per classificare le dashboard con 12 variabili delle prestazioni per fornire aiuto. Fai clic sulla barra per visualizzare un elenco di best practice a cui dare priorità e muovi il mouse per vedere come i punteggi si riferiscono alle soglie raccomandate. Ora il tuo utente sarà davvero in grado di apportare miglioramenti da solo. 

L'acceleratore Design Auditor    è un ottimo modo per monitorare e gestire a livello centrale le best practice sulle prestazioni nell'intero server. Tuttavia, se la tua organizzazione non è interessata a un approccio centralizzato, gli utenti possono comunque accedere ai miglioramenti della progettazione suggeriti direttamente in Tableau Desktop attraverso la funzione Ottimizzatore delle cartelle di lavoro, rilasciata nella versione 2022.1.

La pubblicazione e la conoscenza di questi strumenti consentirà agli utenti di prendere in mano la gestione delle prestazioni delle dashboard, rendendoli responsabili delle regole stabilite nella fase successiva.

Fase 4: Applicazione delle regole di governance

Ora che gli utenti dispongono degli strumenti e delle conoscenze adeguate, puoi iniziare a responsabilizzarli sulle soglie delle prestazioni. Inizia decidendo le regole che possono funzionare per la tua organizzazione.

Un esempio potrebbe essere:

• Tempo di caricamento ≥ 35 secondi - Da migliorare:
  Azione: il contenuto viene spostato dall'ambiente di produzione in una sandbox finché le prestazioni non rientrano nelle soglie accettabili.
• Tempo di caricamento ≥ 10 secondi - Considerare la revisione:
  Azione: il contenuto rimane in produzione ma deve passare attraverso il processo di miglioramento delle prestazioni definito nella Fase 2: miglioramento del contenuto
• < Tempo di caricamento di 10 secondi - Eccellente:
  Azione: Congratulazioni, sei in produzione.

Considera i tempi di caricamento standard del tuo server prima di adottare le soglie proposte sopra. Le soglie devono essere sufficientemente impegnative da spingere gli utenti a migliorare, ma non così tanto da demotivarli dal provare. 

Una volta definite le regole, devi farle rispettare. Usa gli avvisi basati sui dati per individuare il momento in cui le dashboard non sono più conformi e utilizza lo strumento di migrazione del contenuto per spostare senza problemi i contenuti da un ambiente all'altro quando le prestazioni lo richiedono. 

Man mano che le capacità di governance della tua distribuzione in merito alle prestazioni crescono, alcuni sottoinsiemi di queste regole potrebbero interessare destinatari differenti. La suddivisione 35/10/10 funziona per i casi di utilizzo interno, ma potrebbe essere necessario adottare linee guida più rigide per la gestione o in caso di contatto con i clienti. Al contrario, puoi essere più flessibile con i contenuti nella tua sandbox. 

Queste regole devono essere comunicate agli utenti in anticipo e spesso, come parte delle loro responsabilità, con il messaggio che il contenuto ad alte prestazioni non è più un'opzione, ma un requisito obbligatorio. 

Un framework per le dashboard ad alte prestazioni 

Il detto se non puoi monitorarlo, non puoi gestirlo è particolarmente vero per la velocità delle dashboard. L'utilizzo di questo framework ti consentirà di generare consapevolezza sulle prestazioni delle dashboard, di installare strutture di supporto per assistere gli utenti nei miglioramenti, di fornire gli strumenti giusti alla community in modo che tutti possano partecipare oltre che di stabilire regole per mantenere il senso di responsabilità in futuro. Solo allora disporrai di una base di utenti ben informati e altamente responsabilizzati, che vedono i tempi di caricamento della dashboard come una sfida tangibile da superare, non come un misterioso antagonista.

E ricorda, se vuoi approfondire oltre questo framework per scalare completamente l'uso di dati e analisi nella tua organizzazione, dai un'occhiata a Tableau Blueprint.