Cómo mejorar los tiempos de carga de los dashboards con personas y procesos

Cuando te encuentras con que el dashboard carga muy lento, es natural que pegues un grito al cielo, que culpes a la plataforma de análisis, que culpes al administrador del servidor que configuró el entorno y que culpes incluso a tu querido equipo de cuenta. Si bien esta es una reacción natural, es fundamental que reconozcas que la causa típica de los dashboards lentos no son los sistemas ni los equipos de soporte, sino más bien las malas elecciones de diseños de dashboard. Debido a que estas elecciones poco eficientes van creciendo exponencialmente en los cientos de dashboards de tu servidor, tu hardware de implementación de Tableau se satura. Por consiguiente, se reduce el rendimiento para todos, lo que resulta frustrante para los usuarios existentes, desalienta a los usuarios nuevos y deja a los propietarios de la plataforma sin saber qué medidas tomar.

En este blog, te proporcionamos el marco para que articules los KPI de rendimiento de los dashboards, propongas las personas y los procesos necesarios para impulsar mejoras e incorpores un sistema de reglas para mantener la calidad de ahora en más. 

Si necesitas ir un paso más allá de este marco, siempre puedes acudir a nuestra guía completa sobre cómo escalar el uso de datos y análisis en toda tu organización con Tableau Blueprint.

Marco de rendimiento

Dividimos el plan en cuatro pasos:

1. Supervisión del rendimiento
2. Optimización del contenido
3. Formación de la comunidad
4. Implementación de reglas de gobernanza

Paso 1: Supervisión del rendimiento

Tómate un minuto para reflexionar. ¿Conoces la respuesta a las siguientes preguntas?

• ¿Cuál es el tiempo de carga promedio de mis dashboards? 
• ¿Qué se define como “lento” en mi organización?
• ¿Qué porcentaje de nuestros dashboards de administración o para el cliente son “lentos”?

Si no conoces las respuestas, tendrás problemas para alinear a las partes interesadas en torno a hechos basados en datos, y la percepción con respecto al rendimiento se basará exclusivamente en las opiniones anecdóticas de aquellos que más cobran y más se quejan. La alineación es clave para mejorar el rendimiento de forma sistemática, por lo que el primer paso es supervisar y publicar los KPI de rendimiento. 

Comienza con el tiempo de carga promedio del dashboard. La interpretación avanzada de esta métrica establecerá el patrón oro del rendimiento, identificará una lista de vistas que requieren atención y servirá como valor de referencia para futuras mejoras. 

Nuestro acelerador de tiempos de carga del dashboard, que aparece a continuación, obtiene información del repositorio de PostgreSQL de Tableau para analizar rápidamente los tiempos de carga en un servidor simulado. Veamos lo simple que es conocer los tiempos de carga del dashboard promedio en todo el servidor (parte superior izquierda), dividido por sitios (parte superior central) y por propietarios, libros de trabajo y elementos (parte inferior central). Esta comprensión compartida sobre el rendimiento alineará a los diferentes grupos para tomar decisiones sobre la base de los mismos puntos de datos tangibles. 

Con los parámetros “Umbrales de contenido”, puedes filtrar todos los elementos que tardan más de 15 segundos en cargarse y tienen más de 50 solicitudes. Con dos entradas, se redujo la agrupación total de 2938 dashboards a una lista de los 15 que necesitan mayor atención. Esta lista te prepara para el siguiente paso, la optimización del contenido.

Si no tienes estas funciones de supervisión, no te preocupes. Hemos publicado el acelerador de tiempos de carga del dashboard en nuestro Tableau Exchange como un recurso gratuito y accesible para ponerte en marcha. Si tienes una implementación de Tableau Cloud, visita nuestro acelerador de  tiempos de carga del dashboard de Tableau Cloud . 

Paso 2: Optimización del contenido

Por medio de la supervisión, lograste identificar qué dashboards necesitan atención. ¿Y ahora qué? Alguien que tenga conocimiento sobre las prácticas recomendadas de rendimiento deberá ir y efectivamente optimizar los dashboards. Este paso consiste en definir el enfoque de la organización. El punto de partida depende de cómo respondas las siguientes preguntas:

          ¿Actualmente cuentas con expertos internos que puedan diagnosticar y optimizar los dashboards que sean lentos?

          ¿Estos expertos están capacitados para brindar ayuda a los colegas que lo necesiten? 

Si la respuesta a estas dos preguntas es “sí”, este paso consistirá en conectar a los expertos con los dashboards problemáticos. Si la respuesta a alguna de las dos preguntas es “no”, el paso supondrá trabajar para optimizar el contenido internamente. Debes comenzar por contratar servicios profesionales o a un socio de confianza para optimizar tu lista de dashboards lentos, uno por uno, y compartir la información obtenida con los equipos centrales. Si tu presupuesto es acotado, puedes capacitar a los equipos centrales en los conceptos que se describen en el documento técnico Diseño de libros de trabajo eficientes.  A medida que tu equipo centralizado vaya avanzando, podrán asumir más responsabilidad sobre el rendimiento y aplicar ese conocimiento al próximo paso: la formación de la comunidad. 

Paso 3: Formación de la comunidad

Tus equipos centrales ahora conocen los errores de rendimiento comunes. Es momento de darles un nuevo propósito a estas clases y garantizar que tus usuarios tengan el conocimiento y las herramientas para resolver por sí solos sus problemas de rendimiento. 

Comienza por difundir las prácticas recomendadas en los actuales encuentros de la comunidad de análisis, como reuniones de grupos de usuarios, academias de análisis y competencias. Las historias de éxito compartidas en estos encuentros harán correr la voz de que los usuarios tienen control sobre el rendimiento de sus dashboards. 

A continuación, dota a los usuarios de las herramientas necesarias para diagnosticar y mejorar sus libros de trabajo. Nuestro acelerador de auditor de diseños, que se encuentra a continuación, combina la API de metadatos de Tableau con el script de Python personalizado para ayudar a los usuarios a identificar los dashboards problemáticos y realizar las mejoras sugeridas.

Consulta la sección “Elementos” del acelerador y verás que el elemento 980 es el dashboard más lento (carga promedio de 105 segundos). En este punto, el usuario sabe que el dashboard es lento, pero no sabe por qué ni cómo mejorarlo. Afortunadamente, el script de Python trabajó en segundo plano para nivelar los dashboards junto con 12 variables de rendimiento a fin de brindar ayuda. Haz clic en la barra para revelar una lista de prácticas recomendadas que deberá priorizar el usuario y sitúa el mouse por encima para ver de qué manera esos niveles se relacionan con los umbrales recomendados. Ahora, el usuario es verdaderamente capaz de impulsar mejoras por sí solo. 

El acelerador de auditor de diseños   es un recurso ideal para supervisar y administrar las prácticas recomendadas de rendimiento en el servidor. Sin embargo, si la organización no está interesada en un enfoque centralizado, los usuarios pueden seguir accediendo a las mejoras de diseño sugeridas directamente en Tableau Desktop por medio de la función lanzada en 2022.1, Optimizador de libros de trabajo.

La difusión y concientización de estas herramientas les dará el poder a los usuarios de controlar el rendimiento de sus dashboards y permitirá que asuman la responsabilidad de las reglas del próximo paso.

Paso 4: Implementación de reglas de gobernanza

Ahora que los usuarios tienen las herramientas y el conocimiento adecuados, puedes comenzar haciendo que se responsabilicen de sus umbrales de rendimiento. Comienza por definir qué reglas funcionan para tu organización.

Un ejemplo podría ser:

• ≥ 35 segundos de tiempo de carga - Necesita mejora:
  Acción: El contenido se retira del entorno de producción y se traslada a una zona de pruebas hasta que el rendimiento alcance los umbrales aceptables.
• ≥ 10 segundos de tiempo de carga - Considerar revisión:
  Acción: El contenido permanece en producción, pero debe pasar por el proceso de mejora de rendimiento definido en el Paso 2: Optimización del contenido
• < 10 segundos de tiempo de carga - Excelente:
  Acción: ¡Felicitaciones! Estás en la producción.

Considera los tiempos de carga estándar del servidor antes de adoptar los umbrales anteriores. Los umbrales deben ser lo suficientemente desafiantes como para impulsar a los usuarios a mejorar, pero no tan desafiantes como para desmotivarlos y que no lo intenten. 

Una vez que se definan las reglas, deberás hacer que se cumplan. Usa las alertas basadas en datos para identificar el momento en que los dashboards entran en incumplimiento y usa la herramienta de migración de contenido para trasladar el contenido, sin problemas, entre los entornos, según lo requiera el rendimiento. 

A medida que las capacidades de gobernanza de la implementación maduren, podrás observar subconjuntos de estas reglas que giran en torno a diferentes audiencias. La división de 35 segundos/10 segundos/10 segundos funciona para los casos de uso internos, pero es posible que se necesiten pautas más estrictas para los sistemas de administración o de uso de los clientes. Por el contrario, puedes ser más flexible con el contenido de tu zona de pruebas. 

Estas reglas se deben comunicar a los usuarios desde el inicio y generalmente como parte de sus responsabilidades, con el mensaje de que el contenido sobre rendimiento ya no es una opción, sino un requisito obligatorio. 

Marco para dashboards de alto rendimiento 

El dicho “si no puedes supervisarlo, no puedes administrarlo” no podría ser más cierto con respecto a la velocidad de los dashboards. El empleo de este marco generará concientización sobre el rendimiento del dashboard, instalará estructuras de soporte para ayudar a los usuarios con las mejoras, permitirá el uso comunitario para que todos puedan participar y establecerá reglas para mantener la responsabilidad en el futuro. Solo entonces tendrás una base de usuarios altamente responsables y bien informados que verán los tiempos de carga del dashboard como un desafío tangible a superar y no como un antagonista misterioso.

Y recuerda: si quieres ir más allá de este marco para escalar totalmente el uso de los datos y análisis en tu organización, consulta Tableau Blueprint.