Distributeur de pièces automobiles, Örum optimise son reporting grâce à Tableau
Örum a adopté les produits Tableau dans le cadre d'une nouvelle stratégie d'analyse initiée par le service IT, avec le soutien de Juho Luukko, directeur des systèmes d'information et de Lars Husberg, PDG.
Aujourd'hui, Örum utilise Tableau Desktop et Tableau Server pour partager, distribuer et collaborer au sujet de données qui sont restées inutilisées pendant si longtemps. La génération de rapports qui autrefois nécessitait des semaines, voire des mois, se fait désormais en quelques minutes.
Örum a maintenant une vision complète et maîtrisée des mesures clés des ventes. En conséquence, l'entreprise est plus apte à répondre aux opportunités de vente, à effectuer des ventes croisées de pièces détachées et donc, à accroître son chiffre d'affaires.
Le rôle du service IT a également changé. Grâce à ces gains de temps, l'équipe peut se consacrer davantage aux projets stratégiques contribuant à la réussite de l'entreprise.
Passage à la vitesse supérieure
Örum Oy AB est l'un des principaux distributeurs de pièces automobiles en Finlande. Fondée en 1902, l'entreprise génère un chiffre d'affaires de 68 millions d'euros. Elle fournit les particuliers, les garages et les concessionnaires automobiles en pièces détachées et accessoires pour pratiquement tous types de voiture.
Pendant longtemps, Örum a utilisé un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) hérité pour obtenir des données sur les ventes, financières et sur d'autres services. Cependant, ce modèle était inefficace : les rapports générés par le système ERP étaient peu fiables, obsolètes, ou incomplets, voire parfois les trois à la fois.
« Jusqu'à récemment, le reporting était un désastre », déclare Juho Luukko, directeur des systèmes d'information chez Örum. « Il nous était impossible de nous fier aux résultats obtenus. Le système ERP était si rigide qu'il fallait beaucoup de temps pour extraire les données, ce qui nous coûtait de l'argent et des ressources.
Nous avions du mal à analyser les ventes, les bénéfices et la satisfaction client. Par exemple, il était difficile d'identifier les pièces qui se vendaient mal ou les garages les plus rentables.
Notre stratégie Tableau est soutenue par le service IT et développée par les utilisateurs professionnels. C'est le personnel IT qui recommande cette solution axée sur les utilisateurs professionnels. En les encourageant à analyser les données eux-mêmes, le service IT contribue davantage à l'activité.
« Même lorsque nous parvenions à produire des analyses, les rapports étaient souvent obsolètes quand ils arrivaient sur le bureau des directeurs », explique Juho Luukko.
En outre, le reporting était incohérent. Il poursuit : « Le rapport mensuel était préparé par une personne, puis le mois suivant par une autre personne qui utilisait des paramètres différents, ce qui rendait impossible l'analyse des tendances et des modèles. Lorsqu'il s'agissait de ventes, il était extrêmement difficile de prévoir les écarts d'un mois à l'autre. Nous ne savions pas ce que nous mesurions. »
Des visualisations et des analyses de données plus rapides et plus faciles
Le service IT d'Örum a lancé la recherche d'une nouvelle solution BI. Directeur des systèmes d'information, Juho Luukko a d'abord étudié les recommandations du cabinet Gartner. Classé comme leader dans le Magic Quadrant de Gartner sur les solutions d'aide à la décision et les plates-formes d'analyse, Tableau offrait à Örum la possibilité de visualiser et de comprendre rapidement ses données.
Juho Luukko déclare : « Notre stratégie Tableau est soutenue par le service IT et développée par les utilisateurs professionnels. C'est le personnel IT qui recommande cette solution axée sur les utilisateurs professionnels. En les encourageant à analyser les données eux-mêmes, le service IT contribue davantage à l'activité. »
Au cours du processus de validation, Juho Luukko et Lars Husberg, PDG d'Örum, ont testé Tableau, en commençant par les tableaux de bord des ventes. « En moins de deux heures, j'ai créé cet incroyable rapport des ventes avec Tableau. J'ai pu explorer en détail les données, générer plusieurs vues et analyser une représentation à jour de l'état de nos ventes. Il nous aurait fallu des mois pour produire ce type de rapport en utilisant nos anciens processus d'entrepôt de données basés sur des indicateurs clés de performance. J'ai été séduit immédiatement. »
Örum a travaillé en étroite collaboration avec Solutive, partenaire local de Tableau, afin de déployer une solution Tableau Desktop et Tableau Server, et de distribuer des licences dans les services des ventes, du marketing et des finances. À l'aide de Tableau Server, les utilisateurs peuvent partager leurs résultats et collaborer entre équipes.
Par le biais de Tableau, Örum se connecte aux données de Google BigQuery et à d'autres sources. La connectivité ODBC (Open Database Connectivity) de Tableau lui permet d'inclure des données de son système ERP, Microsoft Dynamics AX.
Solutive continue à assister Örum pour la configuration du serveur, la formation, le support local et aussi la création de certains classeurs. « Ce sont de vrais experts chez Solutive. Ils nous ont recommandé Google BigQuery. Cette plate-forme d'analyse basée sur le cloud est parfaite pour nos données. Elle s'intègre sans souci à Tableau et cela n'affecte en rien les performances de nos systèmes. »
Je prenais tellement de plaisir à utiliser Tableau pour répondre aux questions sur l'entreprise qu'un soir, ma femme m'a dit : « C'est Tableau ou moi, il faut que tu choisisses ! »
Réduction du temps de reporting de plusieurs mois à quelques minutes
Résultat : depuis qu'Örum a adopté Tableau, le reporting se fait nettement plus vite. Auparavant, il fallait des semaines, voire des mois, pour préparer un rapport qui ne répondait qu'à une seule question. Maintenant, les réponses sont disponibles en quelques minutes. En outre, les utilisateurs professionnels peuvent interroger les données et poser d'autres questions pour approfondir leurs découvertes.
Prenez par exemple l'équipe commerciale d'Örum qui rend visite aux garages et aux concessionnaires automobiles à travers toute la Finlande, afin d'entretenir les relations avec la clientèle. Grâce à Tableau Server, ils peuvent afficher un instantané de l'état des ventes. Avant leur visite, ils peuvent savoir rapidement quelles sont les pièces automobiles qui se vendent, en quelles quantités et dans quels garages ; quels sont les clients qui commandent le plus de pièces détachées, quels sont les produits retournés en raison d'un défaut, etc. Cela permet à l'entreprise d'être plus apte à répondre aux opportunités de vente, à effectuer des ventes croisées de pièces détachées et donc, à accroître son chiffre d'affaires.
Le personnel est également plus créatif dans ses décisions. Il peut explorer en détail les données et envisager des scénarios What-If ou prévoir immédiatement le résultat de certaines actions. Par exemple, l'équipe qui gère les stocks à l'entrepôt de pièces d'Örum peut voir la valeur des stocks, les articles les plus vendus, les destinations des pièces expédiées et la marge sur ces articles. Cela conduit à une gestion des stocks plus efficace et moins coûteuse.
Grâce à la nouvelle approche en libre-service des données d'Örum, l'équipe IT a pu réaffecter plusieurs ressources à d'autres projets haute priorité. « Le reporting était un problème informatique. Notre service était généralement perçu comme un obstacle à l'activité, parce que les rapports étaient si longs à générer. Désormais, grâce à Tableau, les utilisateurs professionnels sont responsables des tâches quotidiennes de reporting, et ils s'en réjouissent. »
Juho Luukko aime toujours autant répondre à ses questions avec Tableau. « Je prenais tellement de plaisir à utiliser Tableau pour répondre aux questions sur l'entreprise qu'un soir, ma femme m'a dit : "C'est Tableau ou moi, il faut que tu choisisses !" », dit-il en riant.