5 razones para cambiar el enfoque de su estrategia de gobernanza

Originalmente publicado en CIO.com.

Por mucho tiempo, se creyó que la única forma de gobernar con éxito una implementación de inteligencia de negocios (BI) era a través de un proceso riguroso con controles estrictos y acceso restringido a los datos y a las soluciones de generación de informes. Las organizaciones creen que, si se dictan ciertas reglas y un pequeño grupo centralizado de profesionales de TI las hace cumplir, se mitigará el riesgo de mal uso.

Desafortunadamente, este rígido enfoque de gobernanza solo sirve para limitar a los usuarios corporativos, que son los que tienen el contexto de negocios necesario y se encuentran en la mejor posición para descubrir y traducir los datos en información y acción. Como resultado, emergen organizaciones con “TI indirecta” que realizan actividades de negocios imprescindibles sin información aprobada, con procesos no autorizados, con herramientas no verificadas y sin soporte de la organización. Esto expone a las organizaciones a un riesgo significativo. En particular, cuando se elude la supervisión de TI porque el enfoque de gobernanza es demasiado restrictivo, aumenta de forma significativa el peligro de tomar malas decisiones o de comprometer activos de datos sin querer. Pero hay una forma mejor de enfocar la gobernanza.

Los líderes de BI tienen una oportunidad de reflexionar sobre sus enfoques y relanzar iniciativas de gobernanza orientadas a incentivar y posibilitar un amplio uso de los datos que, al mismo tiempo, mitiguen el riesgo. Para muchas organizaciones, esta noción representa un cambio radical y probablemente sea vista como ilógica en relación con las prácticas de gobernanza existentes. Asimismo, requerirá cambios significativos en la idea que tiene TI sobre la gobernanza y en el modo en que habla de ella a las partes interesadas. Harvard Business Review publicó recientemente “What's Your Data Strategy?” (¿Cuál es su estrategia de datos?) donde planteó la idea de estrategias de datos “ofensivas” y “defensivas”. Esto significa abordar tanto los requisitos de seguridad de datos de TI como la necesidad del negocio de obtener valor de los datos. Como podrá ver a continuación, las plataformas de análisis modernas permiten cubrir ambos frentes: mantener sus datos seguros y utilizarlos en todo su potencial.

Las organizaciones que sean capaces de pasar de una cultura restrictiva a una cultura de autonomía podrán ver cinco beneficios fundamentales:

El valor de los datos de una organización solo puede ser aprovechado cuando sus integrantes pueden explorar, descubrir y analizar esos datos en busca de la información clave. Para alcanzar esta meta es necesario un modelo de gobernanza diseñado para facilitar una amplia adopción y un rápido progreso de los nuevos usuarios de forma segura y responsable.

El impacto es exponencialmente mayor cuando los usuarios corporativos, muchos de ellos con capacidades técnicas limitadas, pueden hacer y responder sus propias preguntas sobre datos que ellos conocen, entienden y en los que confían. Estos usuarios tienen el contexto de negocios necesario y la capacidad para convertir la información en acción. Tomemos el ejemplo de la empresa REI, cuyo analista Tim Letona está creando un modelo para entender mejor los costos de un proyecto y las tarjetas de registro de horario.

Esta transición requiere que los usuarios se vuelvan participantes activos en el proceso de gobernanza que rige las iniciativas de análisis de una organización. Cuando los usuarios están más capacitados y se sienten personalmente involucrados, la gobernanza deja de ser un tema del que ningún usuario corporativo quiere hablar para convertirse en algo de lo que todos se sienten responsables.

A medida que los usuarios adquieren más confianza en sus hallazgos tienden a compartir y colaborar con otros, lo que a su vez genera impulso y una mayor adopción. Esta nueva capacidad y la confianza son los factores esenciales para expandir la toma de decisiones basadas en los datos a toda la empresa. Aprenda a incentivar a las personas a convertirse en parte del proceso de descubrimiento y promueva en su organización una cultura de análisis de autoservicio.

Las organizaciones con “TI indirecta” son el resultado de políticas de gobernanza restrictivas e inflexibles, lo que puede desembocar en análisis inseguros y sin aprobación. Sin embargo, esta práctica deja de tener sentido en un modelo de gobernanza de BI basado en la autonomía que promueva el verdadero autoservicio.

Sin necesidad de “TI indirecta”, la ventaja más evidente para los usuarios es que pueden centrarse por completo en un entorno aprobado y de confianza que les dará el soporte necesario para su proceso de negocios, sin tener que sacrificar seguridad por agilidad.

Cuando el mandato de gobernanza de BI es restringir el acceso, los miembros del departamento de TI pierden cantidades desproporcionadas de su preciado tiempo en definir y hacer cumplir las reglas. Al adoptar una estrategia de gobernanza que alienta el uso abierto y que deposita la carga de regulación en los propios usuarios del entorno, el departamento de TI puede asumir un rol más estratégico al dar soporte a las iniciativas de BI.

Este cambio en la mentalidad facilita que TI pueda estar más cerca de los procesos de negocios a los que deben dar soporte. Con mayor disponibilidad, TI puede centrarse en la investigación, el desarrollo y las innovaciones, en revelar nuevas fuentes de datos y en desarrollar nuevas herramientas y técnicas que aumenten el valor de la BI para la organización. Descubra cómo Jeff Strauss, director de inteligencia de negocios y análisis, está siempre al tanto de las iniciativas de I+D de TI en Conversant Media.

Las organizaciones que adoptan un enfoque restrictivo de gobernanza tienen, a menudo, un falso sentido de seguridad en relación con el uso de los datos y del análisis. Si los usuarios y los grupos con “TI indirecta” utilizan datos seleccionados por TI para alimentar sus análisis y procesos posteriores sin la supervisión de dicho departamento, su nivel de seguridad y confianza se deteriorará drásticamente. Si los usuarios tienen fe en el proceso de gobernanza y confían en que las reglas reflejan las necesidades del negocio y la necesidad inherente de agilidad, es mucho más probable que sigan las reglas y eviten tomar estos riesgos innecesarios.

Como el foco de muchas organizaciones está puesto en la modernización de la inteligencia de negocios y la plataforma de análisis, es el momento adecuado para adoptar un modelo de gobernanza con un diseño que permita a los usuarios un autoservicio responsable y un análisis de máximo alcance e impacto.

Para aprovechar Tableau en el departamento de TI de su organización, consulte este material:

• Página de recursos: Los datos de TI. Aprenda cómo los analistas de TI usan Tableau para hacer seguimientos de tickets, controlar el uso y asignar recursos.
• Publicación del blog: Descubra por qué la comunidad de Tableau utiliza datos de TI para obtener información.
• Seminario web: Tableau on Tableau: IT (Tableau en Tableau: TI). Escuche al vicepresidente de operaciones técnicas de Tableau y averigüe por qué es necesario poner la tecnología adecuada en el centro de las operaciones empresariales.
• Publicación del blog: Información de ServiceNow presentada por Tableau.
• Informe: Cómo crear una cultura de análisis de autoservicio. El análisis de datos puede volverse parte del trabajo de todos en su empresa.
• Informe: 10 prácticas recomendadas para crear dashboards eficaces. ¿Sabe qué historia de análisis de TI quiere contar? Descubra cómo hacerlo de la mejor manera con estas prácticas recomendadas de análisis visual.