Entraide en temps de crise grâce à la culture des données

Qu'allons-nous faire ? Institutions publiques, moyennes entreprises, multinationales… toutes se posent la même question. Nous faisons face à un niveau d'incertitude jusque-là inconnu pour la plupart d'entre nous. Contrairement aux personnes ayant affronté la grippe espagnole de 1918 ou la Grande Dépression, nous avons aujourd'hui la chance de disposer d'un avantage important : un volume impressionnant de données. Aujourd'hui, avec des stratégies, des méthodes et des outils, les responsables sont mieux en mesure de déterminer la voie à suivre.

Face à cette crise incomparable, les données jouent un rôle essentiel. Les entreprises se doivent de les exploiter pour trouver comment poursuivre l'activité et prendre soin de leurs employés. Les responsables mobilisent leurs équipes afin d'analyser les données des différents secteurs de l'entreprise et de contribuer à la mise en place de mesures globales. Néanmoins, bien que l'accès aux données demeure essentiel, ce sont les EMPLOYÉS qui changent la donne. Ils analysent les données, font émerger des informations exploitables, partagent leurs découvertes et nous aident à mettre en place des stratégies. Sans eux, les données n'ont aucune valeur.

En début d'année, Tableau a chargé le cabinet de conseil IDC de mener une étude mondiale auprès de 1 100 personnes travaillant dans sept pays différents.¹ Cette étude visait à définir ce qui caractérise une véritable culture des données et qui permet aux entreprises de se démarquer grâce à la mise en place d'outils, de processus et de comportements efficaces et cohérents.

Bien qu'elle ait été réalisée avant la pandémie, j'estime que nous pouvons en tirer des enseignements précis afin d'accélérer et d'améliorer la prise de décision à tous les niveaux de l'entreprise. Voici quelques conseils pour vous aider à structurer vos données, vos équipes et vos processus en cette période d'incertitude.

En situation d'urgence ou de crise, il est crucial de favoriser la collaboration afin de réagir au mieux. Depuis des années, nous côtoyons chez Tableau des entreprises qui s'impliquent dans différentes communautés data, virtuelles ou physiques, afin de développer la collaboration autour des données. Ces communautés instaurent un cadre convivial favorisant le partage d'idées, l'échange des meilleures pratiques sur les sources de données de l'entreprise et la résolution des problèmes.

Citons par exemple la société financière Charles Schwab, qui a mis en place un groupe d'utilisateurs de plus de 130 membres sur son portail SharePoint. Ces derniers peuvent échanger tous les mois sur différents sujets, de la création des tableaux de bord aux processus internes en passant par l'analyse de données. De même, l'expert en gestion de patrimoine et en assurance Swiss Life a créé une newsletter afin de mettre en avant des conseils d'analystes et d'organiser des « dashboards shows ». Ces évènements communautaires permettent à chacun de partager des astuces et de découvrir des exemples d'utilisation internes pour différents services de l'entreprise.

L'étude menée conjointement avec IDC révèle que, parmi les pionniers de la data, 81 % des personnes interrogées estiment qu'elles peuvent obtenir de l'aide en cas de question sur les données ou sur l'analytique.¹ Dans le contexte d'une crise évoluant rapidement, il est crucial d'agir vite. Vos collaborateurs doivent donc savoir à qui s'adresser s'ils ne parviennent pas à exploiter efficacement leurs données. Les communautés data sont parées à affronter les nouveaux défis qui émergent. En effet, leurs membres se font confiance, ont des processus établis et savent qu'ils peuvent interagir avec des ambassadeurs afin que toute l'entreprise puisse réagir au plus vite.

Si vous ne disposez pas d'une communauté data officielle, vous pouvez tout de même découvrir comment les utilisateurs soumettent leurs questions sur les sources de données ou les cas d'utilisation. Pour ce faire, il vous suffit d'échanger avec les analystes ou les utilisateurs métier qui maîtrisent les données. À qui s'adressent les utilisateurs lorsqu'ils ont besoin d'aide pour un tableau de bord ? Quel canal utilisent-ils pour poser leurs questions ? Ces échanges peuvent se faire sur des plates-formes de collaboration, telles que Chatter ou Slack, ou lors de réunions. Cherchez à officialiser ces communautés d'utilisateurs. Pour commencer, vous pouvez vous contenter de mettre en place des heures de permanence dédiées à l'analytique pour chaque service, ou même de créer un forum interne afin de rassembler les différentes questions. Ces initiatives faciliteront la mise en place de processus plus rapides et plus agiles, et jetteront les bases d'une communauté soudée.

Face à l'incertitude, les priorités sont amenées à changer. Vous devez donc adopter une nouvelle approche afin de vous adapter à la situation. L'une des solutions consiste à définir un nouvel ensemble de métriques stratégiques. Une fois que tout le monde est en phase avec ces métriques, comment mesurez-vous les progrès ?

Commencez par évaluer les ressources existantes, telles que les ensembles de données et les tableaux de bord, qui peuvent facilement être modifiées afin de répondre à de nouvelles questions. Prenons l'exemple des enseignes. Puisqu'elles sont contraintes de fermer leurs points de vente, elles se focalisent sur le commerce en ligne. Pour limiter les invendus, elles ont la possibilité de mettre en place des promotions en ligne afin de vendre leurs produits les moins récents. Les enseignes peuvent ainsi partir d'un tableau de bord axé sur les promotions et l'adapter de façon à suivre les offres spéciales liées au COVID-19.

Si vos ensembles de données ne sont pas parfaitement adaptés à vos nouvelles métriques, essayez de les compléter avec des sources d'informations supplémentaires afin d'enrichir vos données et d'obtenir un aperçu plus global. Il peut s'agir de données d'une autre équipe, d'un autre service ou même d'une source externe. Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies alimente une base de données dédiée aux enfants bénéficiant de son initiative de distribution de repas scolaires. Lorsque le COVID-19 a entraîné la fermeture des écoles, l'ONU a combiné cette source de données à une source de l'UNESCO afin de mieux comprendre l'incidence globale de l'épidémie et de mesurer l'efficacité de ses programmes adaptés en conséquence.

Même si ces ressources n'ont pas besoin d'être parfaites dans un premier temps, il est important de les communiquer à l'ensemble de l'entreprise afin que chaque employé puisse travailler à partir d'une source unique et fiable. Le partage de telles ressources favorise les rapprochements. Il est ainsi plus simple de réagir tous ensemble en cas de besoin.

À quelle fréquence faites-vous des suggestions ou proposez-vous des points de vue qui reposent sur les données ? Alors que l'incertitude persiste, vous avez probablement utilisé des données pour guider vos décisions. Ce n'est certainement pas le moment de vous fier à des anecdotes ou à des opinions personnelles. La pérennité des entreprises et la vie de leurs employés sont en jeu.

L'étude IDC démontre que, pour les entreprises spécialistes de la data, les cadres dirigeants sont 59 % plus enclins à utiliser les données et l'analytique. Par ailleurs, leurs employés sont 60 % plus susceptibles d'exiger l'utilisation des données lors de leurs réunions. Ce chiffre atteint 67 % pour les recommandations ou décisions.¹

Dans cette situation difficile, les dirigeants doivent encourager leurs employés à utiliser les données, mais aussi les exploiter eux-mêmes pour orienter leur stratégie globale de gestion de crise. TVS Credit est une entreprise du secteur financier non bancaire qui propose des prêts automobiles et motos dans une grande partie de l'Inde. Face au COVID-19, la direction a mis en place un groupe de travail chargé de venir en aide aux employés en leur proposant des ressources financières et sanitaires. Ce groupe a créé un tableau de bord pour compiler, suivre et gérer les données de plus de 14 000 employés répartis sur 130 sites afin de s'adapter rapidement à leurs besoins. Il ne s'agit là que d'un exemple : de nombreux autres dirigeants ont recours aux données pour comprendre l'incidence de la crise sur leurs activités et adopter la meilleure approche pour aller de l'avant.

Alors, qu'allons-nous faire ? Même si les données sont puissantes, elles ne constituent qu'une partie de la solution. Vous devez donner aux employés les moyens d'analyser, de comprendre et de partager des données afin d'en tirer pleinement parti. C'est d'autant plus important en période de crise. Grâce aux données, vous êtes certain qu'ils prendront les bonnes décisions. N'hésitez pas à montrer l'exemple afin d'encourager les comportements data-driven. Identifiez les processus qui leur conviennent le plus dans le contexte actuel. Ils vous aideront à concevoir une stratégie à long terme.

Tableau vous accompagne à chaque étape de votre parcours. Nous avons sélectionné un ensemble de ressources utiles :

• e-Learning gratuit pour vos équipes
• Tableau de bord de démarrage permettant de suivre les données sur les cas de COVID-19 dans le Hub de données Tableau
• Galerie des meilleures visualisations de la Communauté Tableau
• Page rassemblant des conseils d'experts, des informations sur les prochains évènements virtuels ainsi que des ressources pour vous aider à avancer rapidement et sereinement

Pour en savoir plus sur la culture des données, découvrez tous les conclusions de l'enquête IDC.

1. Source : InfoBrief IDC, une étude demandée par Tableau, Pourquoi est-ce important de développer une culture de la donnée, avril 2020.