De cruciale relatie tussen data en betere zakelijke gesprekken

Zakelijke communicatie is in de afgelopen decennia radicaal veranderd door de komst van e-mail, teleconferentie, instant messaging en steeds geavanceerder videoconferentieplatforms. De afgelopen 18 maanden is de manier waarop we communiceren nog verder geïnnoveerd. Maar hoewel we meer verbonden zijn dan ooit, zijn er ook zorgen over de sociale en digitale kloven die schuilgaan achter de plaatjes en praatjes. Dat we het waarderen dat data-analyse de feiten boven water kan halen, is niet nieuw. De gevolgen van de financiële crisis in 2008 lieten zien dat de manier waarop directies besluiten nemen, drastisch moest veranderen om te voorkomen dat er risico's met potentieel catastrofale gevolgen worden genomen door overmoed en pluralistische onwetendheid. Maar door de pandemie is het nu niet alleen voor bedrijfsleiders, maar voor iedereen duidelijk hoe ontzettend belangrijk data zijn. Het was fenomenaal hoe onze maatschappij COVID-19-data kon vastleggen en gebruiken om inzichten te verkrijgen die levens redden. Dit heeft geleid tot de wijdverspreide erkenning dat data een belangrijke factor dient te zijn in besluitvorming. Maar of iemand datagestuurde besluiten kan nemen, hangt af van diens datageletterdheid, toegang tot informatie en de beschikbare programma’s. Die factoren dragen eraan bij dat er getwijfeld wordt aan de kwaliteit van de zakelijke gesprekken die directieleden vandaag de dag voeren en plaatsen een vraagteken bij hoeveel waarde er wordt gehecht aan datagestuurde besluitvorming

Tableau wilde meten hoe efficiënt de zakelijke gesprekken zijn die vandaag de dag worden gevoerd. Zo werd ontdekt dat bijna 90% van de leidinggevenden op directieniveau het erover eens is dat een goed zakelijk gesprek duidelijke doelen moet hebben, eerlijk en transparant moet zijn en tot een uitkomst moet leiden. Belangrijk is dat Tableau ook ontdekte dat de meeste leidinggevenden (81%) vindt dat in een effectief zakelijk gesprek harde data moeten worden gebruikt. Zes op de tien vindt softskills, zoals kunnen luisteren en open-minded zijn, het belangrijkst in goede gesprekken. Maar meer dan de helft vindt hardskills ook waardevol, waaronder inzichten uit data kunnen halen en kennis van de branche/sector (beide 54%). Dat datagestuurde inzichten begrijpen net zo hoog scoorde als vakkennis, komt niet echt als een verrassing. Onlangs bleek uit een overheidsrapport van het VK dat bijna de helft (48%) van de bedrijven vacatures open heeft staan voor datagerelateerde functies.

64% van de leidinggevenden gelooft dat de mogelijkheden voortvloeiend uit informele gesprekken, bijv. bij de koffiemachine, veel te lijden heeft gehad onder de pandemie. Het heeft ongetwijfeld zijn weerslag gehad op de ontwikkeling van positieve verstandhoudingen en vertrouwen binnen teams. Maar het heeft niet alleen invloed gehad op de relationele kant van het bedrijf. Het onderzoek toont ook aan dat de bedrijfstechnische kant wordt geraakt. De helft van de leidinggevenden geeft aan dat de pandemie tekortkomingen heeft blootgelegd in de informatieoverdracht tussen teams. De tweede grootste barrière om goede zakelijke gesprekken te voeren, was een gebrek aan data of informatie over het onderwerp dat besproken wordt. Dit wordt alleen overtroffen door frustratie over oeverloze vergaderingen die niet tot een oplossing leiden. Deze tekortkomingen in informatieoverdracht bestonden al door digitale verdeeldheid, veroorzaakt door gefragmenteerde technologiesystemen en geïsoleerde data binnen het bedrijf. Door de fysieke afstand die de pandemie met zich meebracht, nam dit alleen maar toe. Het is van essentieel belang dat iedereen toegang heeft tot dezelfde data, anders is het waarschijnlijk dat bedrijfsleiders besluiten nemen op basis van tegenstrijdige datasets. Bijvoorbeeld als ze besluiten nemen die wereldwijd invloed hebben, gebaseerd op de salesdata van een aantal landen, die drastisch kunnen verschillen van andere landen.

Meer dan 75% van de ondervraagde leidinggevenden was het erover eens dat data belangrijk zijn, omdat ze onzekerheden wegnemen en nauwkeurigheid stimuleren. Het houdt mensen gefocust op wat belangrijk is voor het bedrijf en het wekt vertrouwen. Zakelijke gesprekken die niet gebaseerd zijn op empirische data voor feiten en inzichten, lopen het risico dat ze in een bepaalde richting gestuurd worden door mensen die, al dan niet bewust, selectief omgaan met de informatie die hun standpunt onderbouwt. Dit heet informatiebias en hoewel data-inzichten nog steeds selectief in gesprekken kunnen worden gebruikt, is het een stuk moeilijker om de waarheid te verdraaien als iedereen toegang heeft tot dezelfde data. Maar het belang dat leidinggevenden toekennen aan gebruik en begrip van data in hun zakelijke gesprekken, staat in contrast met hoe breed data in hun organisaties wordt gebruikt bij besluitvorming. Er waren er maar een paar met een goed opgezette datacultuur en slechts 19% gaf aan dat iedereen in hun bedrijf data gebruikt bij besluitvorming. Een op de tien gelooft dat data-analyse helemaal niet wordt gebruikt in hun bedrijf. Maar waarom sluiten hun theorieën niet aan op de praktijk? En hoe komt het dat het verschil zo extreem is? Een derde (34%) van de leiders geeft aan dat een gebrek aan datageletterdheid, kennis om inzichten uit data te halen en vertrouwen in data de drie belangrijkste redenen zijn dat ze geen datacultuur hebben weten te creëren. Het toenemende gebrek aan datavaardigheden van het land wordt ook bevestigd in ander onderzoek, waarin de overheid vaststelt dat bijna de helft van de bedrijven in het VK moeite heeft om mensen met datavaardigheden aan te nemen. Bijna een derde van de ondervraagden zei dat 'te veel' data een van de barrières is. Dit kan een aanwijzing zijn dat bedrijven eenvoudigweg niet de digitale vaardigheden of tools hebben om data-analyse en effectieve visualisatie te gebruiken om inzichten te verkrijgen. Leidinggevenden worden overspoeld met informatie en zijn besluiteloos, omdat ze door de bomen het bos niet meer zien. In combinatie met de bevinding dat informatie delen een probleem is, maakt dit nogmaals duidelijk hoe noodzakelijk de enorme uitdaging is om datasilo's in grote bedrijven af te breken, waar data van verschillende afdelingen geïsoleerd raakt op verspreide digitale eilandjes. Zonder zicht op het totaalplaatje en zonder de programma's en vaardigheden om inzichten te verkrijgen, laten bedrijven kansen liggen om een gedeeld perspectief te creëren. En als er een gedeeld perspectief is, geeft dat het gevoel van een gedeelde visie, vertrouwen en richting.

Menselijke besluitvorming is uiteindelijk op rede gebaseerd, of het nu gaat om zekerheid, conflict of normatieve argumenten. Op rede gebaseerde argumenten zijn essentieel voor het nemen van een besluit en als mensen moeten kiezen, zoeken ze naar harde bewijzen die hun keuze onderbouwen. Om zakelijke gesprekken zo objectief mogelijk te maken, zou minstens een aantal van deze redenen op data moeten zijn gebaseerd en niet zwaarder mogen meewegen dan ze zijn. Maar het is ook belangrijk dat context, ESG-criteria (milieu-, sociale en bestuurscriteria) en het welzijn van alle belanghebbenden, vooral gemarginaliseerde groepen, meewegen in besluiten. Data kunnen bedrijven veel winst opleveren, maar het mag niet ten koste gaan van de waarden of het welzijn van mensen. Hoewel je met investeringen in nieuwe data-analysetools, data lakes in de cloud en training een heel eind komt, wordt een echte datacultuur vanaf boven gebouwd. Het onderzoek van Tableau laat zien dat zakelijke leiders prachtige theorieën kunnen vertellen, maar dat de praktijk daar behoorlijk bij achterblijft. Zolang medewerkers niet zien dat hun leidinggevenden besluiten nemen aan de hand van data en zakelijke verhalen staven met harde cijfers, kun je niet verwachten dat de rest van het bedrijf dat wel doet. Een datacultuur ontstaat vanaf het moment dat medewerkers toegang krijgen tot de vereiste ingrediënten niet vanzelf, de directie moet het goede voorbeeld geven.