Distribuidora de peças automotivas Örum otimiza processo de criação de relatórios com o Tableau

A Örum adotou o Tableau como parte de uma nova estratégia de análise liderada pelo departamento de TI e apoiada pelo CIO, Juho Luukko, e pelo CEO, Lars Husberg.

Hoje, a Örum usa o Tableau Desktop e o Tableau Server para compartilhar, distribuir e colaborar nos dados que permaneceram ocultos por tanto tempo. Relatórios que costumavam levar semanas ou até meses para ser desenvolvidos agora ficam prontos em questão de minutos.

A Örum agora tem uma visão completa e governada das principais métricas de vendas, o que permite à empresa reagir com mais agilidade às oportunidades de vendas, realizar vendas cruzadas de peças automotivas sobressalentes complementares e, consequentemente, aumentar a receita.

O papel da TI também mudou. Com a possibilidade de economizar tempo, a equipe pode se concentrar mais em projetos estratégicos, o que aumenta o sucesso da empresa.

Conduzindo uma empresa de peças automotivas para a via expressa

A Örum Oy AB é uma das maiores distribuidoras de peças automotivas da Finlândia. Fundada em 1902 e com um faturamento de 68 milhões de euros (US$ 78 milhões), a empresa fornece peças automotivas e acessórios a proprietários de veículos, oficinas mecânicas e concessionárias para praticamente qualquer modelo de veículo.

Por muitos anos, a Örum usou um sistema ultrapassado de ERP (planejamento de recursos empresariais) para extrair dados para os departamentos de vendas, financeiro e outros. No entanto, esse modelo era ineficiente: os relatórios gerados pelo sistema de ERP eram imprecisos, desatualizados ou incompletos (e, às vezes, os três ao mesmo tempo).

“Até poucos anos atrás, os relatórios eram uma bagunça”, afirma Juho Luukko, CIO da Örum. “Simplesmente não podíamos confiar nos dados que estávamos analisando. O sistema de ERP era tão inflexível que a extração de dados consumia tempo, dinheiro e recursos.”

A empresa se desdobrava para analisar as vendas, os lucros e a satisfação do cliente. Por exemplo, identificar peças com vendas baixas ou as oficinas mais lucrativas era muito trabalhoso.

Como explica Luukko: “Mesmo quando conseguíamos fazer a análise, os relatórios geralmente estavam desatualizados no momento em que chegavam à mesa de nossos executivos.”

Além disso, os relatórios eram inconsistentes. Ele acrescenta: “O relatório mensal era preparado por uma pessoa e, no mês seguinte, por outra com parâmetros totalmente diferentes, o que nos impedia de examinar tendências e padrões. No caso das vendas, era extremamente difícil prever a diferença entre um mês e o seguinte. Não sabíamos o que estávamos medindo.”

Visualização e análise de dados rápidas e simples

O departamento de TI da Örum teve a iniciativa de pesquisar uma nova solução de business intelligence (BI). Primeiro, o CIO Luukko consultou a Gartner em busca de orientação. Posicionado como líder no relatório Quadrante Mágico de Business Intelligence e Plataformas de Análise da Gartner, o Tableau proporcionou à Örum a oportunidade de visualizar e entender rapidamente os dados.

Como comenta Luukko: “Nossa estratégia do Tableau é conduzida pela TI e desenvolvida pela empresa. É o pessoal de TI que está recomendando essa solução orientada aos negócios. Ao incentivar os usuários corporativos a analisar os dados por conta própria, estamos ajudando a transformar o departamento de TI em um propulsor dos negócios.”

Durante o processo de testes, Luukko e o CEO da Örum, Lars Husberg, avaliaram o Tableau, começando pelos painéis de vendas. Luukko recorda: “Com o Tableau, criei em menos de duas horas um relatório de vendas fantástico. Pude aplicar filtros aos dados, montar várias exibições e analisar um quadro atualizado das nossas vendas. Com nossos antigos processos de warehouse de dados orientados por KPIs, teríamos levado meses para criar esse tipo de relatório. Foi amor à primeira vista.”

A Örum trabalhou diretamente com a Solutive, uma parceira local da Tableau, para implantar uma solução do Tableau Desktop e do Tableau Server, distribuindo licenças para os departamentos de vendas, marketing e financeiro. Com o Tableau Server, os usuários podem compartilhar suas descobertas e colaborar entre equipes.

No Tableau, a Örum conecta dados do Google BigQuery e de outras fontes. Além disso, com o recurso ODBC do Tableau, a empresa pode integrar dados de seu sistema de ERP, o Microsoft Dynamics AX.

A Solutive continua ajudando a Örum com a configuração de servidores, treinamentos, suporte local e também com a criação de algumas pastas de trabalho. “A equipe da Solutive é formada por especialistas. Ela recomendou o Google BigQuery, e a plataforma de análise em nuvem é ideal para nossos dados. Ela se integra diretamente ao Tableau e não compromete o desempenho de nossos sistemas.”

De meses a minutos para gerar os relatórios

Qual é o impacto? Desde a adoção do Tableau, a Örum acelerou consideravelmente o processo de elaboração de relatórios. Antes, levava semanas ou até meses para preparar um relatório que respondia a uma única pergunta. Agora as respostas estão disponíveis em questão de minutos. Além disso, os usuários corporativos têm a flexibilidade de questionar os dados e responder às novas perguntas que surgem.

Considere, por exemplo, a equipe de vendas da Örum, que visita oficinas e concessionárias automotivas em toda a Finlândia para cuidar dos relacionamentos com os clientes. Com o Tableau Server, ela pode ter uma visão geral do panorama de vendas. Antes das visitas, é possível consultar rapidamente quais peças automotivas estão sendo vendidas em quais quantidades em determinadas oficinas, quais clientes encomendam a maioria das peças sobressalentes, quais produtos foram devolvidos por apresentarem defeitos e muito mais. Isso permite à empresa reagir com mais agilidade às oportunidades, realizar vendas cruzadas de peças automotivas sobressalentes complementares e, consequentemente, aumentar a receita.

A equipe também está mais criativa ao tomar decisões. Os colaboradores podem aplicar filtros aos dados e fazer perguntas hipotéticas ou imediatamente ver o resultado de ações específicas. Por exemplo, a equipe que gerencia o estoque no depósito de peças da Örum pode consultar o valor do estoque, o que está sendo vendido, quais peças são despachadas e a margem de lucro desses itens. Isso resulta em uma gestão mais eficiente do estoque e na redução dos custos.

Graças à nova abordagem de dados de autoatendimento da Örum, a equipe de TI realocou vários recursos para outros projetos de alta prioridade. “Os relatórios costumavam ser um problema para a TI. Nosso departamento era visto como uma barreira para os negócios porque os relatórios levavam muito tempo para ser criados. Agora, graças ao Tableau, cada área da empresa é responsável pela produção diária de relatórios, o que se tornou uma tarefa prazerosa.”

Luukko continua adorando responder a perguntas com o Tableau. “Eu estava me divertindo tanto ao usar o Tableau para responder às perguntas sobre os negócios que, certa noite, minha mulher me disse: ‘Você tem que escolher: ou eu ou o Tableau!’”, conta ele com bom humor.