Cómo desarrollar una estrategia exitosa de inteligencia de negocios (BI)

Pasos para crear una estrategia de BI

Tu estrategia de BI primero debe alinearse con tus objetivos y la visión de la empresa. Con la inteligencia de negocios, los datos pueden impulsar la transformación en tu organización. Esta iniciativa pondrá datos confiables y relevantes en manos de los empleados para que puedan tomar decisiones informadas a diario. Puedes comenzar esta transformación ahora con la ayuda de nuestro Blueprint (modelo).

1. Elige un patrocinador

Preferentemente, deberías elegir a un líder ejecutivo para que patrocine el proyecto y logre la aceptación de otros empleados de alto nivel. Antes de comenzar, necesitas la participación de todos y que la visión de BI esté en línea con la empresa. Las organizaciones que valoran los datos en cada departamento designan a un director de datos para patrocinar la iniciativa de BI. El CDO u otro patrocinador ejecutivo debe tener en cuenta el soporte y la capacitación necesarios para la implementación, y cómo escalar esta plataforma en toda la empresa. Mantén al patrocinador al tanto de tu progreso. Cuando hayas lanzado tu plataforma de BI y esté funcionando como se espera, genera algunos informes valiosos y visibles para compartir con él. Demuéstrale al patrocinador (y por consiguiente, a la empresa) que tu estrategia está funcionando. Para obtener más información, consulta Roles y responsabilidades del patrocinador ejecutivo en el Blueprint de Tableau.

2. Elige tu plataforma de BI

Una herramienta de software de BI puede hacer mucho, pero no representa toda la estrategia. Ahora que has elegido a un patrocinador para esta iniciativa, puedes evaluar las plataformas de BI para encontrar una buena opción para tu plan. Muchas plataformas comparten funcionalidades comunes, y debes clasificarlas en escala de importancia según las siguientes características:

1. Acceso a datos y visualización de contenido relevante
2. Interactividad con datos dentro de una interfaz visual
3. Capacidad para profundizar en los datos y descubrir nuevos conocimientos por tu cuenta
4. Promoción de descubrimientos de nuevos conocimientos en un entorno gobernado con un enfoque ascendente
5. Colaboración con otras personas en el análisis de datos y uso compartido de análisis visualizados

Para obtener más información, consulta Evaluación de una plataforma de BI moderna. Una vez que hayas decidido quién será tu patrocinador de BI y qué plataforma usarás para el análisis, el siguiente paso es identificar las partes interesadas clave y lograr su participación.

3. Identifica a las partes interesadas clave y logra su participación

La inteligencia de negocios puede incluir software, pero eso no significa que sea solo un proyecto de TI. La BI también requiere datos financieros, pero eso no significa que sea solo una preocupación del departamento de finanzas. Debes tener un representante de cada equipo afectado por tu plan de BI. Hazlos partícipes desde el principio y entrevístalos. Pregúntales cómo usan los datos en su trabajo y qué funciona y qué no funciona para ellos. Utiliza esos conocimientos para adaptar el alcance de tu BI. Para obtener más información, consulta Roles de los consumidores de contenido de Tableau en el Blueprint de Tableau.

4. Forma tu equipo de BI

Tu equipo de BI será responsable de implementar la estrategia. Puedes contratar gente nueva o, si tu organización es pequeña, hacer que las personas cumplan varias funciones. Las plataformas de BI garantizan que los informes y los dashboards sean accesibles y fáciles de comprender para quienes no son analistas (esto se conoce como inteligencia de negocios de autoservicio). Sin embargo, para que la plataforma funcione correctamente, necesitarás que este equipo multifuncional implemente el plan de BI. Estas son algunas de las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto de BI:

• Un propietario del servicio de TI o un director de análisis que administre la plataforma de software.
• Un arquitecto empresarial que integre la plataforma con la arquitectura de datos existente.
• Un administrador del sitio que organice el contenido y cree grupos de usuarios y permisos.
• Un administrador de datos que ponga los datos en contexto y documente procesos y procedimientos para usar la plataforma.

Pero estas no son todas las personas involucradas en el proyecto. También necesitarás un comité directivo y un patrocinador ejecutivo que garanticen que se cumplan los plazos del proyecto. Para obtener más información, consulta Roles y responsabilidades del equipo del proyecto de Tableau en el Blueprint de Tableau.

5. Define el alcance de la BI

Antes de implementar el software de inteligencia de negocios, debes decidir qué entiende tu organización por inteligencia de negocios. BI significa usar datos para tomar decisiones de negocios. Pero debes determinar cómo funcionará eso en las operaciones diarias de tu empresa y qué departamentos utilizarán la BI. Por ejemplo, Coca-Cola creó dashboards personalizados para especialistas en atención al cliente. Chipotle creó una vista unificada de las ubicaciones de sus restaurantes para comparar el rendimiento entre ellos. HelloFresh creó informes automatizados con los resultados de campañas y ahorró cientos de horas de tiempo de análisis. Hay muchos ejemplos de empresas que utilizan la inteligencia de negocios de forma innovadora. Decide cómo quieres integrar la BI para respaldar los objetivos de tu empresa. Después de tener la definición operativa de la inteligencia de negocios, debes decidir qué divisiones de tu empresa incluir primero. ¿Quieres utilizar la inteligencia de negocios para comprender y predecir el rendimiento financiero, los recursos humanos, la cadena de suministro o los cambios de inventario? ¿Analizarás una combinación de estos puntos o algo completamente diferente? El alcance del análisis dentro del negocio debe estar claro antes de avanzar con los siguientes pasos. Una vez que el alcance del análisis está claro, debes elegir qué quieres medir dentro de esos datos. Identifica qué métricas e informes serían de máxima prioridad para los líderes de tu empresa. Estos informes deben incluir tus indicadores clave de rendimiento (KPI), los cuales deben estar unificados con los objetivos generales de la empresa para medir el éxito. Pueden ser métricas internas comparadas con valores de referencia de rendimiento anteriores, como también métricas externas. ¿Qué KPI indican el éxito en tu sector? El análisis competitivo se está convirtiendo en una parte fundamental de la inteligencia de negocios. Las herramientas de BI permiten a las organizaciones supervisar el rendimiento de los competidores y los cambios en el mercado y en el comportamiento de los clientes. Puedes hacer esto al analizar los estudios de casos, blogs, artículos, videos, etc. de la competencia. Después de definir el alcance de tu inteligencia de negocios, probablemente te darás cuenta del tamaño que tendrá el proyecto de implementar business intelligence. Ahora debes identificar los recursos humanos para implementar la estrategia. Para obtener más información, consulta Supervisión de Tableau en el Blueprint de Tableau.

6. Prepara tu infraestructura de datos

La inteligencia de negocios debe tener fuentes de datos claras para realizar un análisis preciso. Tradicionalmente, las plataformas de BI importan datos desde un almacén. Con la BI moderna, puedes analizar datos de múltiples fuentes. Existen dos tipos de datos: confiables y no confiables. Los datos confiables se almacenan en bases de datos o se importan fácilmente a bases de datos como hojas de cálculo, datos de la administración de relaciones con los clientes (CRM), datos financieros, etc. Estos son los datos que probablemente hayas utilizado en análisis comerciales anteriores. Los datos que no son confiables son información como correos electrónicos, conversaciones con clientes, procesos comerciales, imágenes, noticias, publicaciones comerciales, etc. Con la BI moderna, puedes llevar datos que no son de confianza a un entorno gobernado y seguro para analizarlos. El equipo de BI debe encuestar a las partes interesadas y a los consumidores de la información para ver qué fuentes de datos necesitarán para el análisis antes de implementar la plataforma de BI. Para obtener más información, consulta Casos de uso y fuentes de datos de Tableau en el Blueprint de Tableau.

7. Desarrolla un mapa de ruta de inteligencia de negocios

El equipo de BI debe desarrollar un mapa de ruta para la implementación de tu estrategia. Estas son las cosas que debes tener en cuenta al crear un mapa de ruta de BI:

1. Realiza un seguimiento de los hitos y las dependencias, como cuándo estará listo tu almacén de datos.
2. Debes estar atento al futuro y adaptar tu mapa de ruta cuando sea necesario.
3. Sé proactivo, no reactivo.

Decide cuándo se lanzará tu plataforma y cuándo estará listo el almacén de datos para tu iniciativa de BI. Debes estar preparado para adaptar tu mapa de ruta de BI cuando sea necesario. La inteligencia de negocios es beneficiosa cuando es proactiva. Si esta se centra en reaccionar a las solicitudes de informes ad hoc, no utilizarás la inteligencia de negocios en todo su potencial. Marca en el mapa de ruta cuando sucedan nuevos eventos, como nuevos negocios, nuevas iniciativas o cambios en el mercado o en el comportamiento de los clientes.

Implementación efectiva de la estrategia de BI

La implementación de la plataforma de software de BI será un proyecto dentro de la estrategia general. Tu departamento de TI estará muy involucrado en este aspecto y puede tener sus propias ideas para la implementación de la herramienta de BI. Sin embargo, a menudo debe comunicarse con el equipo de BI para informar su progreso y tener un plan de administración de proyectos ágil o tradicional, que incorpore un ciclo de comentarios. Antes de la implementación, debes establecer la estructura de informes para el equipo de BI. ¿Dónde se encuentran en el organigrama general? Decide a quién debe informar el equipo de BI y cuál es el formato de estos informes. Por último, trabaja con TI para decidir los permisos de seguridad de las partes interesadas de la BI. Lo esperable es que las partes interesadas puedan acceder a los datos y trabajar con ellos, pero también debes garantizar que los datos estén protegidos. Divide tu implementación en fases con un circuito de comentarios integrado en el plan. Permite que las partes interesadas y los equipos de BI y TI hagan comentarios mientras avanza el proyecto. Conoce más detalles de la estrategia y revisa estos pasos de la estrategia de análisis del Blueprint de Tableau.