Implementación del análisis moderno en un entorno tradicional

La publicación de hoy es de David Pires, consultor sénior y líder de equipo de InterWorks. David es embajador de Tableau y fue el primer ganador de IronViz en Europa. Comenzó a usar Tableau en 2015. Se incorporó a InterWorks en 2017 para ayudar a las organizaciones a llevar a cabo sus implementaciones de Tableau. Para comunicarse con él, haga clic aquí.

“No se pueden enseñarle nuevos trucos a un perro viejo. Las personas que se acostumbraron a hacer las cosas de determinada manera no abandonan sus hábitos”.

De allí surge el dicho, pero no estoy de acuerdo. La famosa teoría de Simon Sinek sostiene que el éxito no surge de hacer lo mismo una y otra vez ni de concentrarse en la competencia. Para tener éxito, es preciso centrarse en nuevas maneras de generar valor para el negocio y rechazar el statu quo.

La misión de Tableau siempre ha sido la misma desde su creación: “ayudar a las personas a ver y comprender sus datos”. El cambio fue que se convirtió de un producto pequeño en una plataforma capaz de integrarse con Linux, Windows, AWS y Azure, entre muchos otros. Los administradores disponen de todas estas opciones a la hora de implementar Tableau en sus organizaciones.

En mi experiencia, como cliente de Tableau y como consultor más adelante, la incorporación de Tableau es una experiencia del tipo “elige tu propia aventura”.

1. Desde cero, una estrategia dinámica
2. Sin prisa pero sin pausa
3. Un proyecto piloto seguido de una estrategia dinámica

Analicemos cada caso con más detenimiento. Supongamos que ya se llevó a cabo toda la investigación y se decidió implementar Tableau para las tareas de análisis e inteligencia de negocios de la organización.

Alcance

Este tipo de estrategia resulta más exitosa cuando se traslada lo menos posible la forma tradicional de trabajo a la nueva plataforma o cuando la organización está abierta a aceptar un cambio en la forma de realizar los análisis No veremos muchas solicitudes de informes antiguos en la nueva plataforma. En cambio, las organizaciones aprovecharán esta oportunidad para revisar y modificar la manera en que utilizan el análisis.

También es una buena oportunidad para que las empresas realicen la transición a la nube. Asimismo, pueden aprovechar la flexibilidad de plataformas como AWS o bases de datos basadas en la nube, como Snowflake, que se pagan según el uso y permiten acelerar considerablemente los tiempos de trabajo.

Otro aspecto fundamental de este enfoque es que casi no requiere migración. Se crea un servicio totalmente nuevo, que se puede modelar según las necesidades.

Tiempos

En una estrategia dinámica, los tiempos son rápidos. El proceso seguramente se producirá a un ritmo acelerado.

Tamaño

Las estrategias de este tipo funcionan mejor en empresas pequeñas y medianas. El motivo es que estas empresas tienden a ser más ágiles y se adaptan más rápido a los cambios. Aunque esto no significa que no se pueda implementar a nivel de una gran empresa, sí es verdad que la burocracia suele demorar un poco los procesos.

Recursos

Esta estrategia requerirá recursos totalmente dedicados. Según el tamaño de la organización, se necesitará lo siguiente:

• Administrador de servidor (administra la infraestructura)
• Creator de Tableau Desktop (suelen ser analistas que se ocupan de crear contenido para que otros puedan utilizarlo)
• Administrador de datos (un analista o miembro del equipo de TI familiarizado con la administración de datos, las prácticas de gobernanza y las formas en que los usuarios corporativos utilizan los datos)
• Recurso externo especializado (administrador de proyectos con experiencia en el uso de Tableau)

También es importante contar con la colaboración de todos los departamentos de la organización, en especial TI. Si se incluye al equipo de TI y el resto de la empresa en las conversaciones desde el comienzo, es posible planear una ejecución rápida, sin demoras en el aprovisionamiento de hardware.

La asociación con un recurso externo también es un factor esencial. Lo ideal es que sea alguien que ya haya atravesado este proceso y pueda ayudar a la empresa a superar los problemas más comunes.

Consideraciones

Los cambios en las organizaciones nunca son cortos como una carrera de 100 metros, pero tampoco queremos que se conviertan en una maratón. Defina objetivos realistas en colaboración con sus patrocinadores y el resto del equipo. ¿Por qué esto es importante? Es fundamental que los equipos directivos apoyen los objetivos establecidos en lugar de forzar el cumplimiento de plazos imposibles de lograr.

Alcance

Las organizaciones que eligen este tipo de cambio suelen clasificarse en dos grupos: aquellas que tienen limitaciones en el presupuesto y en las capacidades para invertir en numerosos recursos durante un período breve, o bien grandes organizaciones con mayor resistencia al cambio.

A la hora de realizar la migración, se deben considerar los sistemas que ya se utilizan y aprovecharlos al máximo. Hay un componente previo que se deberá tener en cuenta. En el caso de las organizaciones que trabajan con antiguas hojas de cálculo y quieren sacar el máximo partido de Tableau, también será necesario implementar una estrategia de datos. A menor escala, con Tableau Prep, es posible acelerar la migración de reglas de negocios desde Excel. Si el cambio fuera hacia una base de datos totalmente relacional, un administrador de datos tendría que hacerse cargo de la estrategia de datos. Esto podría implicar la creación de nuevas vistas o tablas, que sirvan de ayuda para los análisis realizados con Tableau.

Tiempos

No existe un número exacto. Sin embargo, muchas organizaciones de este grupo han implementado Tableau en toda la empresa en un período de entre 18 y 24 meses. Esto no necesariamente es negativo. A veces, con un plazo más extenso, la empresa puede manejar la adopción a un ritmo que le resulta más cómodo. El resultado son usuarios finales más satisfechos que sienten que reciben el soporte adecuado.

Tamaño

En mi experiencia, esta categoría comprende empresas de casi todos los tamaños. Los motivos pueden ser falta de recursos, resistencia al cambio o ambos.

Recursos

• Administrador de servidor
• Creator de Tableau Desktop (en las organizaciones más pequeñas, esta persona también puede desempeñar la función de administrador del servidor)
• Administrador de datos
• Equipo de apoyo (recursos de soporte, expertos que comparten las mejores prácticas, etc.)
• Administrador de proyectos

Consideraciones

En las grandes organizaciones con muchos procesos y reglas, la migración está principalmente a cargo del departamento de TI. En los entornos empresariales, son más habituales las implementaciones en las instalaciones físicas que en la nube. Lo ideal es que la plataforma de Tableau se integre con la mayoría de los sistemas utilizados. Por ejemplo, un inicio de sesión único con Active Directory o la suplantación mediante Kerberos. De cualquier forma, es importante asegurarse de que el equipo de TI asuma un rol de liderazgo activo desde el comienzo, y proporcione consejos valiosos destinados a ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.

Con respecto a los recursos, es aconsejable aumentar la cantidad de administradores de datos, desarrolladores de Tableau Desktop y funciones de apoyo, según el tamaño de la organización.

Alcance

Con este enfoque es con el que he visto mayores niveles de éxito y satisfacción. Las organizaciones suelen buscar un tipo de proyecto clave para usar como prueba de concepto, en general, con el patrocinio de una unidad de negocios y el soporte de TI. La mitad del desafío radica en identificar el proyecto correcto. Un enfoque exitoso consiste en generar valor rápidamente sin tener que mover demasiadas piezas. ¿Es posible aprovechar los datos existentes? ¿Se puede resolver una pregunta de negocios que ha rondado entre las partes interesadas durante un tiempo?
Una vez que se identifica el proyecto, se trabaja para lograr un resultado exitoso con un valor de proyecto mínimo (MVP). No habrá tiempo para evaluar todas las funcionalidades y dominar todos los aspectos. No obstante, se tratará de satisfacer la mayoría de los requisitos y, si es posible, superarlos.

El siguiente paso consiste en gritar a los cuatro vientos. Una vez que se ha identificado el proyecto piloto y trabajado en él con éxito, es hora de comunicarlo. Es importarte mostrarlo a los demás, compartir la información obtenida, y explicar por qué funcionó y qué se puede aprender en consecuencia. A partir de ese momento, la tarea consiste en asistir a las demás unidades de negocios y aprovechar el éxito alcanzado para ayudarlas a crecer.

Tiempos

Lo ideal es que el proyecto dure entre uno y tres meses, según el nivel de complejidad. Después de eso, es momento de extenderlo internamente con las lecciones aprendidas del proyecto piloto.

Tamaño

Esta estrategia se puede adaptar a cualquier organización. Quizás sea ese el motivo por el cual he encontrado más casos de éxito en estas situaciones.

Recursos

• Administrador de servidor
• Creator de Tableau Desktop
• Administrador de datos
• Recurso externo especializado (PM)
• PM interno
• Equipo de apoyo

Consideraciones

Se debe destinar tiempo para que el equipo pueda dedicarse al proyecto, en lugar de tratar de intercalarlo entre sus actividades diarias. Cuanto más tiempo se dedique a un MVP exitoso, más valioso será el aprendizaje obtenido.

Seguramente, enfrentará resistencia de algunos colegas, quienes afirmarán que su unidad de negocios es diferente. En este caso, es importante respaldar (con datos) los logros alcanzados. Es posible que haya eliminado la necesidad de utilizar un proceso manual o que haya ayudado a la empresa a ahorrar grandes cantidades de dinero mediante la respuesta a determinada pregunta.

A la hora de implementar Tableau en una organización, no hay una fórmula universal. Sin embargo, puede aprovechar las funcionalidades de la plataforma. La nube llegó para quedarse en la creación web de Tableau. Casi se iguala a Tableau Desktop. Esto puede facilitar el trabajo a muchos analistas de la organización.

Aproveche las experiencias que se comparten en la comunidad. Asista a las conferencias de Tableau, forme parte de grupos de usuarios y formule todas las preguntas que necesite. Hable con socios y embajadores. Le brindarán consejos valiosos.

A nivel interno, asegúrese de contar con el respaldo del equipo directivo sénior. No es suficiente con que proporcionen solo asistencia económica; los analistas necesitan dedicar tiempo a trabajar con Tableau e implementarlo. Trabaje en estrecha colaboración con el equipo de TI e inclúyalos desde el comienzo, a fin de evitar errores costosos. De hecho, las mejores implementaciones son las que ejecuta TI, cuando se implementa Tableau como un servicio para las organizaciones.

Sea cual sea la manera en la que elija implementar Tableau, celebre hackathons internos, Makeover Mondays o sesiones de grupos de usuarios para agregar algo de diversión. Podrá aprovechar los beneficios de contar con una comunidad interna conectada. Además, los usuarios podrán aprender unos de otros.

Acceda a esta serie de seminarios web de Tableau para obtener más información acerca de la transición de la inteligencia de negocios tradicional a Tableau. Encontrará datos sobre implementaciones y gobernanza, entre muchos otros. Responda este cuestionario y descubra qué implementación de Tableau sería la más adecuada para su organización.