Mondelēz International transformiert die Beschaffung digital, um mehr als 160 Datenfelder und 28.000 Lieferanten zu integrieren und Kosteneinsparungen in Millionenhöhe zu erzielen

Mondelēz International, Inc. ist der größte Hersteller von Keksen, Schokolade und Süßwaren der Welt mit einem Nettoumsatz von über 20 Milliarden US-Dollar und Produkten in mehr als 160 Ländern, darunter Oreo, ChipsAhoy, BelVita, Toblerone, Lacta, Milka, Trident usw.

Das Global Procurement Data Analytics-Team von Mondelēz bietet einen überragenden Geschäftswert, indem es die betriebliche Effizienz und Geldschöpfung steigert und Kosteneinsparungen von mehreren Millionen US-Dollar erzielt. Als Senior Manager für globale Beschaffungsanalytics und -strategie unterstützen Igor Vasquez und sein Team die Global Procurement Organization bei der Verwaltung von über 60 Milliarden US-Dollar Ausgaben und fast 28.000 direkten und indirekten Materiallieferanten über einen Zeitraum von drei Jahren.

Möglich wurde dieser Erfolg durch die Nutzung von Tableau, um die herkömmliche Beschaffung in einen digitalen Prozess zu überführen. In der Vergangenheit wurden Beschaffungs-, Risiko- und Finanzsysteme über mehr als 160 Datenfelder und 42 Millionen Transaktionen hinweg getrennt – einschließlich Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen. Das Team begann, diese digitale Beschaffungsstrategie mit zwei Zielen voranzutreiben: 1) Aufbau eines Datenrepositorys für alle Bestell- und Rechnungsvorgänge und 2) Aufbau einer Infrastruktur zur Unterstützung und Visualisierung der Analyse dieser Vorgänge mit Tableau. Durch die Integration aller Daten in ein zentrales Repository etablierten die Teammitglieder eine einheitliche, globale Lösung für nachhaltige Analytics in einer komplexen Lieferkette, die zu vereinfachten Ausgaben-KPIs weltweit, verbesserter Analytics und Kundenzufriedenheit sowie verantwortungsvolleren Geschäftspraktiken führte.

Das Team und die wichtigsten Partner in der Abteilung Informationssysteme begaben sich auf die Suche nach einer digitalen, globalen Lösung, die ein Datenrepository und eine Analytics-Plattform beinhaltet, die Effizienz der Geschäftsprozesse zur Kosteneinsparung verbessert und ein agiles Analytics-Modell entwickeln konnte. Finanz- und Beschaffungsdaten wurden in Legacy-Systemen gespeichert, so dass das Team Schnittstellen zwischen den Systemen implementieren musste, um Daten extrahieren zu können. Die Analyse war zeitaufwändig und steckte in Spreadsheets fest, was das Global Procurement Data Analytics-Team daran hinderte, die Interessengruppen effektiv zu bedienen oder Daten im Hinblick auf die Akzeptanz und Zufriedenheit der Endbenutzer zu strukturieren.

Beim Übergang zu einem digitalen Ansatz konzentrierte sich das Team auf die Frage, wie Beschaffungs- und Ausgabendaten von Interessengruppen genutzt und wie Beschaffungsdaten über globale Systeme hinweg integriert werden. Die Projektbeteiligten wollten Flexibilität, um dem Unternehmen einen höheren Mehrwert zu bieten: die Möglichkeit, Daten nach Regionen und Ausgabenkategorien zu filtern, die Komplexität der Zahlungsbedingungen zu messen, Lieferanten besser zu verwalten und Risiken zu identifizieren, die sich auf den Nettoumsatz auswirken.

Schließlich übernahm das Global Procurement Data Analytics Team SAP HANA als Host für das zentrale Datenrepository und entschied sich für Tableau als Analytics-Plattform zur Unterstützung der Ausgabenanalyse. Die Beschaffungsorganisation verfügt nun über eine vollständige Ausgabentransparenz, die die durchgängige Datenintegration für ein nachhaltiges Analytics-Modell ermöglicht und Abhängigkeiten sowie Berichtszeiten reduziert.

Um die Verwendung von Bargeld bei Lieferantenzahlungen mit hoher Genauigkeit und Effektivität zu verstehen, musste ein globaler Prozess eingeführt werden, um sicherzustellen, dass die Standards eingehalten wurden. Der Bericht über die gewichteten durchschnittlichen Zahlungsbedingungen wurde entwickelt, so dass ein Prozess, der früher acht Wochen gedauert hat, jetzt mit Tableau nur noch zwei Wochen dauert. In diesem Bericht hat das Global Procurement Data Analytics Team unter anderem Millionen von Transaktionen analysiert und durch die Integration von Daten und die Verwendung von Tableau erhebliche Zeiteinsparungen erzielt. Igor Vasquez und sein Team haben es der Beschaffungsabteilung ermöglicht, sich auf die Strategie zu konzentrieren und Risiken proaktiv zu minimieren. Da geplant ist, Tableau-Dashboards zu verwenden, um einen vollständigen Überblick über ihre Lieferkette zu erhalten, können sie künftig Maßnahmen ergreifen, um Umsatzeinbußen zu vermeiden, wenn ein Lieferant beispielsweise Gefahr läuft, einen Artikel wie Kakao oder Weizen nicht verfügbar zu haben, damit negative Auswirkungen auf den Umsatz vermieden werden können.

Darüber hinaus ist das Management von Zahlungsbedingungen ein Bereich, in dem sich die durchgängige Datenintegration bewährt. Durch die genaue Transparenz der Ausgaben bei 28.000 Lieferanten können die Teammitglieder sehen, bei welchen Lieferanten sie mehr ausgeben, und die Zahlungsbedingungen entsprechend anpassen – zum Beispiel 90 Tage oder 120 Tage. Diese Transparenz gibt auch Aufschluss darüber, wie man den Wert bestehender Lieferanten steigern oder eine Reduzierung der Lieferantenbasis planen kann.

Mehr als 100 herkömmliche Berichte, von denen 20 % verwendet wurden, veranlassten das Team, zu überprüfen, welche Berichte am wertvollsten und umsetzungsfähigsten waren. Durch die Konsolidierung von Ausgaben- und Lieferanteninformationen wurden 10 einfache, aber leistungsstarke Tableau-Dashboards erstellt, die alle 475 Interessengruppen in allen Kategorien und Regionen weltweit bedienen.

Durch diese digitale Transformation können Igor Vasquez und ein multifunktionales Team von 20 Mitgliedern – und zunehmend mehr – über 475 Tableau-Nutzer skalieren und unterstützen, wobei die kontinuierliche Zusammenarbeit mit internen und externen Interessengruppen aufrechterhalten wird. Nachdem die digitale Lösung mit Tableau eingeführt wurde, war das Feedback der Interessengruppen durchweg positiv. Die Leute sind von aufschlussreicher Analytics begeistert und fordern: „Zeig mir einfach Tableau“, und lehnen herkömmliche, auf Spreadsheets basierende Berichte ab. Sie fragen außerdem, wie dies erweitert werden kann.

Igor Vasquez legt Wert auf die Zusammenarbeit mit der Führungsspitze für Beschaffung in Nordamerika, dem Finanzteam in Europa und den Kategorieleitern in Asien und Lateinamerika, um die geschäftlichen Fragen zu verstehen, die sie beantworten möchten. Die Einbeziehung der Interessengruppen in den Prozess zur Festlegung dieser Fragen bedeutet eine Abstimmung, auf welche Metriken es ankommt, was zu einem besseren Service und einer höheren Akzeptanz führt. Das Team untersucht Ausgaben-KPIs nach Regionen und vorhandenen strategischen und operativen Prozessen mit der einzigen Datenquelle und Tableau-Plattform, um Kosteneinsparungen zu erzielen und Liquidität zu generieren.

Durch die Verwendung von Tableau zur unternehmensweiten Abstimmung können Abteilungen verstehen, auf welche Daten sich ihre Interessengruppen konzentrieren müssen, und sie haben damit einen Kanal, um diese Erkenntnisse zu kommunizieren. Das Vertrauen in die Daten wird erhöht, da KPIs definiert und standardisiert wurden. Berichte, die früher in ein bis zwei Stunden erklärt werden mussten, sind heute Visualisierungen, die von den Beteiligten innerhalb von Minuten konsumiert und verstanden werden können, was die abteilungsübergreifende Kommunikation vereinfacht.

Um regionale Führungskräfte zu unterstützen, adressiert das Team Herausforderungen oder Lücken, die Regionen bei der Erfüllung ihrer KPIs haben, mit maßgeschneiderten Strategien und operativen Dashboards. Beschaffungsanalytics ermöglicht es Führungskräften, die Höhe der Ausgaben und das Volumen der eingekauften Materialien zu verstehen, was die Lieferantenverhandlungen unterstützt und die Kosteneinsparungen erhöht.

Eine besonders fruchtbare Zusammenarbeit für das Beschaffungsteam ergab sich mit der Finanzabteilung. Die Finanz- und Beschaffungsabteilung betrachten gemeinsam die folgenden Ausgaben-KPIs, um unnötige Kosten zu vermeiden und die betriebliche Effizienz zu verbessern, indem sie jeweils einen spezifischen Ansatz verfolgen:
1. Geldumschlagsdauer aus Sicht der Lieferkette – Konzentration auf die Verwaltung angemessener Zahlungsbedingungen, um den Cash-Flow auszugleichen Lieferantenziel (DPO) – Besonderes Augenmerk auf die Zahlungsbedingungen von Lieferanten mit höheren Ausgaben, um Gelder zu halten und Barmittel zu generieren
3. Vereinfachung der Lieferkette – Berücksichtigung der Komplexität der Lieferkette und Senkung der Betriebskosten durch die Aufrechterhaltung von zu vielen Lieferanten, Inhaltsstoffen usw.

Durch die Zusammenarbeit konnten sowohl die Finanz- als auch die Beschaffungsabteilung von Mondelēz einen entscheidenden, aber bisher fehlenden Aspekt im Legacy-Reporting etablieren: die Konsistenz. Gemeinsam haben sich diese beiden Gruppen zu einem konsistenten Berichtswesen über gemeinsame Datenbanken und Tableau-Dashboards verpflichtet, wobei alle Unterschiede im Reporting erläutert werden müssen. Die Erörterungen über Inkonsistenzen konzentrieren sich auf das gemeinsame Ziel, Kosteneinsparungen und Investitionen in beiden Abteilungen zu unterstützen.

Der Erfolg solcher abteilungsübergreifenden Kooperationen hat es Mondelēz-Kollegen aller analytischen Kompetenzstufen ermöglicht, sich über die Erstellung von Dashboards hinaus auf die Steigerung des Geschäftswerts mit Erkenntnissen aus den Daten zu konzentrieren.

Mit einem zentralen Datenrepository und der Analytics-Plattform Tableau unterstützt das Team von Global Procurement Data Analytics die Mission von Mondelēz International, Menschen zu befähigen, nachhaltig und verantwortungsbewusst zu snacken. Igor Vasquez: „Wir nutzen Analytics nicht nur für unser Geschäft, sondern auch, weil wir uns um unseren Planeten kümmern.“ Nicht nur Daten werden in einen ganzheitlichen Ansatz integriert – Mondelēz geht auch Beschaffung und Produktion auf die gleiche Weise an: durch die Konzentration auf eine nachhaltige Landwirtschaft und die Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks durch ganzheitliche Nachhaltigkeitsziele. Das Erreichen von Nachhaltigkeitszielen ist möglich, wenn alle Daten der Lieferkette in einer leistungsstarken Analytics-Plattform und einem zentralen Datenrepository verwaltet werden.

Diese digitale Beschaffungsstrategie hat es Igor Vasquez und dem Global Procurement Data Analytics Team ermöglicht, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosteneinsparungen zu erhöhen und einen hervorragenden Geschäftswert im gesamten Mondelēz International-Unternehmen zu erzielen.