Entwicklung einer erfolgreichen Business Intelligence-Strategie

Schritte zur Entwicklung einer BI-Strategie

Ihre BI-Strategie muss in erster Linie auf Ihre Geschäftsziele und Ihre Unternehmensvision abgestimmt sein. Business Intelligence bietet die Möglichkeit, Ihr Unternehmen mithilfe von Daten neu aufzustellen. Damit werden Mitarbeitern vertrauenswürdige, relevante Daten für fundierte Entscheidungen in ihrer täglichen Arbeit zur Verfügung gestellt. Für diese Transformation haben wir mit Blueprint eine Blaupause mit den im Folgenden aufgeführten Schritten entwickelt.

1. Sponsor benennen

Idealerweise ist der Sponsor des Projekts und zur Einholung der Unterstützung anderer Führungskräfte eine Person aus der Unternehmensführung. Bevor Sie starten, sollten alle Mitarbeiter in die BI-Vision des Unternehmens eingebunden und mit ihr vertraut gemacht werden. Unternehmen, die die verstärkte Nutzung von Daten in allen Abteilungen fördern wollen, ernennen in der Regel einen Chief Data Officer zur Unterstützung der BI-Initiative. Der CDO oder ein anderer Führungskräftesponsor muss für Unterstützung und entsprechende Schulung für die Bereitstellung sorgen und überlegen, wie diese Plattform im gesamten Unternehmen verfügbar gemacht werden soll. Halten Sie Ihren Sponsor immer über den aktuellen Fortschritt auf dem Laufenden. Wenn Ihre BI-Plattform implementiert ist und wie erwartet funktioniert, sollten Sie aussagekräftige und für die Mitarbeiter zugängliche Berichte darüber erstellen und Ihrem Sponsor zur Verfügung stellen. Zeigen Sie Ihrem Sponsor und damit auch dem gesamten Unternehmen, dass sich Ihre Strategie auszahlt. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und Verantwortlichkeiten für Führungskräftesponsoren.

2. BI-Plattform auswählen

Eine BI-Softwareplattform ist wichtig, aber nur ein Teil der BI-Strategie. Nachdem ein Sponsor für diese Initiative ausgewählt wurde, können Sie die BI-Plattformen evaluieren, um zu ermitteln, welche für Sie passend ist. Viele Plattformen verfügen über die gängigen Funktionen. Sie müssen entscheiden, welche der folgenden Features für Sie wichtig und welche weniger wichtig sind:

1. Datenzugang und Verfügbarkeit relevanter Inhalte
2. Interaktive Nutzung von Daten in einer visuellen Oberfläche
3. Möglichkeit eines tieferen Einstiegs in Daten und der Gewinnung neuer Erkenntnisse durch die Mitarbeiter
4. Förderung der Datenerkundung für neue Erkenntnisse in einer kontrollierten Umgebung mit einem Bottom-up-Ansatz
5. Zusammenarbeit der Mitarbeiter bei der Datenanalyse und Teilen visualisierter Analytics

Weitere Informationen finden Sie unter Evaluierung einer modernen BI-Plattform. Nachdem Sie Ihren BI-Sponsor und die Plattform für die Analyse gewählt haben, geht es als Nächstes darum, die zentralen Verantwortlichen zu ermitteln und einzubinden.

3. Zentrale Verantwortliche ermitteln und einbinden

Für Business Intelligence ist Software natürlich ein wichtiger Faktor. Das bedeutet aber nicht, dass es sich dabei ausschließlich um ein IT-Projekt handelt. Für BI müssen auch Finanzdaten erhoben werden und dennoch darf damit nicht nur die Finanzabteilung befasst werden. Für die Implementierung sollte aus jedem Team, das von Ihrem BI-Plan betroffen ist, ein Vertreter eingebunden werden. Sorgen Sie frühzeitig dafür und holen Sie deren Meinung ein. Fragen Sie, wie sie Daten in ihrer täglichen Arbeit nutzen, was für sie gut und was weniger gut funktioniert. Diese Informationen sollten die Grundlage für den Zuschnitt Ihrer BI bilden. Weitere Informationen finden Sie unter Tableau-Rollen für Inhaltsnutzer.

4. BI-Team zusammenstellen

Ihr BI-Team soll für die Umsetzung Ihrer Strategie verantwortlich sein. Sie können dafür neue Mitarbeiter einstellen oder vorhandenen Mitarbeitern mehrere Aufgaben übertragen, wenn Ihr Unternehmen eher klein ist. BI-Plattformen stellen sicher, dass Berichte und Dashboards allgemein zugänglich sind und nicht nur Analysten zur Verfügung stehen. Dieses Konzept wird auch Selfservice Business Intelligence genannt. Damit die Plattform funktionsfähig ist, müssen Sie aber ein abteilungsübergreifendes Team zusammenstellen, das den BI-Plan umsetzt. Im Folgenden sind einige Rollen und Verantwortlichkeiten für dieses BI-Projektteam aufgeführt:

• Ein IT-Service-Verantwortlicher oder Analytics-Leiter zur Verwaltung der Softwareplattform
• Ein Unternehmensarchitekt, der die Plattform in die vorhandene Datenarchitektur einbindet
• Ein Site-Administrator für das Strukturieren der Inhalte und das Erstellen von Benutzergruppen sowie von Berechtigungen
• Ein Dateneigentümer, der die Daten in einen Kontext einbindet sowie Prozesse und Verfahren für die Anwendung der Plattform dokumentiert

Das sind aber noch nicht alle Mitarbeiter, die in das Projekt involviert sein müssen. Sie benötigen auch einen Lenkungsausschuss und einen Führungskräftesponsor, die sicherstellen, dass das Projekt seine Termine einhält. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und Verantwortlichkeiten in Tableau-Projektteams.

5. Anwendungsbereich von BI definieren

Vor der Bereitstellung von BI-Werkzeugen müssen Sie festlegen, in welcher Weise BI in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden soll. Business Intelligence bedeutet grundsätzlich, dass Daten für geschäftliche Entscheidungen genutzt werden. Sie müssen aber im Detail bestimmen, wie dies in der täglichen Arbeit in Ihrem Unternehmen geschehen soll und welche Abteilungen BI nutzen sollen. Beispielsweise hat Coca-Cola spezielle Dashboards entwickelt, die von den Fachkräften des Kundenservice genutzt werden. Chipotle hat eine einheitliche Ansicht seiner Restaurantstandorte erstellt, mit der deren Performance verglichen werden kann. HelloFresh nutzt ein System für automatisches Reporting von Kampagnenergebnissen und spart damit Hunderte von Stunden für die Analyse ein. Es gibt eine Vielzahl von Beispielen, wie Unternehmen Business Intelligence in innovativer Weise nutzen. Sie müssen aber selbst entscheiden, wie BI zur Unterstützung Ihrer Unternehmensziele eingebunden werden soll. Nach der operationalen Definition von Business Intelligence müssen Sie festlegen, welche Geschäftsbereiche als Erstes davon profitieren sollen. Sollen mit Business Intelligence Änderungen der finanziellen Performance, im Personalbereich, in der Lieferkette oder beim Bestand ermittelt und prognostiziert werden? Sollen diese Bereiche übergreifend oder separat analysiert werden? Der Anwendungsbereich von Analysen im Unternehmen muss klar festgelegt sein, bevor Sie die nächsten Schritte einleiten. Wenn dieser Bereich definiert ist, müssen Sie entscheiden, was mit diesen Daten gemessen werden soll. Ermitteln Sie die Kennzahlen und Berichte, die für die Unternehmensführung oberste Priorität haben. Diese Berichte sollten die KPIs für die allgemeinen Unternehmensziele enthalten, um den geschäftlichen Erfolg zu messen. Dabei kann es sich um interne Kennzahlen im Vergleich zu Performance-Benchmarks der Vergangenheit, aber auch um externe Kennzahlen handeln. Welche KPIs geben an, ob Sie in Ihrer Branche erfolgreich sind? Die Wettbewerbsanalyse ist zu einem wesentlichen Bestandteil von Business Intelligence geworden. Mit BI haben Unternehmen die Möglichkeit, die Performance von Wettbewerbern, Marktänderungen und verändertes Kundenverhalten zu ermitteln. Dazu können Sie Fallstudien, Blogs, Artikel, Videos usw. von Konkurrenten analysieren. Wenn Sie den Anwendungsbereich Ihrer Business Intelligence definiert haben, werden Sie möglicherweise feststellen, dass für ein solches Projekt zur Implementierung von BI doch ein hoher Aufwand erforderlich ist. Nun müssen Sie die Mitarbeiter benennen, die Ihre Strategie umsetzen sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Tableau-Überwachung.

6. Dateninfrastruktur vorbereiten

Bei Business Intelligence muss für eine präzise Analyse eindeutig festgelegt werden, welche Datenquellen dafür verwendet werden sollen. Traditionell werden für BI-Plattformen Daten aus einem Data Warehouse importiert. Mit moderner BI können Sie Daten aus mehreren Quellen analysieren. Wir unterscheiden dabei zwei Arten von Daten: vertrauenswürdige und nicht vertrauenswürdige Daten. Vertrauenswürdige Daten sind in Datenbanken gespeichert oder lassen sich auf einfache Weise in Datenbanken importieren, z. B. Spreadsheet-Daten, CRM-Daten, Finanzdaten usw. Solche Daten waren eventuell bereits für frühere Business-Analytics verfügbar. Nicht vertrauenswürdige Daten sind z. B. Informationen von E-Mails, Gesprächen mit Kunden, Geschäftsvorgängen, Bildern, neuen Produkten, Fachzeitschriften usw. Mit moderner BI können nicht vertrauenswürdige Daten in eine kontrollierte und sichere Umgebung für die Analyse übertragen werden. Das BI-Team muss, bevor die BI-Plattform bereitstellt wird, Verantwortliche und Informationsnutzer befragen, um festzustellen, welche Datenquellen sie für die Analyse benötigen. Weitere Informationen finden Sie unter Tableau-Anwendungsfälle und -Datenquellen.

7. Business Intelligence-Roadmap entwickeln

Das BI-Team sollte eine Roadmap für die Implementierung Ihrer Strategie entwickeln. Im Folgenden sind einige wichtige Punkte für das Erstellen einer BI-Roadmap aufgeführt:

1. Nachverfolgen von Meilensteinen und Abhängigkeiten, z. B. wann Ihr Data Warehouse verfügbar sein wird
2. Berücksichtigung zukünftiger Entwicklungen und Anpassung der Roadmap bei Bedarf
3. Proaktives statt reaktives Handeln

Legen Sie fest, wann Ihre Plattform anwendungsfertig sein soll und wann Ihr Data Warehouse für Ihre BI-Initiative zur Verfügung steht. Sorgen Sie dafür, dass Ihre BI-Roadmap bei Bedarf angepasst wird. Business Intelligence hat den größten Effekt, wenn sie proaktiv genutzt wird. Wenn Ihre BI-Strategie auf das Erstellen angeforderter Ad-hoc-Berichte ausgerichtet ist, wird ihr Potenzial nicht vollständig ausgeschöpft. Geben Sie in Ihrer Roadmap neue Ereignisse an, z. B. neue Geschäftsabschlüsse, neue Initiativen, Änderungen im Markt oder im Kundenverhalten.

Effektive Implementierung der BI-Strategie

Die Implementierung der BI-Softwareplattform ist ein Projekt im Rahmen der allgemeinen Strategie. Ihrer IT-Abteilung kommt in dieser Hinsicht eine wichtige Rolle zu, in der sie eventuell auch eigene Ideen für die Bereitstellung des BI-Tools einbringt. Allerdings sollte die regelmäßige Kommunikation der IT mit dem BI-Team über den Fortschritt sichergestellt werden. Das geschieht am besten mithilfe eines agilen oder herkömmlichen Projektmanagementplans mit integrierter Feedbackschleife. Vor der Bereitstellung sollte auch eine Reporting-Struktur für das BI-Team festgelegt werden. Wo ist das BI-Team im umfassenden Organigramm des Unternehmens angesiedelt? Legen Sie fest, an wen das BI-Team berichtet und in welcher Form dies geschehen soll. Und schließlich müssen gemeinsam mit der IT-Abteilung den BI-Verantwortlichen Sicherheitsberechtigungen zugewiesen werden. Die Verantwortlichen sollen auf Daten zugreifen und sie nutzen können, während die Daten gleichzeitig sicher sein müssen. Schlüsseln Sie die Implementierung in Phasen mit einer definierten Feedbackschleife im Plan auf. Schaffen Sie für Verantwortliche, BI-Team und IT Möglichkeiten zu wechselseitigem Feedback im Rahmen des Projekts. Prüfen Sie Ihre Strategie im Detail und erweitern Sie diese. Erläuterungen zu den aufgeführten Schritten finden Sie unter Analytics-Strategie.