Data kan vara en förenande faktor i krislägen

Vad ska vi göra? Alla, från offentliga institutioner till världens största företag, ställer sig samma fråga: ”vad ska vi göra”? Vi upplever en grad av osäkerhet som de flesta generationer lyckligtvis har sluppit. De som upplevde kriser som spanska sjukan 1918 eller den stora depressionen hade inte tillgång till något väsentligt som vi har idag – ett överflöd av data. I kombination med strategier, metoder och verktyg har dagens ledare möjlighet att hitta en lyckad väg ut ur denna situation.

Data är en ovärderlig tillgång när vi står inför en ojämförlig kris som denna. Data hjälper dig att fatta rätt beslut om hur du ska styra din verksamhet och ta hand om dina medarbetare. Ledare litar till att deras team analyserar data från olika affärsområden och bidrar till gemensamma insatser. Men även om det är helt avgörande att ha tillgång till data är det MÄNNISKOR som står för den verkliga effekten. Det är människor som analyserar data, samlar insikter från data, delar data och formar våra insatser utifrån data. Data i sig själv är värdelös.

Tidigare i år genomförde Tableau, i samarbete med marknadsanalysföretaget IDC, en global undersökning som gav 1 100 svar.¹. Vi ville förstå vad som definierar och särskiljer datadrivna kulturer – de som har kraftfulla och konsekventa dataverktyg, processer och beteenden – från andra kulturer.

Denna undersökning genomfördes visserligen före pandemin, men jag tror att det ändå finns specifika idéer och åtgärder som vi kan ta till oss för att hjälpa alla i våra organisationer att fatta snabbare och mer välgrundade beslut. Här är några förslag på hur du kan strukturera din data, dina team och dina processer i dessa ovissa tider.

I nödsituationer och kriser är samarbete helt avgörande när det gäller att agera och välja rätt insatser inom en organisation. Här på Tableau har vi under många år sett organisationer främja samarbete kring data genom att investera i både reella och virtuella datagemenskaper. Människor känner sig trygga med att dela idéer och bästa praxis om företagets datakällor, och att ställa frågor i ett öppet forum.

Nätmäklarfirman Charles Schwab har till exempel en användargrupp på företagets SharePoint-portal. Varje månad loggar fler än 130 medarbetare in för att diskutera ämnen som dashboardtips och interna processer för dataanalys. Försäkrings- och förvaltningsföretaget Swiss Life införde ett nyhetsbrev för att förmedla analytikertips och ”dashboardvisningar”, vilket är gemenskapsbaserade evenemang. Där kan användare dela med sig av sina tips och lära sig av interna användarfall från olika avdelningar.

Undersökningen med IDC visade att 81 % av de intervjuade från datadrivna organisationer kände sig trygga med att få hjälp med data och analys¹. Tid är helt avgörande i en krissituation. Människor måste veta vart de ska vända sig när de behöver hjälp med ett dataproblem eller en datafråga. De här gemenskaperna är väl rustade att möta nya utmaningar med data eftersom de redan litar på varandra och har tydliga processer och representanter som hjälper resten av organisationen att agera snabbt.

Du känner igen hur människor alltid ställer frågor om datakällor eller användarfall även om det inte finns någon formell datagemenskap ännu. De vänder sig till företagets analytiker eller andra datakunniga användare. Vem vänder man sig till för hjälp med dashboardfrågor? Hur kommunicerar de sina frågor? Är det i samarbetsplattformar som Chatter och Slack, eller under vanliga möten? Fundera på hur de här användargemenskaperna skulle kunna formaliseras. Till att börja med kan olika avdelningar ha särskilda tider för analysfrågor eller ett internt forum där man kan referera till tidigare frågor. Det leder till snabbare och agila åtgärder och skapar en grund för en mer robust gemenskap i framtiden.

I ovissa tider prioriterar man annorlunda och du måste anpassa dig efter det. Ett sätt att skapa gemenskap i kristider är att införa nya viktiga mätvärden. Men hur mäter du framstegen när du väl har infört dem?

Börja med att utvärdera befintliga dataresurser, till exempel datauppsättningar och dashboards, som kan anpassas till de nya frågorna. Detaljhandlare skiftar exempelvis ofta fokus till e-handel när fysiska butiker måste stängas. För att undvika svårsålda lager kör de kanske onlinekampanjer för att rea ut gamla lagerartiklar. Då skulle de kunna använda sig av en befintlig dashboard för kampanjer och anpassa den för att mäta specifika kampanjer kopplade till covid-19.

Fundera på att berika datauppsättningar som inte följer de nya mätvärdena fullt ut med ytterligare informationskällor för en bredare bild. Det kan exempelvis vara med data från ett annat team, en annan avdelning eller en extern källa. World Food Programme (WFP) har till exempel en databas över barn som får måltider via deras skolmåltidsprogram över hela världen. När covid-19 tvingade skolor att stänga sin verksamhet kombinerade byrån denna datakälla med en källa från UNESCO för att förstå vilken påverkan och vilket resultat deras program har då syftet har förändrats.

De här resurserna behöver inte vara perfekta i början, men de ska delas inom hela organisationen så att alla arbetar från en och samma källa. Delade dataresurser är ett kraftfullt sätt att ena medarbetare. Det blir enklare att ändra inriktning tillsammans när det blir nödvändigt.

Hur ofta lägger du fram datadrivna rekommendationer eller perspektiv? I ovisshet litar vi ofta på data när vi ska fatta beslut. Det är inte läge att lita på anekdoter eller personliga åsikter. Företags och till och människors överlevnad står på spel.

Undersökningen som gjordes med IDC visade att bland svaranden från datadrivna organisationer var det 59 % fler som sa att deras chefer arbetar utifrån data och analys. Dessutom sa 60 % fler svaranden att deras chefer kräver att data används vid möten och 67 % sa att de kräver data för att understödja rekommendationer och/eller beslut¹.

Vid kriser måste ledare uppmuntra sina medarbetare att använda data, och de behöver själva använda data för att styra hela företagets insatser. TVS Credit till exempel, är ett finansföretag som tillhandahåller fordons- och motorcykeluthyrning i stora delar av Indien. Som åtgärd i samband med covid-19 skapade seniora ledare en arbetsgrupp som fick till uppgift att bistå anställda med ekonomiska resurser och hälsovårdsresurser. De skapade en dashboard där fler än 14 000 anställda på 130 platser kunde spåras och följas för att säkerställa att deras behov blev tillgodosedda. Det är bara ett exempel på hur ledare använder data för att förstå hur deras verksamheter påverkas av covid-19 och vilka insatser de bör välja.

Så vad ska vi göra? Data är kraftfullt, men det är bara en av många pusselbitar. Du måste göra det möjligt för människor att analysera, förstå och kommunicera data för att kunna utnyttja hela dess potential, särskilt i kristider. Lita på att dina medarbetare leder med data, och uppvisa själv de datadrivna beteenden som du vill främja. Avgör vilja dataprocesser som fungerar för dem i den nuvarande situationen och använd det som vägledning när du gör en långsiktig plan.

Vi på Tableau finns här för att hjälpa dig igenom den här tiden. Vi har anpassat ett antal olika resurser för ledare:

• eLearning utan kostnad för dina team
• Starter dashboard för att spåra ärendedata i Tableau Data Hub.
• Anpassat visualiseringsgalleri från Tableaus community.
• Resurssida med tips från experter, tillgång till kommande virtuella evenemang och diverse hjälpmedel.

Läs hela IDC InfoBrief för att lära dig mer om datakultur.

1. Källa: IDC InfoBrief, sponsrat av Tableau, Why You Should Care About Data Culture, April 2020.