分析や報告書作成ツールとして、一般的にExcel が好まれることは間違いありません。 操作性はもちろん、ひな形や図の作成が時間をかけず簡単にできる点や、それぞれを独立した形で作成できる点がユーザーに愛されています。 Excel を使うと、車を運転する時のように、ユーザーが操作の主導権を握れます。 ただし、SUV 車が必要な時にスポーツカーを運転しなければならない状況と同様に、分析にExcelを使用することは、ある意味機能が充実しすぎているが、別の意味で機能が完全に不足していることを意味します。 古いデータは更新が困難、分析では間違いが起こりやすい、社内で同じファイルの様々なバージョンが使用されてしまう原因になること、かなり手作業が必要なことは、Excelユーザーが抱える不満のほんの一例にすぎません。 実際に分析を行う代わりに、分析準備に時間をとられている方は多いでしょう。
こういった問題があるにも関わらず、多くの部署、そして時に全社規模でExcel が使用されているのが実情です。手軽に使用できるExcel に絶大の信頼を置き、一方で Excelの問題を批判しているのです。
Excel に勝る方法があります。この方法は、簡単に個人単位での業務を改善するだけでなく、大規模な企業向けの変更を実現するものです。 本書では、主にExcel の利点を犠牲にすることなく、より優れた方法で分析を行うためにユーザーができる改善点を取り上げます。
1. 不必要な分析をなくす
膨大な数の報告書やプレゼンテーションを作成することを止め、意思決定にあたり本当に必要なもの、もしくは社内で本当に必要とされているもののみに重点を置くことで、分析すべての質が向上します。 手元に保存されている各種分析報告書の一覧を作成し、重要な分析報告書と各報告書の更新頻度を明確にします。 そうすることで、重要な評価基準やチームに提供されている価値について理解を深めることができます。
さらにチームの作業量を軽減し、重要な作業に集中できるようになるだけでなく、これまで特定されていなかった重複作業をなくすこともできます。
2. Excel をスマートに使いこなす
何度も何度も繰り返し同じ作業をすることで手がいっぱいで、作業を中断し、もう少しいい方法はないのか考えることを忘れがちです。 Excel に関して全機能を使いこなせるユーザーでない限り、より良い方法はおそらく存在します。
- オンライン ヘルプを活用！ Excel にはいくつかの優れた事例があります。 ただし、ただ読むだけではなく、 事例を自分でやってみてください。 Microsoft がヘルプで提供しているデータと同じものを使用し、スプレッドシートを作成、ヘルプファイルを複製してください。 読むよりも、実際にやってみることの方が身に付きます。
- 困ったら検索。 自分が抱えている膨大な数のデータに関する問題とまったく同じ問題を抱えている人がどこかにいて、インターネット上でその解決方法を説明しているかもしれません。 「ピボットテーブル」、「Excelアドイン」などを検索してみてください。相当な数の情報が表示され、驚かれることでしょう。
- 「分析の本質」を理解する。 「検索」関数、ピボットテーブル、日付関数、検索/置換、小計、名前付き範囲、キーボード ショートカットなどのタスクや関数は、分析の時間短縮に役立ちます。
- 自分とチームのスキルを評価し、適切なレベルのツールを導入する。 例えば、データウェアハウスや一元管理されているデータベースに接続するために「ODBC (Open Database Connectivity)」規格のドライバーを使用できます。 これは効果的ですが、要件が厳しいのが現実です。 事実、1) 接続されている状態であること、2) データを理解していること、さらに 3) 100万行未満 (Excel 2010 の場合) に行を結合または削除することが必要となります。 社内の分析担当者がExcelマクロのエキスパートやデータベースプログラマーになることを期待しないでください。 マクロやプログラミングといったサポートが必要な場合は、非常勤の請負業者やデベロッパー経由で技術的な部分のカバーしてください。
3. 細かいことに配慮する
現代におけるデータに関する課題は、情報がないことではありません。 情報を理解し、不要なものを排除し、整合性を確保する方法が課題なのです。 一人一人が自分のやり方で作業をするため、「真実」が「様々なバージョン」で存在してしまうということがよく起こります。 Excel はこれをさらに悪化させます。 つまり、スプレッドシートで論理エラーをしている場合、多くの不正確な情報や誤解を招く恐れのある情報が存在する可能性があるということです。 事実、業界ではスプレッドシートの90%にデータの誤りや倫理エラーが含まれていると想定されています。 このため、品質確認と明確なコミュニケーションが必要不可欠となります。
言うまでもなく完璧な人間はいません。だからこそ、決して自分が整理したデータや自分が入力した数式、自分が分類したデータは常に正確であると想定しないでください。 作業を進める過程で、何度も品質確認を行ってください。 正確なデータを提供すること、入手経路を説明できること、計算方法を提示すること、そしてこれまでの報告書と異なる理由を提供することが求められています。
列の名前、ファイル名などの命名やバージョン番号などに注意し、わかりやすい名前を付けるようにしてください。 正確で明確な文書化が理想的です。 命名や文書化にこれまで以上に注意を払うことで問題は解決しませんが、問題の軽減にはつながります。
Excel の操作について自分以外の人が持っている情報を過大評価しないでください。 例えば、Excel にはファイル管理や変更履歴の機能があります。 では、果たして Excel 使用者の何パーセントがその使用方法を理解し、従っているかご存知ですか。 そんなに多くはありません。 周りの人に知識を提供する側になるかは自分次第です。また、必要な情報を入手するため、非常に明確でシンプルな方法で作業をすることを選択するのも自分自身です。