Comment développer une stratégie business intelligence (BI) efficace

Étapes de création d'une stratégie BI

En premier lieu, votre stratégie BI doit être en phase avec votre vision et vos objectifs métier. Grâce à la business intelligence, les données peuvent transformer votre organisation. Cette démarche permet de confier des données fiables et pertinentes au personnel afin qu'il puisse prendre des décisions éclairées au quotidien. Vous pouvez entamer cette transformation dès maintenant en adoptant Blueprint.

1. Choisir un sponsor

Dans l'idéal, la personne qui sponsorisera le projet et cherchera à obtenir l'adhésion d'autres employés des échelons supérieurs devrait être un cadre exécutif. Avant de commencer, assurez-vous de la participation du personnel et de son alignement sur la vision relative à la BI dans l'entreprise. Les organisations qui accordent de l'importance aux données dans chaque service nomment un chief data officer (CDO) pour sponsoriser la démarche BI. Le CDO ou un autre sponsor exécutif doit tenir compte de l'assistance et de la formation nécessaires au déploiement, et réfléchir à la manière de faire évoluer cette plate-forme pour l'appliquer à toute l'entreprise. Tenez votre sponsor informé de votre progression. Une fois que votre plate-forme BI est lancée et qu'elle fonctionne comme prévu, générez des rapports bien visibles, qui seront d'une aide précieuse, et partagez-les avec le sponsor. Prouvez-lui (et à votre entreprise par la même occasion) que votre stratégie fonctionne. Pour des informations complémentaires, consultez l'article Rôles et responsabilités des sponsors exécutifs.

2. Choisir votre plate-forme BI

Une plate-forme logicielle BI offre de nombreuses possibilités, mais elle ne correspond pas à l'intégralité de votre stratégie BI. Maintenant que vous avez choisi un sponsor pour cette démarche, vous pouvez évaluer les plates-formes BI afin d'en trouver une adaptée à votre plan. Bon nombre de plates-formes ont des fonctionnalités en commun. Nous vous conseillons donc de classer par ordre d'importance les fonctionnalités suivantes :

1. Accès aux données et affichage du contenu pertinent
2. Interactivité avec les données au sein d'une interface visuelle
3. Possibilité d'examiner les données en détail et de découvrir par vous-même des informations exploitables
4. Promotion des informations exploitables découvertes dans un environnement gouverné dans le cadre d'une approche ascendante
5. Collaboration avec autrui sur une analyse de données et partage de la visualisation d'analyses

Pour des informations complémentaires, consultez l'article Guide d'évaluation : choisir la bonne plate-forme pour la BI et l'analytique. Une fois que vous avez choisi le sponsor BI et la plate-forme à utiliser pour l'analyse, l'étape suivante consiste à identifier et impliquer vos parties prenantes clés.

3. Identifier et impliquer les parties prenantes clés

La business intelligence peut inclure un logiciel, mais cela n'en fait pas un projet purement informatique. Elle requiert aussi des données financières, mais elle ne concerne pas pour autant le seul service financier. Il vous faut faire participer un représentant de chaque équipe affectée par votre plan BI. Impliquez-les à un stade précoce et posez-leur des questions. Demandez-leur comment ils emploient les données dans leur travail, et ce qui fonctionne ou non pour eux. Utilisez ces informations exploitables pour ajuster l'étendue de votre BI. Pour des informations complémentaires, consultez l'article Rôles des utilisateurs de contenu Tableau.

4. Constituer votre équipe BI

Votre équipe BI sera chargée de la mise en œuvre de votre stratégie. Vous pouvez embaucher des collaborateurs ou, si votre organisation est de taille réduite, confier plusieurs fonctions aux collaborateurs déjà présents. Les plates-formes BI garantissent que les rapports et les tableaux de bord sont accessibles et compréhensibles par des personnes qui ne sont pas analystes (il s'agit alors de business intelligence en libre-service). Cependant, pour lancer la plate-forme et pour qu'elle fonctionne correctement, cette équipe transversale devra concrétiser le plan BI. Voici quelques-uns des rôles et responsabilités de l'équipe de projet BI :

• Un responsable de service informatique ou directeur d'analyse, qui gère la plate-forme logicielle
• Un architecte d'entreprise, qui intègre la plate-forme à l'architecture de données existante
• Un administrateur de site, qui organise le contenu et qui crée des groupes et des autorisations
• Un administrateur de données, qui place les données en contexte et documente les processus et procédures pour l'utilisation de la plate-forme

Et le projet nécessite la participation d'autres personnes encore. Vous aurez aussi besoin d'un comité directeur et d'un sponsor exécutif, qui s'assureront que le projet respecte les délais. Pour des informations complémentaires, consultez l'article Rôles et responsabilités de l'équipe de projet Tableau.

5. Définir la portée de la BI

Avant de déployer un logiciel business intelligence, vous devez décider de ce que la BI signifie pour votre organisation. La business intelligence implique d'employer des données en vue de prendre des décisions métier. Vous devez toutefois déterminer comment cela fonctionnera dans le cadre des opérations quotidiennes de votre entreprise et quels services utiliseront la BI. Par exemple, Coca-Cola a créé des tableaux de bord personnalisés pour les spécialistes en service client. Chipotle a élaboré une vue globale de ses établissements pour comparer leurs performances. HelloFresh a mis en place un reporting automatisé des résultats de campagne, gagnant ainsi des centaines d'heures d'analyse. On compte de nombreux exemples d'entreprises qui ont recours à la business intelligence de façon innovante. Il vous faut décider de la manière dont vous intégrerez la BI pour réaliser vos objectifs métier. Une fois que vous avez défini la business intelligence à mettre en place en fonction de votre activité, vous devez choisir les divisions de votre entreprise à impliquer en premier dans le projet. La business intelligence vous servira-t-elle à comprendre et prédire les performances financières, les ressources humaines, la chaîne d'approvisionnement ou les modifications d'inventaire ? Analyserez-vous une combinaison de ces domaines ou quelque chose de tout à fait différent ? Fixez précisément la portée de l'analyse dans le cadre des besoins de l'entreprise avant de passer aux étapes suivantes. Une fois la portée définie, choisissez ce que vous souhaitez mesurer à l'aide de ces données. Repérez les métriques et les rapports prioritaires pour la direction de l'entreprise. Ces rapports doivent inclure les indicateurs clés de performance (key performance indicators, KPI) en phase avec vos objectifs globaux pour mesurer la réussite. Il peut s'agir de métriques internes comparées aux benchmarks des performances passées, ainsi que de métriques externes. Quels KPI montrent la réussite dans votre secteur ? L'analyse concurrentielle devient une partie essentielle de la business intelligence. Les outils BI permettent aux organisations de surveiller les performances des concurrents, les modifications du marché et les changements de comportement des clients. Pour ce faire, vous pouvez analyser les études de cas, les blogs, les articles ou encore les vidéos des concurrents. Après avoir fixé l'étendue de la business intelligence, vous constaterez probablement l'ampleur de sa mise en œuvre. Ensuite, vous devez sélectionner les ressources humaines nécessaires à cette stratégie. Pour des informations complémentaires, consultez l'article Surveillance dans Tableau.

6. Préparer votre infrastructure de données

La business intelligence requiert des sources de données claires afin de permettre une analyse exacte. Généralement, les plates-formes BI importent des données depuis un entrepôt de données. La BI moderne permet, quant à elle, d'analyser des données de sources multiples. Il convient de distinguer deux types de données : fiables et non fiables. Les données fiables sont conservées dans des bases de données ou facilement importées dans des bases de données telles que des feuilles de calcul, des données de gestion de la relation client (customer relationship management, CRM), des données financières, etc. C'est ce type de données que vous avez probablement employé dans de précédentes analyses métier. Les données non fiables sont des informations comme celles contenues dans les e-mails, les conversations avec les clients, les processus métier, les images, les actualités, les revues professionnelles, etc. Grâce à la BI moderne, vous pouvez importer des données non fiables dans un environnement sécurisé et gouverné, en vue de les analyser. L'équipe BI doit sonder les parties prenantes et les consommateurs d'informations pour savoir quelles sources de données seront nécessaires à l'analyse avant le déploiement de la plate-forme BI. Pour des informations complémentaires, consultez l'article Cas d'utilisation et sources de données Tableau.

7. Développer une feuille de route de business intelligence

L'équipe BI doit développer une feuille de route pour la mise en œuvre de votre stratégie. Voici les éléments à prendre en compte :

1. Suivre les jalons et les prérequis, par exemple, le moment où votre entrepôt de données sera prêt
2. Garder l'esprit tourné vers l'avenir et adapter votre feuille de route lorsque nécessaire
3. Agir de manière proactive et non réactive

Décidez du moment où lancer votre plate-forme et où votre entrepôt de données sera prêt pour le projet BI. Préparez-vous à adapter votre feuille de route lorsque nécessaire. La business intelligence porte ses fruits lorsqu'elle est proactive. Si votre stratégie BI est axée sur la réaction à des demandes de reporting ad hoc, vous n'exploiterez pas son plein potentiel. Notez sur votre feuille de route de nouveaux événements tels que de nouveaux contrats, de nouvelles initiatives, des modifications du marché ou des changements de comportement des clients.

Mise en place efficace de la stratégie BI

L'implémentation de la plate-forme logicielle BI sera un projet à part entière dans la stratégie globale. Votre service informatique sera considérablement impliqué et pourrait avoir ses propres idées pour le déploiement de l'outil BI. Néanmoins, il est important qu'il communique fréquemment avec l'équipe BI au sujet de sa progression, au moyen d'un plan de gestion de projet conventionnel ou agile, avec une boucle de rétroaction intégrée. Avant le déploiement, établissez la structure de reporting pour l'équipe BI. Où les collaborateurs se situent-ils dans le schéma organisationnel global ? Décidez des supérieurs hiérarchiques auxquels l'équipe BI rendra compte et le format à utiliser pour ces rapports. Enfin, collaborez avec le service informatique pour attribuer les autorisations de sécurité aux parties prenantes de la BI. Ces dernières doivent pouvoir accéder aux données et travailler avec, et vous devez aussi vous assurer que ces données sont sécurisées. Segmentez l'implémentation en phases avec une boucle de rétroaction intégrée au plan. Faites en sorte que les parties prenantes, l'équipe BI et le service informatique puissent communiquer leur feedback les uns aux autres, au fil de la progression du projet. Examinez la stratégie encore plus en détail et étudiez ces étapes de la stratégie analytique dans Tableau Blueprint.