Cómo la cultura de datos puede ayudar a unificar en tiempos de crisis

¿Qué haremos? Desde los organismos públicos hasta las empresas más grandes del mundo, todos se plantean esta pregunta. Estamos frente a un nivel de incertidumbre que, por suerte, la mayoría de las generaciones nunca tuvo que enfrentar. Aquellas personas que padecieron la pandemia de la gripe de 1918 o la Gran Depresión no tuvieron acceso a un elemento central al que tenemos acceso hoy: la abundancia de datos. Además, junto con estrategias, métodos y herramientas, los líderes ahora tienen la capacidad para diseñar mejor un camino de éxito hacia el futuro.

Dado que nos enfrentamos a una crisis sin precedentes, los datos son un activo fundamental para determinar los próximos pasos respecto de cómo llevar adelante su negocio y cómo cuidar de sus empleados. Los líderes confían en sus equipos para analizar los datos de diferentes áreas del negocio y contribuir a una estrategia de respuesta integral. Sin embargo, si bien tener acceso a los datos es esencial, el verdadero impacto proviene de las PERSONAS. Las personas son quienes analizan los datos, obtienen información a partir de los datos, comparten los datos y dan forma a nuestras respuestas a los datos. Los datos por sí solos no tienen valor.

A principios de este año, Tableau llevó a cabo un estudio global con la firma de inteligencia de mercado IDC. El estudio incluyó 1100 respuestas provenientes de personas en siete países¹. Queríamos entender qué define a las culturas basadas en los datos, es decir, aquellas que cuentan con herramientas, procesos y comportamientos relacionados con datos eficaces y coherentes, y en qué se diferencian estas de las demás.

Si bien este estudio se realizó antes de la pandemia, creo que podemos tomar igualmente algunas ideas y pasos específicos relacionados con lo que todos podemos hacer para ayudar a los miembros de nuestras organizaciones a tomar decisiones de manera más rápida e informada. Estos son algunos consejos sobre cómo estructurar sus datos, equipos y procesos durante estos tiempos de incertidumbre.

Cuando se desarrolla una emergencia o crisis, la colaboración es fundamental para generar la mejor respuesta en toda la organización. En Tableau, hemos sido testigos durante años de cómo las organizaciones invertían en comunidades de datos presenciales y virtuales para enriquecer la colaboración en relación con los datos. En estas comunidades, los usuarios se sienten cómodos compartiendo ideas, comunicando prácticas recomendadas relacionadas con las fuentes de datos de sus empresas y formulando preguntas en foros abiertos.

Por ejemplo, la firma de servicios financieros Charles Schwab tiene un grupo de usuarios en su portal de SharePoint en el que más de 130 empleados inician sesión cada mes para debatir temas como consejos sobre dashboards y procesos internos para el análisis de datos. La empresa de seguros y administración de activos Swiss Life implementó un boletín para compartir consejos de analistas y “espectáculos de dashboards”. Estos últimos son eventos basados en la comunidad en los que los usuarios comparten consejos y aprenden de casos de uso internos procedentes de una variedad de departamentos.

La investigación con IDC demostró que el 81 % de los encuestados de organizaciones de datos líderes se siente confiado respecto de obtener la ayuda de datos y análisis cuando la necesita¹. En medio de una crisis que evoluciona rápidamente, cuando el tiempo es de crucial importancia, las personas necesitan saber qué camino tomar cuando se enfrentan a un problema o una pregunta sobre los datos. En una crisis, estas comunidades están bien equipadas para abordar nuevos desafíos de datos porque ya tienen confianza unos en otros, han establecido procesos y cuentan con embajadores que contribuyen a que el resto de la organización aprenda rápidamente.

Incluso si aún no cuenta con una comunidad de datos interna formal, puede identificar la manera en que las personas hacen preguntas sobre fuentes de datos o casos de uso consultando con sus analistas o usuarios corporativos expertos en datos. ¿A quiénes piden ayuda las personas cuando tienen preguntas sobre los dashboards? ¿Cómo comunican estas preguntas? Podría ser a través de plataformas de colaboración como Chatter o Slack, o por medio de reuniones periódicas. Considere cómo formalizar estas comunidades de usuarios. Al principio, podría ser tan simple como dedicar horas de oficina al análisis en cada departamento o crear un foro interno en el que las personas puedan hacer referencia a preguntas antiguas. Esto dará pie a una respuesta más rápida y ágil y establecerá la base para una comunidad más sólida en el futuro.

En tiempos de incertidumbre, las prioridades cambian. Su enfoque, por tanto, también debe cambiar. Una manera en que los líderes alcanzan un equilibrio durante una crisis es estableciendo un conjunto de nuevas métricas esenciales. Sin embargo, una vez que alcanzó el equilibrio en función de estas métricas, ¿cómo mide el progreso?

Para comenzar, evalúe sus recursos de datos existentes, como conjuntos de datos y dashboards, que pueden adaptarse fácilmente para abordar nuevas preguntas. Por ejemplo, los comerciantes minoristas están cambiando el enfoque hacia el comercio electrónico porque las tiendas físicas se ven obligadas a cerrar. Para evitar tener inventario sin movimiento, pueden lanzar promociones en línea para deshacerse del inventario más antiguo. En este caso, podrían usar un dashboard existente sobre promociones y adaptarlo para realizar un seguimiento de promociones específicas relacionadas con la COVID-19.

Para los conjuntos de datos que tal vez no se alineen completamente con sus nuevas métricas, considere la opción de enriquecerlas con fuentes de información adicionales. Así, podrá disponer de un panorama más amplio. Por ejemplo, podrían ser datos de otro equipo o departamento o de una fuente externa. El Programa Mundial de Alimentos (WFP), por ejemplo, mantiene una base de datos de los niños que reciben comidas en todo el mundo a través del Programa de Comidas Escolares. Cuando las escuelas cerraron a causa del COVID-19, la agencia combinó esta fuente de datos con una fuente de UNESCO para entender el impacto global y hacer un seguimiento del éxito de sus programas readaptados.

Al principio, estos recursos no tienen que ser perfectos, pero tienen que compartirse en toda la organización a fin de que todos trabajen con una misma fuente de veracidad. Los recursos de datos compartidos son un modo eficaz de unir a los empleados y facilitar su trabajo conjunto cuando es necesario.

¿Con qué frecuencia pone en práctica recomendaciones o perspectivas basadas en los datos? Mientras nos rendimos ante una situación de incertidumbre constante, es probable que haya confiado en los datos como guía para tomar decisiones. Este no es un momento para apoyarse en anécdotas u opiniones personales. La sostenibilidad empresarial, e incluso la vida, están en juego.

En el marco del estudio realizado con IDC, se descubrió que un 59 % más de encuestados de organizaciones de datos líderes mencionó que sus ejecutivos implementan un modelo de trabajo con datos y análisis. Además, un 60 % más de encuestados comentó que requiere el uso de los datos en las reuniones y el 67 % manifestó que requiere datos para respaldar las recomendaciones o decisiones¹.

En una crisis, los líderes deben promover el uso de datos entre sus empleados, pero también usar los datos para guiar las respuestas en toda la empresa. Por ejemplo, TVS Credit es una empresa financiera no bancaria que proporciona préstamos para automóviles y motocicletas para una gran parte de India. En respuesta al COVID-19, los líderes sénior crearon una fuerza de trabajo dedicada a respaldar a los empleados con recursos financieros y sanitarios. Crearon un dashboard para rastrear, supervisar y responder a más de 14 000 empleados en 130 ubicaciones a fin de garantizar que se estuvieran adaptando rápidamente a sus necesidades. Este es simplemente un ejemplo de cómo los líderes están usando los datos para comprender el impacto que se está produciendo en el negocio y guiar sus propias acciones hacia el futuro.

Entonces, ¿qué haremos? Los datos son poderosos, pero son solo una pieza del rompecabezas. Debe capacitar a las personas para que puedan analizar, comprender y comunicar los datos de un modo en que aprovechen su máximo potencial, especialmente en tiempos de crisis. Confíe en las personas para que lideren el camino con los datos y, al mismo tiempo, adopten los comportamientos basados en datos que usted desea fomentar. Determine los procesos de datos que les dan buenos resultados en las circunstancias actuales y úselos como guía para elaborar un plan a largo plazo.

En Tableau, estamos a su disposición para ayudarlo a encontrar el camino para avanzar. Hemos seleccionado una variedad de recursos relevantes que los líderes pueden aprovechar durante estos tiempos:

• Aprendizaje virtual gratuito para sus equipos.
• Plantilla de inicio para dashboard para hacer un seguimiento de los datos de casos en el Centro de datos de Tableau.
• Galería de visualizaciones seleccionadas de la comunidad de Tableau.
• Página de recursos con consejos de expertos, acceso a los próximos eventos virtuales y activos que lo ayudarán a moverse con confianza y rapidez.

Si quiere obtener más información sobre la cultura de datos, lea el InfoBrief de IDC completo.

1. Fuente: InfoBrief de IDC, patrocinado por Tableau, Why You Should Care About Data Culture (Por qué debería importarnos la cultura de datos), abril de 2020.