Integritetsmeddelande för sökande

Om detta meddelande

På Tableau värdesätter vi våra sökandes integritet. Detta Integritetsmeddelande beskriver hur vi lagrar och delar de personuppgifter som du tillhandahåller oss när du ansöker om anställning hos Tableau. Det gäller alla personer som söker arbete eller praktik hos Tableau Software och som är baserade inom EU – relevanta enheter samt deras kontaktuppgifter hittar du här. Vänligen läs noga igenom detta Integritetsmeddelande för att förstå hur vi hanterar dina personuppgifter.

Tableau Software, Inc. samt den Tableau-enhet inom EU till vilken du ansöker är ”personuppgiftsansvariga” för dina personuppgifter. Det innebär att de ansvarar för att bestämma hur dina personuppgifter lagras och behandlas.

Principer för dataskydd

Vi kommer att följa tillämpliga bestämmelser för dataskydd och integritet. Dessa kräver att de personuppgifter som vi har om dig behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt endast samlas in för berättigade ändamål som vi har förklarat för dig är relevanta för de ändamål som vi har informerat dig om och begränsade till dessa ändamål är riktiga och uppdaterade inte lagras under en längre tid än vad som är nödvändigt lagras på ett säkert sätt.

De uppgifter om dig som vi innehar

Personuppgifter eller personlig information, omfattar varje upplysning som avser en enskild person och som kan användas för att identifiera denna person. De omfattar inte uppgifter som inte på något sätt kan tillskrivas en specifik individ (anonyma uppgifter). ”Särskilda kategorier” av känsliga personuppgifter kräver en högre nivå av skydd som vi har redogjort för mer i detalj här nedan. Det är viktigt att de personuppgifter som vi innehar om dig är riktiga och aktuella. Vänligen meddela oss om dina personuppgifter ändras.

Vi kan samla in, lagra och behandla följande personuppgifter om dig:

Personlig information. Namn, titel, privat e-postadress, hemadress, telefonnummer, identifikationsnummer, födelsedatum, uppgifter om körkort och fordonsregistrering, information om medborgarskap, födelseort samt information som krävs för arbetstillstånd eller uppehållstillstånd.

Anställningsinformation. Anställningshistoria, inklusive tidigare befattningar och överordnade, befordringar, disciplinära åtgärder, omplaceringar, bakgrundskontroller, information om ersättningar och förmåner, dietkrav, skriftlig och elektronisk kommunikation och dokument, uppgifter som rör system- och programåtkomst eller inloggningsuppgifter, annan information i meritförteckningar eller CV:n, såsom kunskapsutvärderingar, referenser, utbildningar och medlemskap.

Diverse information: Inspelningar från övervaknings- eller säkerhetskameror (vid intervjuer på plats) samt uppgifter som du skickar in eller anger i våra system när du fyller i formulär.

Hur samlas dina uppgifter in?

De flesta av dessa personuppgifter kommer vi att få direkt från dig, exempelvis under ansöknings- och anställningsprocessen. Vi kan också få dessa uppgifter från tredje parter, såsom bemanningsföretag, sociala medier eller internetsökningar (inklusive LinkedIn), platsannonser, tidigare arbetsgivare, kreditupplysningsfirmor eller andra leverantörer av bakgrundskontroller samt statliga organ.

Dina personuppgifter är ett krav för att kunna ingå ett avtal om anställning. Om du underlåter att lämna dina personuppgifter kommer vi inte att kunna ingå ett avtal med dig.

Användning av dina personuppgifter

Vi kommer endast att behandla dina personuppgifter för de ändamål som de har samlats in för, såvida vi inte rimligen anser att vi behöver behandla dem av något annat skäl och detta skäl överensstämmer med det ursprungliga ändamålet. Vi behandlar dina personuppgifter för en rad olika ändamål, däribland för anställning och tillsättning, hantering av anställningsförhållandet och arbetsinsatsen samt för våra verksamhetsrelaterade och juridiska ändamål, såsom redovisning och regelefterlevnad.

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter i följande fall:

Då det är nödvändigt för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, särskilt i egenskap av din potentiella arbetsgivare.
Då det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen eller tredje parts berättigade intressen. Dessa innefattar rekrytering, beslut som rör anställningen samt hanteringen av denna, verksamhetshantering och dataanalys samt för att tillhandahålla företagstjänster såsom kommunikationsverktyg och arbetsrelaterade program.
Under särskilda omständigheter, om vi har ditt samtycke.

Det kan finnas fler än ett skäl som ligger till grund för behandlingen av dina personuppgifter. Observera att vi kan komma att behandla dina personuppgifter utan din vetskap eller ditt samtycke, i enlighet med ovanstående regler, där detta krävs eller tillåts enligt lag.

I den händelse behandlingen grundas på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vänligen kontakta privacy@tableau.com för att återkalla ditt samtycke.

Känsliga personuppgifter

Känsliga personuppgifter (så kallade ”särskilda kategorier), såsom upplysningar om kön, ras och hälsa, kräver en högre nivå av skydd. Förutom de grunder som beskrivs ovan, kan vi komma att behandla särskilda kategorier av personuppgifter när det är nödvändigt för ett allmänt intresse, såsom övervakning av jämställdhet, om det tillåts av lokal lagstiftning. Mer sällan kan vi komma att behandla denna typ av uppgifter då det är nödvändigt i samband med rättsliga anspråk eller då det är nödvändigt för att skydda dina intressen (eller någon annans intressen) och du inte har möjlighet att ge ditt samtycke, eller då du redan har offentliggjort uppgifterna.

Vi behöver inte ditt samtycke om vi använder särskilda kategorier av känsliga personuppgifter i enlighet med detta Integritetsmeddelande för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser eller utöva särskilda rättigheter som tillskrivs arbetsgivare. Under särskilda omständigheter kan vi be dig att skriftligen samtycka till att låta oss behandla vissa särskilt känsliga uppgifter. Som angivet ovan kan du när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta privacy@tableau.com.

Hur vi delar dina personuppgifter

Vi kan komma att dela dina uppgifter med tredje parter, inklusive externa tjänsteleverantörer och andra enheter inom Tableau-gruppen. Vi kräver att tredje parter respekterar säkerheten för dina uppgifter och behandlar dem i enlighet med lagen.

Dina personuppgifter kommer att göras tillgängliga för anställda, tillfälliga anställda samt uppdragstagare hos Tableau inom ramen för hanteringen av din ansökan. De kan också delas med ett företag som ingår i vår grupp, som för närvarande inkluderar Tableau Software Inc. baserat i USA samt våra enheter i Tyskland, Irland, Frankrike, Storbritannien, Sverige, Kanada, Indien, Kina, Japan, Singapore och Australien, för att fullgöra en rättslig skyldighet eller där vi har ett berättigat intresse att göra så för interna administrativa ändamål, inklusive då de tillhandahåller oss produkter och tjänster, såsom informationstekniksystem, webbhotell, personaladministration, rättsligt stöd, lön- och förmånshantering och rekrytering samt för ledningsändamål.

Om vi tillhandahåller personliga uppgifter om dig till enheter i vår grupp utanför EES-området (inklusive Tableau Software Inc.) eller externa registerförare, kommer vi att vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att de skyddar dina personuppgifter samt att eventuell överföring av personliga data är laglig.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med följande kategorier av tredje parter:

Andra parter, såsom rättsliga och reglerande myndigheter (inklusive polis- och invandringsmyndigheter), revisorer, advokater och andra externa professionella rådgivare.
Företag som tillhandahåller oss produkter och tjänster, såsom: personaladministration, inklusive kontroller före anställning och kreditkontroller, leverantörer av tjänster för spårning av sökande, leverantörer av IT-system, leverantörer av telekommunikationstjänster, leverantörer av tjänster för säkerhetskopiering, återställning och cybersäkerhet samt andra externa leverantörer.

Vi kommer också att lämna ut dina personuppgifter till tredje parter om vi har en förpliktelse eller rättslig skyldighet att lämna ut din information, vilket kan krävas för att uppfylla nationella säkerhetskrav eller brottsförebyggande krav eller för att förhindra olaglig verksamhet, för att besvara eventuella anspråk, för att skydda våra rättigheter eller en tredje parts rättigheter, för att skydda en persons säkerhet eller för att förhindra olaglig verksamhet.

Förutom i enlighet med vad vi har angett i detta Integritetsmeddelande kommer vi aldrig att sälja eller hyra ut dina personuppgifter till en tredje part utan att meddela dig och/eller inhämta ditt samtycke.

Lagring av personuppgifter

Vi samlar in och lagrar uppgifter om arbetssökande och praktiksökande för berättigade verksamhetsändamål, exempelvis insamling av meritförteckningar i syfte att tillsätta lediga tjänster och bokning av resor för intervjuer.

Vi lagrar endast dina personuppgifter så länge som detta är nödvändigt för de ändamål som de behandlas för och kommer att radera dem efter denna tid, förutom då vi är tvungna att spara personuppgifter för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter eller redovisnings- eller rapporteringskrav, lösa tvister, eller för att göra eller bestrida anspråk. För att fastställa lämplig period under vilken dina personuppgifter behöver lagras bedömer vi mängden personuppgifter samt deras natur och känslighet, den potentiella risken för skada från obehörig användning eller obehörigt utlämnade, de ändamål för vilka vi behandlar dina personuppgifter och om vi kan uppnå dessa ändamål på andra sätt samt tillämpliga rättsliga skyldigheter eller redovisnings- eller rapporteringskrav. Vi kan under vissa omständigheter anonymisera dina personuppgifter så att de inte längre kan kopplas till dig och använda sådana uppgifter utan ytterligare meddelande till dig.

Dina rättigheter

Du har särskilda rättigheter i förhållande till dina personuppgifter. Under vissa omständigheter har du rätt att begära att vi

tillhandahåller dig en kopia på de personuppgifter som vi innehar om dig
uppdaterar uppgifter om dig som är inaktuella, felaktiga eller ofullständiga
raderar de uppgifter om dig som vi har sparat om de inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in eller behandlades (eller, i vissa fall, då du har återkallat ditt samtycke eller invänt mot behandlingen)
begränsar behandlingen av dina personuppgifter
lämnar ut dina personuppgifter till en tredje part
överväger eventuella giltiga invändningar som du har mot vår behandling av dina personuppgifter (där vi förlitar oss på våra berättigade intressen (eller en tredje parts berättigade intressen) som grund för behandlingen eller att behandlingen är i allmänhetens intresse)
tillhandahåller en kopia på eventuella avtal i enlighet med vilka dina personliga data överförs utanför EES-området
(i Frankrike) följer dina instruktioner gällande hanteringen av dina personliga data efter ditt dödsfall.

Vänligen kontakta privacy@tableau.com om du vill utöva någon av dessa rättigheter. Vi kommer att beakta alla sådana förfrågningar och lämna vårt svar inom den tidsperiod som anges i tillämplig lag. Observera dock att vissa personuppgifter under särskilda omständigheter kan vara undantagna från sådana förfrågningar, däribland om vi behöver fortsätta att behandla dina personuppgifter för Tableaus berättigade intressen eller för att uppfylla ett rättsligt krav. Det finns särskilda omständigheter då denna rättighet enligt lag inte omfattar dig och vi kommer att kontrollera detta när vi granskar en begäran.

Vi kan komma att begära att du tillhandahåller oss uppgifter som är nödvändiga för att bekräfta din identitet och säkerställa din rätt att få tillgång till uppgifterna (eller att utöva någon annan av dina rättigheter). Detta är en lämplig säkerhetsåtgärd för att säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut till personer som inte har rätt att ta emot dem. Du behöver inte betala någon avgift för att utöva dina rättigheter, dock kan vi debitera dig en rimlig avgift om din begäran är uppenbart ogrundad eller oskälig. Alternativt kan vi vägra att uppfylla din begäran.

Säkerhet

Tableau har åtagit sig att skydda personuppgifter från förlust, missbruk, utlämning, förvanskning eller obehörig åtkomst och vidtar alla lämpliga försiktighetsåtgärder för att bevara sekretessen för personuppgifter. Emellertid är överföringen av information via internet inte helt säker. Därför medger du att vi inte kan garantera säkerheten för dina personuppgifter som överförs till oss via internet och att sådan överföring sker på din egen risk. När vi har tagit emot dina personuppgifter kommer vi att använda strikta förfaranden och säkerhetsfunktioner för att förhindra obehörig åtkomst. Vi har infört förfaranden för hantering av misstankar om personuppgiftsincidenter och vi kommer att meddela dig och eventuella tillämpliga tillsynsmyndigheter då vi har en rättslig skyldighet att göra så. Där vi har gett dig (eller där du har valt) ett lösenord som ger åtkomst till konton hos oss, ansvarar du för att hålla lösenordet konfidentiellt. Vi ber dig att inte dela ett lösenord med någon annan.

Straffdomar

Vi kommer att samla in uppgifter om straffdomar om det är lämpligt med hänsyn till tjänstens natur samt om det krävs enligt lagstiftningen i det land där du arbetar. Där det är lämpligt kommer vi att samla in uppgifter om straffdomar under anställningsprocessen (detta gäller inte i Frankrike), eller så kan vi delges sådana uppgifter direkt av dig under tiden då du arbetar hos oss.

I mer sällsynta fall använder vi uppgifter som rör straffdomar om det krävs för rättsliga anspråk, där vi ber dig om skriftligt samtycke till att vi behandlar sådana uppgifter, då detta är nödvändigt för att skydda dina intressen (eller någon annans intressen) och du inte har möjlighet att ge ditt samtycke, eller då du redan har offentliggjort uppgifterna.

Övervakning

Vi förbehåller oss rätten att övervaka, granska, kopiera, lagra och radera all nätverkstrafik över våra system. Detta inbegriper rätten att hämta eller få åtkomst till innehåll i meddelanden och e-postkorgar eller att söka igenom våra e-postsystem i syfte att övervaka eller undersöka felaktiga handlingar, för att fullgöra någon av våra rättsliga förpliktelser, eller för att säkerställa att vår verksamhet drivs på ett effektivt sätt. All övervakning sker i enlighet med de lagar som vi omfattas av.

Automatiserat beslutsfattande

Automatiserat beslutsfattande innebär att ett elektroniskt system använder personuppgifter till att fatta ett beslut utan mänsklig inblandning. Du kommer inte att bli föremål för beslut som har en avsevärd inverkan på dig och som enbart grundas på automatiserat beslutsfattande, såvida vi inte har en laglig grund för detta och vi har meddelat dig om detta. Vi planerar inte att fatta några beslut avseende dig på automatiserad väg, emellertid kommer vi att meddela dig skriftligen om denna inställning ändras.

Övriga frågor

Detta Integritetsmeddelande utgör inte del av något avtal och vi kan komma att ändra det från tid till tid. Om du har frågor eller klagomål, eller om du vill utöva någon av dina rättigheter gällande dina personuppgifter, ber vi dig att kontakta privacy@tableau.com. Tableau Software Inc. och den lokala personuppgiftsansvarige (dvs. den Tableau-enhet inom EU till vilken du ansökt) kommer tillsammans att hantera och besvara din förfrågan. Du kan också lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i det medlemsland där du bor. Kontaktuppgifter till dessa myndigheter finns nedan. Alternativt kan du inge klagomål till en lokal domstol om du anser att dina rättigheter har kränkts.

De förfaranden som beskrivs i detta Integritetsmeddelande är aktuella strategier för skydd av personuppgifter som gäller från och med den 25 maj 2018.

Dataskyddsmyndigheter
Kontaktuppgifter

Storbritannien	Information Commissioner’s Office Wycliffe House, Water Lane Wilmslow Cheshire SK9 5AF www.ico.org.uk Tél. : 0303 123 1113
Tyskland	Tyska dataskyddsmyndigheten (länk)
Frankrike	Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés 3 Place de Fontenoy TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07Tel.: (01) 53 73 22 22 Fax: (01) 53 73 22 00 Onlineformulär: https://www.cnil.fr/fr/plaintes
Nederländerna	Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ DEN HAAGTel: (+31) – (0)70 – 888 85 00 Fax: (+31) – (0)70 – 888 85 01
Sverige	Datainspektionen Box 8114 SE-104 20 Stockholm Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Stockholm Tel: +46 8 657 61 00