Mondelēz International adopte une stratégie d'approvisionnement numérique et réalise des milliards d'économies en intégrant plus de 160 champs de données et 28 000 fournisseurs

Mondelēz International, Inc. est le plus grand producteur de biscuits, de chocolat et de produits de confiserie au monde. Son chiffre d'affaires dépasse les 20 milliards de dollars, grâce à la commercialisation de marques comme Oreo, ChipsAhoy, BelVita, Toblerone, Lacta, Milka ou encore Trident dans plus de 160 pays.

L'équipe d'analytique des données d'approvisionnement global de Mondelēz optimise la valeur métier en contribuant à l'efficacité opérationnelle, en générant des flux de trésorerie et en économisant des millions de dollars. Avec l'aide de son équipe, Igor Vasquez, responsable senior de l'analytique et de la stratégie d'approvisionnement global, a aidé le pôle Approvisionnement global à gérer plus de 60 milliards de dollars de dépenses, et près de 28 000 fournisseurs directs et indirects de matières premières, sur une période de trois ans.

Ce succès, il le doit notamment à l'utilisation de la plate-forme Tableau, qui lui a permis de transformer sa solution traditionnelle en un véritable processus numérique. Auparavant, les systèmes d'approvisionnement, d'évaluation des risques et de gestion des finances étaient fractionnés, avec plus de 160 champs de données et 42 millions de transactions, parmi lesquelles figuraient bons de commande, factures et paiements. L'équipe d'Igor a commencé à élaborer une stratégie d'approvisionnement numérique en se fixant deux objectifs : 1) créer un référentiel pour stocker toutes les données des bons de commande et des factures ; et 2) concevoir une infrastructure permettant d'analyser ces transactions avec Tableau et de visualiser les résultats. En intégrant l'ensemble des données au sein d'un référentiel central, l'équipe est parvenue à mettre en place une solution analytique durable, globale et standard pour une chaîne logistique complexe. Résultat : les KPI relatifs aux dépenses ont été simplifiés dans le monde entier, l'analytique et la satisfaction client ont fait un grand pas vers l'avant et des pratiques métier plus responsables ont été adoptées.

Aux côtés des principaux partenaires du service Systèmes d'information, l'équipe a entamé sa transition vers une solution numérique mondiale caractérisée par un unique référentiel de données et une seule plate-forme analytique. Leur objectif : optimiser l'efficacité des processus métier afin de réduire les coûts et développer un modèle d'analytique agile. Les données portant sur les finances et l'approvisionnement étaient isolées dans des systèmes obsolètes, qui nécessitaient la mise en place d'interfaces dédiées pour l'extraction de données. Il était impossible d'effectuer des analyses rapides. Celles-ci étaient d'ailleurs dépendantes des feuilles de calcul. Or, malgré ses efforts, l'équipe ne parvenait pas à servir correctement les personnes concernées, ni à structurer efficacement les données afin de relancer l'adoption et la satisfaction des utilisateurs finaux.

Pour passer à une approche numérique, l'équipe d'analytique des données d'approvisionnement global s'est fixée pour objectif de comprendre précisément comment les données sur les dépenses et l'approvisionnement étaient utilisées par les intervenants. Il s'agissait également de découvrir de quelle manière les données d'approvisionnement étaient intégrées aux différents systèmes globaux. L'équipe était avant tout à la recherche d'une solution flexible capable d'apporter de la valeur ajoutée. Elle souhaitait pouvoir filtrer les données par région et par catégorie de dépenses, mesurer la complexité des modalités de paiement, améliorer la gestion des fournisseurs et identifier les risques pouvant réduire le chiffre d'affaires net.

Elle a fini par opter pour SAP HANA pour le stockage de ses données, et la plate-forme analytique Tableau pour l'analyse de ses dépenses. L'intégration de bout en bout des données a permis l'application d'un modèle analytique durable, limitant ainsi les dépendances et les délais de reporting. Le service Approvisionnement dispose désormais d'une visibilité totale sur ses dépenses.

Afin d'avoir une lecture précise et efficace de l'emploi des paiements en espèces pour les fournisseurs, et de veiller au respect des normes établies, il était nécessaire de mettre en place un processus global. Un rapport sur les modalités de paiement moyennes pondérées a été créé dans Tableau afin d'effectuer en deux semaines une tâche qui prenait auparavant quatre fois plus de temps. Avec ce rapport, et d'autres analyses diverses, l'équipe d'analytique des données d'approvisionnement global a analysé des millions de transactions, ce qui n'aurait pas été possible sans l'intégration des données ni la plate-forme Tableau. Ces efforts lui ont permis d'obtenir des gains de temps significatifs. Ainsi, Igor et son équipe ont pu fournir aux membres du service Approvisionnement les ressources dont ils avaient besoin pour se consacrer à leur stratégie et réduire les risques de façon proactive. Ce n'est pas tout : ils prévoient maintenant d'utiliser des tableaux de bord Tableau afin de bénéficier d'une visibilité complète sur leur chaîne logistique. Cela leur permettrait d'éviter toute perte financière lorsqu'un fournisseur est susceptible de se retrouver à court d'une matière première, comme le cacao ou le blé.

De plus, l'intégration de bout en bout des données est un atout pouvant faciliter la gestion des modalités de paiement. L'équipe sait désormais précisément combien elle paie chacun de ses 28 000 fournisseurs. Ainsi, elle peut identifier ceux qu'elle paie le plus et ajuster les modalités de paiement proposées en conséquence (paiement sous 90 ou 120 jours, par exemple). Cette vue d'ensemble lui permet également de tirer pleinement profit des fournisseurs existants ou de planifier une éventuelle réduction de sa base.

L'équipe disposait auparavant d'une centaine de rapports classiques, dont seulement 20 % étaient utilisés. Cela l'a incitée à faire le tri afin de conserver uniquement les rapports les plus utiles. En consolidant les données sur les dépenses et les fournisseurs, elle est parvenue à créer 10 tableaux de bord Tableau simples, mais puissants. Ces derniers peuvent être consultés par l'ensemble des 475 intervenants, pour toutes les catégories et régions.

En procédant à cette transformation numérique, Igor et son équipe pluridisciplinaire bénéficient d'une solution évolutive qui vient en aide à plus de 475 utilisateurs Tableau (un nombre qui devrait augmenter), tout en préservant une collaboration continue avec les intervenants internes et externes. Victime de ce succès, l'équipe d'Igor, composée actuellement de 20 membres, devrait être amenée à s'agrandir. Suite au lancement de sa solution numérique avec Tableau, les intervenants sont unanimes. Ils apprécient tout particulièrement les analyses éclairées et délaissent les rapports axés sur des feuilles de calcul pour privilégier Tableau. Ils cherchent désormais à approfondir leur compréhension.

Igor tient impérativement à collaborer avec les responsables de l'approvisionnement en Amérique du Nord, le service Finance en Europe et les chefs sectoriels en Asie et Amérique latine pour mieux comprendre les problématiques métier qu'ils tentent de résoudre. Afin d'établir conjointement ces problématiques, il est nécessaire de se mettre d'accord sur les métriques pertinentes. Ce processus entraîne ainsi une amélioration des services et une hausse de l'adoption. L'équipe étudie les KPI relatifs aux dépenses par région ainsi que les processus stratégiques et opérationnels depuis une unique source de données et la plate-forme Tableau. Elle peut ainsi minimiser les coûts et générer des flux de trésorerie.

L'utilisation de Tableau comme source de cohésion pour l'ensemble de l'entreprise permet aux différents services d'identifier les données importantes à leurs yeux et de disposer d'un outil unique pour faire part de leurs découvertes. Grâce à la définition et à la normalisation des KPI, les données gagnent en fiabilité. Les rapports nécessitant plusieurs heures d'explications ont été remplacés par des visualisations pouvant être utilisées et assimilées en quelques minutes par les intervenants. La communication entre les services n'a jamais été aussi fluide.

Afin de soutenir les dirigeants régionaux, l'équipe met en œuvre des stratégies personnalisées et des tableaux de bord opérationnels permettant aux différentes régions d'éliminer les obstacles les empêchant d'atteindre leurs objectifs. Appliquée à l'approvisionnement, l'analytique permet aux responsables d'identifier les niveaux de dépenses et le volume des matières premières achetées, ce qui facilite les négociations avec les fournisseurs et contribue à réduire les coûts.

La collaboration entre les services Approvisionnement et Finance s'est révélée particulièrement productive. Conjointement, les deux départements ont pu étudier les KPI ci-dessous en adoptant une approche spécifique pour chacun d'eux afin d'éliminer les coûts superflus et d'améliorer l'efficacité opérationnelle :
1. Cycle d'exploitation pour la chaîne logistique : gérer de façon appropriée les niveaux de modalités de paiement afin d'équilibrer les flux de trésorerie.
2. Délai de crédit fournisseur : accorder une attention particulière aux modalités de paiement des fournisseurs avec les plus fortes dépenses afin de conserver des fonds et de générer des flux de trésorerie.
3. Simplification de la chaîne logistique : étudier les composantes complexes de la chaîne logistique et réduire les coûts opérationnels liés à un trop grand nombre de fournisseurs, d'ingrédients, etc.

Grâce à cette collaboration, les services Finance et Approvisionnement de Mondelēz sont parvenus à bénéficier d'un attribut essentiel du reporting : la cohérence. Malgré son importance, celui-ci reste hors de portée des solutions de reporting traditionnelles. Ces deux départements se sont conjointement engagés à créer des rapports cohérents reposant sur des tableaux de bord Tableau et des bases de données communes. Toute divergence doit donc fait l'objet d'explications. Les échanges portant sur les incohérences s'inscrivent dans un objectif commun de réduction des coûts et des efforts d'investissement dans les deux services.

Avec le succès de ces interactions interservices, les employés Mondelēz ne se contentent plus de créer des tableaux de bord. En effet, peu importe leurs compétences analytiques, ils peuvent désormais générer de la valeur métier grâce à leurs insights.

Grâce à un référentiel de données central et à la plate-forme analytique Tableau, l'équipe d'analytique des données d'approvisionnement global contribue à accomplir la mission de Mondelēz International : permettre à ses clients de manger de façon responsable en respectant le principe de développement durable. Comme l'explique Igor, « l'analytique nous permet non seulement d'assurer le bon déroulement de notre activité, mais également de prendre soin du monde qui nous entoure. » Le concept d'intégration de bout en bout n'est pas seulement appliqué aux données : Mondelēz l'emploie également pour le sourcing et la production. Ainsi, l'entreprise se fixe des objectifs de durabilité de bout en bout afin de privilégier l'agriculture durable et de réduire son empreinte écologique. Pour atteindre ces objectifs, elle peut compter sur l'ensemble des données de la chaîne logistique, gérées à l'aide d'une puissante plate-forme analytique et d'un référentiel de données central.

Cette stratégie d'approvisionnement numérique a permis à Igor et à son équipe d'optimiser l'efficacité opérationnelle, de réduire les coûts et de générer davantage de valeur métier à l'échelle de l'entreprise.