Örum, distributör av bilreservdelar, får fart på rapporteringen med Tableau

Örum anammade Tableau som en del i en ny analysstrategi, ledd av IT-personalavdelningen med fullt stöd av informationschefen Juho Luukko och VD Lars Husberg.

Idag använder Örum Tableau Desktop och Tableau Server för att dela, distribuera och samarbeta kring de data som varit dolda under så lång tid. Rapporter som tidigare tog veckor – ibland månader – att ta fram är nu klara på bara några minuter.

Örum har nu en kontrollerad, komplett översikt över viktiga försäljningsresultat, vilket gör att företaget kan vara mer responsiva vid säljmöjligheter, skapa korsförsäljning av kompletterande bilreservdelar och i slutändan öka intäkterna.

Rollen för IT har också förändrats. Tack vare tidsbesparingarna kan teamet nu fokusera på strategiska projekt – och hjälpa företaget till framgång.

Att driva en reservdelverksamhet i full fart

Örum Oy AB tillhör Finlands ledande distributörer av bilreservdelar. Örum startades 1902 och har en omsättning på 68 miljoner euro (ca 78 miljoner dollar). Företaget levererar bilreservdelar och tillbehör för nästan alla bilmodeller till fordonsägare, verkstäder och bilåterförsäljare.

Under många år använde Örum ett äldre system för resursplanering (ERP) för att förse försäljning, ekonomi och andra avdelningar med data. Men modellen fungerade inte, rapporterna som kom fram från ERP-systemet var opålitliga, inaktuella eller ofullständiga och ibland allt på en gång.

”Tills för några år sedan var rapporteringen en röra,” säger Juho Luukko, informationschef på Örum. ”Vi kunde helt enkelt inte lita på de data vi tittade på. ERP-systemet var så oflexibelt att datautdrag tog tid, kostade pengar och drog resurser.”

Företaget kämpade med att analysera försäljning, vinst och kundnöjdhet. Det var exempelvis svårt att se vilka reservdelar som sålde dåligt och vilka verkstäder man tjänade mest på.

Luukko beskriver, ”Även när vi lyckades få fram analyser var rapporterna ofta inaktuella när de nådde chefernas skrivbord.”

Rapporteringen var även inkonsekvent. Han fortsätter, ”Månadsrapporter gjordes först av en person och månaden efter av någon annan som använde andra parametrar, vilket ledde till att vi inte kunde utforska trender eller mönster. Vad gäller försäljning var det extremt svårt att förutsäga skillnader från en månad till nästa. Vi visste inte vad vi mätte.”

Snabb, enkel datavisualisering och analys

Örums IT-avdelning ledde sökandet efter en ny lösning för Business Intelligence. Först vände sig informationschefen, Luukko, till Gartner för vägledning. Tableau som är positionerat som ledande i Gartner Magic Quadrant för ”Business Intelligence and Analytics Platforms Report” erbjöd Örum möjlighet att snabbt visualisera och förstå data.

Luukko kommenterar, ”Vår Tableau-strategi är baserad på IT och framtagen för affärer. Det var IT-personerna som rekommenderar denna affärsbaserade lösning. Genom att uppmuntra företagets användare att själva analysera data hjälper vi till att utveckla IT-avdelningen till en avdelning som skapar affärer.”

Under granskningen provade både Luukko och Örums VD, Lars Husberg, Tableau och började med dashboards för försäljning. Luukko påminner sig, ”På mindre än två timmar hade jag skapat en riktigt imponerande försäljningsrapport med Tableau. Jag kunde fördjupa mig i data, dra samman olika vyer och analysera en aktuell bild av försäljningsläget. Det hade tagit oss månader att få fram denna typ av rapport med våra gamla KPI-baserade datalagerprocesser. Jag var fast direkt.”

Örum arbetade tätt tillsammans med den lokala Tableau-partnern Solutive för att driftsätta en lösning med Tableau Desktop och Tableau Server och distribuera licenser till försäljnings-, marknads- och ekonomiavdelningarna. Med Tableau Server kan användare dela sina upptäckter och samarbeta mellan teamen.

I Tableau ansluter Örum till data från Google BigQuery och andra källor. Och med Tableaus ODBC (Open Database Connectivity) får de även in data från sitt ERP-system, Microsoft Dynamics AX.

Solutive fortsätter att hjälpa Örum med serverinställningar, utbildning, lokal support och även med att skapa vissa arbetsböcker. ”Solutive är specialister. De rekommendera Google BigQuery och den molnbaserade analysplattformen är idealisk för våra data. Den integrerar sömlöst med Tableau och det blir ingen påverkan på prestanda i våra system.”

Rapporteringstiden kortades från månader till minuter

Så vad blev effekten? Efter att Örum har börjat använda Tableau har rapporteringstiden blivit mycket kortare. Förr tog det veckor – ibland månader – att förbereda en rapport som gav svar på en enda fråga. Nu har vi svaren på bara några minuter. Och användarna på företaget har flexibilitet att fråga data och få svar på uppföljningsfrågor.

Ta exempelvis Örums säljteam, de besöker verkstäder och bilåterförsäljare i hela Finland för att underhålla relationer med kunderna. Med Tableau Server kan de få en ögonblicksbild över försäljningsläget. Innan de gör sina besök kan de snabbt ta reda på vilka bilreservdelar som säljs i vilka kvantiteter till specifika verkstäder, vilka kunder som beställer mest reservdelar, vilka produkter som har returnerats som defekta och mycket annat. Det gör att företaget kan vara mer responsivt vid säljmöjligheter, korssälja kompletteringsdelar och i slutändan öka intäkterna.

Medarbetarna är också mer kreativa i sitt beslutsfattande. De kan fördjupa sig i data och ställa ”och om?”-frågor eller omedelbart se resultat av vissa åtgärder. Exempelvis kan teamet som hanterar lagret med reservdelar hos Örum se värde på lagret, vad som säljs, vart delarna skickas och marginalen på dessa artiklar. Det ger mer effektiv lagerhantering och lägre kostnad.

Tack vare Örums nya tillvägagångssätt med self-service för data har IT-teamet kunnat omfördela flera resurser till andra projekt med hög prioritet. ”Rapportering brukade vara ett IT-problem. Avdelningen uppfattades generellt som ett hinder för verksamheten eftersom det tog så lång tid att få fram rapporterna. Nu, tack vare Tableau, ansvarar företaget för daglig rapportering – och de älskar det.”

Luukko gillar fortfarande att ställa frågor med Tableau. ”Jag hade så roligt när jag använde Tableau för att besvara frågor om företaget att min fru en kväll sa till mig ”Nu får du välja, antingen Tableau eller mig!”, säger han och skrattar.