Lecciones aprendidas sobre la escalabilidad de Tableau en una empresa

Esta publicación de blog de invitado es de Paul Banoub, director de análisis como servicio de UBS en Londres. Paul realizó una implementación global de Tableau desde cero. En el proceso, ayudó a los usuarios de toda la empresa y al equipo de TI a sacar el máximo partido del análisis visual. Encontrará más consejos de Paul sobre implementaciones empresariales en vizninja.com y en Twitter @paulbanoub.

Mi relación con Tableau ya tiene unos cinco años. Primero, era un usuario entusiasta. Luego, fui administrador de sitio. Más tarde, en la organización donde trabajo actualmente, me pidieron que me hiciera cargo de una implementación de Tableau desde cero. Tendría total responsabilidad sobre todos los aspectos del servicio. Fue una excelente oportunidad para mí.

Tendría control sobre todos los aspectos de mi implementación de Tableau. Podría dar forma a todo, desde el hardware y la infraestructura hasta la configuración de la aplicación y el modelo de servicio. De esta forma, aproveché al máximo mis habilidades en la administración del servicio de TI. Al mismo tiempo, tuve la posibilidad de poner una excelente aplicación a disposición de miles de usuarios.

Esa es la palabra clave: miles. De hecho, decenas de miles. Tableau estaría disponible para los 80 000 usuarios de la empresa. Una plataforma de análisis verdaderamente global.

La tarea conllevaba numerosos desafíos. El principal era la escalabilidad. Escalabilidad significa la capacidad de un sistema, una red o un proceso de manejar una cantidad cada vez mayor de trabajo, o su potencial de ampliación para adaptarse a ese crecimiento. En otras palabras, una aplicación puede ser excelente, ¿pero seguirá siéndolo cuando toda la organización quiera utilizarla? ¿La aplicación y la empresa estarán a la altura de las circunstancias?

Este tema es tan amplio que resulta difícil resumirlo en una breve publicación de blog. Pero en función de mis casi 20 años de experiencia en la administración de servicios de TI para organizaciones financieras, clasificaré las conclusiones en las siguientes categorías.

En realidad, es posible que esta decisión ya esté tomada en su caso. Muchas empresas disponen de una estrategia de servidor virtual, por lo que obtener servidores físicos requiere una gran justificación. Estoy a favor de la infraestructura virtual. Son fáciles de implementar y administrar. Además, ofrecen numerosas ventajas con respecto a los servidores físicos. La facilidad de administración es un factor clave a medida que el entorno crece, ya que se hace necesario implementar los servidores rápidamente.

A continuación, se debe elegir el sistema operativo. Elegimos los servidores de Windows. Pero ahora Tableau Server también es compatible con Linux, lo cual resulta sumamente atractivo para empresas más grandes. Personalmente, creo que Linux es más confiable que Windows. Asimismo, brinda mayor seguridad y mejores tiempos de actividad. Muchas empresas tienen una estrategia definida en esta área. Si se alinea con ella, descubrirá que el proceso es más sencillo a medida que crecen los requisitos de su infraestructura.

Escalar Tableau Server es bastante simple. Lo más probable es que el gasto inicial sea limitado y vaya aumentando a medida que se dé más uso a la plataforma. La mayoría de las organizaciones comienzan con un único nodo de 8 núcleos antes de escalar la implementación. En algunos casos, empiezan con 16 núcleos y más memoria RAM y, luego, van escalando horizontalmente con la incorporación de un segundo y un tercer nodo. Revise las prácticas recomendadas de Tableau para implementaciones de servidores, como aislar los procesos en segundo plano en un nodo dedicado. También hay que considerar el nuevo modelo de licencias.

A fin de evitar problemas en el futuro, aconsejo invertir en un entorno para pruebas y en un entorno de respaldo idéntico en caso de que se produzca un error.

Tableau también ofrece un conjunto de herramientas de supervisión y administración. Puede utilizarlas para evaluar el rendimiento, la capacidad y la experiencia de usuario a medida que el entorno va creciendo. No se pierda los beneficios que aportan herramientas como TabJolt o TabMon, además de otras aplicaciones como Scout, Logshark, etc. Son todas gratuitas y sumamente útiles.

Además, a todos nos encantan las actualizaciones, ¿verdad? Bueno, no siempre. A medida que Tableau incorpora más funcionalidades a la aplicación, las exigencias de la infraestructura aumentan. Las funcionalidades como control de versiones, suscripciones para otros usuarios, alertas basadas en datos y Hyper generan cada vez más preguntas para los servidores. Asegúrese de haber revisado el documento de escalabilidad de la versión que se incluye en cada lanzamiento, a fin de comprender los incrementos en las exigencias de hardware.

Por otro lado, está la nube. Es posible que su organización ya utilice el servicio en la nube o esté camino a ello. Por eso, es importante que conozca las excelentes funcionalidades de Tableau en esa área. Estas incluyen la oferta de software como servicio, Tableau Online, un entorno excelente que se adapta a medida que aumenta la demanda.

Introspección con Logshark

Introspección con Tabmon

La forma de interactuar con Tableau de los usuarios tendrá un gran impacto en los desafíos que plantee la escalabilidad. En mi organización, optamos totalmente por el autoservicio. Todos los usuarios tienen la flexibilidad de crear contenido y publicarlo en el servidor como deseen. Algunas organizaciones cuentan con equipos de soporte que actúan como controles de producción. Esta modalidad tiene algunas ventajas. Sin embargo, con un autoservicio completo, el equipo no se verá atascado en un cuello de botella. Esto se observa especialmente a medida que crece la base de usuarios. Solo asegúrese de implementar una forma de autoservicio que permita una gobernanza sólida.

Tableau tiene mucho para ofrecer. Si desea convertirse en un verdadero centro de excelencia, necesitará un buen administrador de servidor, un especialista en Tableau Desktop y usuarios con capacidades para el análisis visual. Asimismo, deberán contar con la pasión y el deseo de ayudar a los usuarios a sacar el máximo partido de la plataforma. Una vez que encuentre a las personas adecuadas, debe ubicarlas en el lugar correcto. Si tiene usuarios globales, trate de cubrir tantas zonas horarias como sea posible. Intente determinar cuántos usuarios necesita por persona de soporte y asegúrese de que los directivos sénior puedan prever esta demanda. Necesitará justificar la incorporación de nuevas personas.

Otra tarea esencial de soporte es la automatización. Si descubre un proceso o una tarea que el equipo repite una y otra vez, automatícela.

A medida que el servicio crece, tiene derecho a esperar más de Tableau. Asegúrese de recibir ayuda con la habilitación de usuarios y capacitaciones. También es importante que los tickets de incidencias de soporte se resuelvan con eficiencia. Si desea un nivel adicional de asistencia, puede optar por la Oferta de soporte premium de Tableau, o incluso servicios de consultoría ocasionales. No tenga miedo de pedir más. Descubrirá que el equipo de Tableau está más que dispuesto a ayudarlo y puede generar mucho valor en esta área.

Al comienzo, resulta esencial contar con un centro comunitario. Es aconsejable que acceda a una buena plataforma social de empresas, como Jive, Workplace (de Facebook) o Convo. Ponga a disposición toda la documentación para novatos desde el comienzo. De esta forma, evitará que los usuarios formulen constantemente preguntas básicas al equipo. Comparta la documentación sobre prácticas recomendadas y las reglas para usar Tableau en su organización. También es importante asegurarse de que los usuarios entiendan en qué consiste realmente Tableau.

En lo que respecta a la capacitación, asegúrese de que la vasta cantidad de materiales públicos de autoaprendizaje esté disponible para los usuarios desde el primer día. Cuando el servicio comience a crecer, puede implementar un programa de capacitación oficial. Luego, compleméntelo con sesiones internas de ayuda sobre Tableau entre colegas. Una práctica efectiva es la celebración de un programa de campeones de Tableau interno. Los usuarios son el principal activo, y los más comprometidos pueden brindar asistencia a los otros.

Otra posible alternativa es implementar una guía de aprendizaje o “manual de estrategia” oficial que acompañe a los usuarios en un recorrido desde los aspectos más básicos hasta un análisis de datos avanzado. Después de todo, las habilidades de los usuarios también deben escalarse.

Ejemplo de manual de estrategia de Tableau (cortesía de VizChic)

A medida que el servicio crece, también lo hacen los costos. Al poco tiempo, los costos de licencias y mantenimiento comenzarán a notarse. Ese hecho llamará la atención de varias personas relacionadas con las finanzas dentro de la empresa. También atraerá a la competencia, que aprovechará para investigar e intentar venderles sus propios productos. He visto esta situación en numerosas ocasiones. Por eso, asegúrese de llevar un registro de todos los gastos en que incurra la empresa por el servicio, desde hardware y software hasta personas y procesos. Cree un registro y visualícelo, de manera que pueda presentar la información si se la solicitan.

Asegúrese de comparar elementos equivalentes. Tableau le brinda todas las funcionalidades por el costo de la licencia, mientras que otras herramientas no lo hacen. Si bien otros productos pueden parecer más económicos, probablemente no lo sean. Realice un desglose detallado del costo en comparación con las herramientas de la competencia. Le garantizo que lo va a necesitar.

Asimismo, a medida que crece, asegúrese de recuperar los costos con modelos de contracargos, eliminar la infraestructura no utilizada y confirmar que las licencias adquiridas estén en uso mediante una nueva solicitud.

Y no olvide que Tableau genera valor para la organización. Capture los beneficios de negocios. Para ello, documente los casos de uso y demuestre los retornos financieros que obtienen los usuarios.

Hemos analizado de manera muy superficial la forma de escalar el entorno de Tableau. Como siempre, estaré encantado de hablar sobre el tema con más detalle. Solo comuníquese conmigo.

Si se lo perdió, encontrará más información sobre cómo evaluar, implementar, administrar y escalar Tableau en la serie de seminarios web a pedido Adopción de la evolución de la BI moderna.