La experiencia de gobernanza de un embajador de Tableau

Hoy invitamos a Geoffrey Felix, embajador de Tableau y fundador del grupo de usuarios de Tableau en Paris, a escribir esta publicación de blog. Geoffrey es administrador en Saegus. Allí ofrece servicios de consultoría acerca de la visualización de datos. Puede ponerse en contacto con él a través de saegus.com.

Quiero compartir mi experiencia de adoptar una inteligencia de negocios moderna con Tableau. Tableau revolucionó el proceso de toma de decisiones y modificó la manera en la que las personas interactuaban con los datos. Además, transformó completamente la empresa desde el interior. No solo me refiero al entorno de TI, sino a toda la organización. Sin embargo, esto hizo evidente el desafío que representaba la gobernanza. Para sacar el mayor provecho del análisis moderno, en especial cuando se trata de transformar los datos en información, se debe evaluar la gobernanza de los datos y el contenido.

Al descubrir Tableau por primera vez, es imposible no quedar maravillado. Después de ver una demostración, todos quieren tratar de analizar sus propios datos. A partir de ese momento, comienza su experiencia con Tableau.

Siempre me pareció fascinante una demostración de Tableau con datos de muestra de Superstore (Supertienda). Era un análisis fluido y atractivo. Parecía irreal. Sin embargo, cuando las personas comienzan a usar sus propios archivos de datos, no resulta tan sencillo como parece. En primer lugar, se dan cuenta de que se necesitan datos limpios y confiables. En ocasiones, esta carga de trabajo puede ser abrumadora. Afortunadamente, gracias a Tableau Prep este proceso ahora es mucho más fácil. Lo que ocurre, en general, es que las personas usan sus herramientas de generación de informes para extraer los datos y recrear sus propios dashboards o llevar a cabo un análisis visual.

Volviendo a mi experiencia, para ese entonces, Tableau estaba presente en varias áreas de la empresa. Sin embargo, los usuarios estaban aislados, como suele suceder, y sin un proceso de gobernanza establecido.

Para avanzar al siguiente nivel, el departamento de TI debe estar presente y ofrecer soporte para sacar el máximo provecho de Tableau. Las empresas querrán integrar Tableau en sus sistemas de información. En lugar de acceder a extracciones de datos antiguas, los usuarios se pueden conectar directamente a las fuentes de datos y los datos sin procesar. Esto implica un desafío para la gobernanza. Es necesario equilibrar el nuevo acceso con un marco que conserve la integridad y la precisión de los contenidos en los que se usan los datos.

El marco de gobernanza de Tableau

A veces, gracias a los sistemas heredados simples o un buen diccionario de datos, es fácil trabajar con los datos sin procesar. Además, el equipo de TI puede crear fuentes de datos certificadas para Tableau en cuestión de días. Para ser honestos, el 80 % de las veces, los datos sin procesar son una pesadilla y, para la empresa, procesarlos no será tarea fácil. ¿Por qué? Es posible que no exista coherencia en los sistemas de información. Además, las herramientas de generación de informes antiguas eran las más inteligentes en esa época.

No se recomienda a las empresas que implementen el análisis moderno repentinamente. Es necesario entregar valor de manera rápida en un contexto competitivo y, para lograrlo, la gobernanza debe ser flexible e iterativa. Según el contexto de la empresa, una nueva organización puede surgir con un alcance definido para los procesos, las funciones y las responsabilidades de todas las personas involucradas en los proyectos relacionados con los datos.

En un proyecto reciente, enfrentamos algunos problemas. Un grupo de usuarios que usaba Tableau desde hace algunos meses, comenzó a cuestionar la integridad de los datos. Se estaban recreando los mismos cálculos en diferentes fuentes de datos. Todos argumentaban que se trataba “tan solo de un libro de trabajo local”, y nadie se hacía responsable de las discrepancias. Sin embargo, un día uno de los administradores de un departamento usó uno de estos libros de trabajo para negociar con un cliente y descubrió que el margen del producto era incorrecto. El cliente notó el error, y perdimos la oportunidad de cerrar un trato.

Desde ese día, aprendimos que las personas, y no las herramientas, son la clave. Además, descubrimos que la gobernanza no se podía poner en práctica así como así. Debíamos crear un marco de gobernanza a fin de ofrecer datos limpios y correctos. Esto nos permitiría facilitar el análisis visual y mejorar el proceso de toma de decisiones. Para lograrlo, conformamos un equipo de trabajo. Evaluamos Tableau Server con el fin de trazar un mapa y comprender cuáles eran las fuentes de datos más usadas y certificarlas como confiables para la empresa.

Además, modernizamos la capacitación y el proceso de adopción. Dejamos de lado las capacitaciones de dos días para los usuarios principiantes y avanzados y comenzamos a emplear otros métodos. Participamos de seminarios web con casos de uso reales y solicitamos asesoramiento a pedido (talleres en vivo y prototipos). También compartimos nuevas actividades y presentaciones durante eventos entretenidos para ayudar a las personas a comprender Tableau.

Tableau es verdaderamente valioso si se implementa en toda la empresa, pero solo si el marco de gobernanza puede garantizar que el contenido de los datos y el análisis es preciso. Es mucho más que la visualización de datos. Es un sistema de comunicación que conecta a toda la empresa y permite tomar mejores decisiones.

Para obtener más información acerca de contenidos relacionados, consulte el informe Análisis de autoservicio controlado escalable.