爱恨交加 Excel： 探索 Excel 的替代工具
无疑，Excel 是分析与报表制作首选的工具之一。 用户喜欢 Excel 的控制方式，快速轻松创建模型与图形，还能独立而自成一体。 使用 Excel 时，一切由你主导。 但是，就好比只需要 SUV 却去开跑车，将 Excel 用于分析也就意味着你在某些方面功能过多而用不上，另一些方面却功能不足。 过期数据（更新起来也很不容易）、容易出错的分析、同一个文件的多个版本在同事中流传、需要手动介入情况过多等等 - 这些只是 Excel 让人不满的常见几个方面。 为了发展分析，而不是用来实际分析浪费的时间情况又是如何？
尽管有这些问题，很多部门（以致）整个企业都靠 Excel 运行，这一分钟在信赖它，而下一分钟却是抱怨。
不管是您可以自行做出的简单改进，还是大规模、以企业为导向的变革，都有更好的方式。 本文的主旨就是您无需牺牲 Excel 的优点，改善开展分析方式的办法。
1. 消除无关紧要的分析。
少做一些报表和演示文档，只做一些您和同事决策需要的文档，就能提高所有分析的质量。 列出您和团队维护的各种分析报表的清单，弄清楚哪些是重要的，隔多久需要更新。 这样，您对重要的指标，还有给团队提供的价值，会有好得多的了解。
得到的回报不仅是可以降低团队的工作量，专注于最重要的任务，还能避免很多之前没有发现的重复劳动。
2. 更巧妙地使用 Excel。
我们总是忙于一次又一次做同样的事情，有时候会忘记停下来问一问：“是否有更好一点的做事方式？” 除非您对 Excel 的使用烂熟于心，否则很可能会有这样的问题。
- 使用联机帮助！ Excel 有一些很不错的范本。 但不要止于阅读， 而是要动手去做。 使用微软在帮助中显示的相同数据创建电子表格，并重现帮助文件中的步骤。 动手做要比止于阅读有更好的成效。
- 寻找帮助。 对于存在的大多数数据问题，或许有别人也曾遭遇过完全相同的问题，并且在互联网上的某个地方写出了答案。 搜索数据“数据透视表”、“Excel 加载项”等等。网上拥有的丰富资源会让您赞叹不已。
- 学习“分析基础”。 像“查看”功能、数据透视表、日期功能、查找/替换、小计、命名范围、快捷键等任务和资源，能够加快分析的速度。
- 评估自己和团队适合做哪些技术事项。 例如，您或许能使用“ODBC”驱动程序（开放式数据库连接标准）连接到数据仓库和中心化数据库。 这样可能会有效，但要求却很高： 1. 您必须有访问权限；2. 您必须了解目标是什么；3. 您甚至需要连接到或者引入高达 100 万行的数据（对于 Excel 2010）。 所以，不要指望您的分析师成为 Excel 宏专家或者数据库编程人员。 如果您需要获得这种帮助，就应该让兼职外包人员或者开发者去做。
3. 对细节一丝不苟
当今的数据难题，不是大家获取不到信息， 而是处理、清理和确保数据完整性。 由于大家都以不同方式做这些任务，往往会有多个“事实版本”。 Excel 只会让这一情况更加糟糕。 如果加入了电子表格中的众多逻辑错误，就可能造成众多错误或误导的信息。 实际上，据行业估算，90% 的电子表格包含数据或逻辑错误。 因此，质量查验和清晰沟通就非常重要。
很明显，没有谁是完美的，所以不要认为您每次清理数据、编写公式或给数据排序都准确无误。 整个过程中，要做大量质量查验。 您必须提供准确的数据、您必须尽力说明数据从哪里获取、如何计算，以及为什么和大家看到的报表或有差异。
命名时要细心且表述明确，包括列名称、文件名和版本号。 良好、清晰的文件处理将能达到理想效果。 对命名和文件处理更加仔细，并不能完全消除问题，但可以减少问题。
不要高估其他人对 Excel 用法的了解。 例如，Excel 确实有文件管理和修订记录功能。 但又有多少人知道如何使用这些功能并遵照方法使用呢？ 并没有很多。 是花心思教会每一个人，还是采取非常简明清晰的方法，以便获得您想要结果，这都取决于您。