Lições aprendidas ao escalonar o Tableau em uma grande empresa

Esta postagem do blog foi escrita pelo convidado Paul Banoub, diretor de análise como serviço na UBS de Londres. Paul criou uma implantação do Tableau do zero, ajudando usuários da empresa e da TI a aproveitar ao máximo a análise visual. Você pode conferir mais dicas de Paul sobre implantações empresariais em vizninja.com e em seu Twitter @paulbanoub.

Venho trabalhando com o Tableau há cerca de cinco anos. Comecei meu percurso como um usuário entusiasta e logo me tornei administrador de sites, até ser contratado pela organização onde trabalho atualmente para criar uma implantação do Tableau do zero. Assumir esta grande responsabilidade por todos os aspectos do serviço tem sido uma oportunidade incrível.

Eu tinha controle de todos os aspectos da minha implantação do Tableau. Responsável pela configuração de hardware e de infraestrutura, pela configuração de aplicativos e pelo modelo de serviços, pude moldar a implantação. Foi assim que adquiri a maioria dos meus conhecimentos de gestão de serviços de TI e, ao mesmo tempo, pude disponibilizar um aplicativo excelente para milhares de usuários.

Essa é a palavra-chave: milhares. Na realidade, dezenas de milhares. O Tableau foi disponibilizado para todos os 80 mil usuários da empresa, tornando-se uma plataforma de análise verdadeiramente global.

Isso trouxe muitos desafios, a maioria deles relacionada à escalabilidade. A escalabilidade pode ser definida como a capacidade de um sistema, uma rede ou um processo de se adaptar a um volume crescente de trabalho ou como seu potencial de expansão para comportar esse crescimento. Basicamente, seu aplicativo pode ter um ótimo desempenho agora, mas será que continuará sendo excelente quando toda a organização quiser usá-lo? Será que o aplicativo – e você – darão conta do recado?

Trata-se de um tema complexo, muito difícil de resumir em uma breve postagem de blog. Porém, em quase 20 anos de experiência gerenciando serviços de TI para organizações financeiras, eu agruparia as considerações nas categorias a seguir.

Na realidade, essa decisão talvez já tenha sido tomada para você. Muitas empresas têm uma estratégia de servidores virtuais e, para conseguir servidores físicos, é necessário apresentar justificativas extremamente convincentes. Eu sou a favor da infraestrutura virtual. Fácil de implantar e gerenciar, ela oferece muitas vantagens em relação aos servidores físicos. Além disso, a facilidade de gerenciamento é um fator-chave à medida que o seu ambiente for escalonado verticalmente, pois você precisará implantar servidores com rapidez.

A próxima etapa será decidir qual sistema operacional usar. Nós optamos pelo Windows Server, mas a Tableau agora oferece o Tableau Server no Linux, uma opção conveniente para grandes empresas. Eu particularmente acho o Linux mais confiável do que o Windows, com a vantagem adicional da segurança e do melhor tempo de atividade do sistema. Muitas empresas já possuem uma estratégia definida nessa área, então, se você tentar alinhar sua iniciativa à estratégia atual, o processo será mais fácil à medida que seus requisitos de infraestrutura aumentarem.

Escalonar o Tableau Server é bastante simples, pois seus gastos iniciais provavelmente serão baixos e aumentarão gradualmente à medida que o uso da plataforma crescer. A maioria das organizações começa com um único nó de oito núcleos antes de fazer o escalonamento vertical, geralmente para 16 núcleos e mais RAM, e depois fazem o escalonamento horizontal adicionando um segundo ou terceiro nó. Consulte as práticas recomendadas para implantações de servidor da Tableau, como isolar as atividades do processador em segundo plano em um nó dedicado. Também é necessário considerar o novo modelo de licenciamento.

Para evitar dores de cabeça futuras, invista em um ambiente de testes e em um ambiente de backup idêntico, caso surja a necessidade de failover.

O Tableau também oferece diversas ferramentas de monitoramento e gerenciamento para que você possa acompanhar o desempenho, a capacidade e a experiência do usuário à medida que seu ambiente crescer. Não deixe de aproveitar os benefícios de ferramentas como TabJolt, TabMon, assim como diversos outros aplicativos como Scout, Logshark etc. Eles são todos gratuitos e surpreendentemente úteis.

Além disso, todos nós adoramos fazer atualizações, certo? Nem sempre. À medida que a Tableau for adicionando cada vez mais recursos ao aplicativo, a demanda de recursos da sua infraestrutura aumentará. Recursos como controle de versões, criação de assinaturas para terceiros, alertas acionados por dados e a tecnologia Hyper aumentam o número de consultas ao seu servidor. Não deixe de ler o documento sobre escalabilidade de versões que acompanha cada versão para estar ciente de possíveis aumentos na demanda de recursos do seu hardware.

Além de tudo isso, existe a nuvem. Sua organização talvez já use a nuvem ou tenha interesse em adotar serviços de nuvem. Lembre-se de que a Tableau oferece recursos excelentes nessa área, incluindo a oferta de software como serviço, o Tableau Online, que é uma ótima opção para um ambiente escalonável sob demanda

Introspecção com Logshark

Introspecção com Tabmon

A forma como seus usuários interagem com o Tableau determinará os desafios de escalabilidade que serão enfrentados. Na minha organização, optamos por adotar uma abordagem de total autoatendimento, dando aos usuários flexibilidade para criar e publicar conteúdos no servidor conforme desejarem. Algumas organizações têm equipes de suporte que funcionam como “fiscais de produção” e isso tem suas vantagens, mas, com uma abordagem de total autoatendimento, a equipe de suporte não será um gargalo e isso facilitará a vida de todos à medida que sua base de usuários crescer. Apenas tenha a certeza de implementar uma forma de autoatendimento que permite uma governança reforçada.

O Tableau tem um potencial enorme. Se você deseja ser um verdadeiro Centro de Excelência, precisará de um ótimo administrador de servidores, de um especialista em Tableau Desktop, bem como de pessoas com conhecimentos em análise visual. Estes profissionais precisarão estar extremamente empenhados em ajudar os usuários a aproveitar o melhor da plataforma. Com a equipe contratada, agora é o momento de colocar cada individuo na posição certa. Se você tiver uma base de usuários globalizada, precisará contemplar o máximo de fusos horários possível. Tente identificar quantos usuários precisarão ser atendidos por profissional de suporte e informe a previsão de demanda à gerência de nível sênior. Será necessário apresentar justificativas convincentes para incluir mais pessoas no projeto.

Outra tarefa essencial para o suporte é automatizar tudo que for possível. Se houver um processo ou tarefa que sua equipe possa estar repetindo, considere sua automatização.

Com o crescimento do seu serviço, é natural que você exija cada vez mais da Tableau. Não deixe de pedir nossa ajuda com a capacitação de usuários, com treinamentos e com o processamento eficiente de seus tíquetes de suporte. Você pode considerar a oferta de Suporte Premium da Tableau para obter um nível extra de assistência ou até mesmo contratar serviços de consultoria ocasionalmente. Não tenha receio de exigir mais. Você verá que a Tableau está extremamente disposta a ajudar e pode agregar um valor enorme nessa área.

É fundamental que a comunidade tenha um ótimo ponto de encontro desde o começo. O ideal é que você tenha acesso a uma plataforma de rede social empresarial, como Jive, Workplace (do Facebook) ou Convo. Disponibilize toda a documentação introdutória desde o começo para evitar que seus usuários precisem fazer perguntas básicas à equipe. Crie uma documentação de práticas recomendadas e regras de uso do Tableau na sua organização. Também é importante garantir que os usuários entendam o que o Tableau é e o que ele não é.

Quanto aos treinamentos, assegure que seus usuários tenham acesso a uma ampla variedade de materiais públicos de autoaprendizagem desde o primeiro dia. Quando seu serviço começar a crescer, poderá ser útil implementar um programa de treinamento oficial e complementar com sessões de ajuda internas do Tableau entre colegas. Considere também um programa de defensores do Tableau: seus usuários são seu bem mais valioso e os mais participativos podem prestar uma grande ajuda.

Você também pode considerar um plano de aprendizado oficial ou um “manual” para transformar usuários iniciantes em analistas de dados altamente capacitados. Afinal de contas, os usuários também precisam expandir seus conhecimentos.

Exemplo de “Manual do Tableau” (cortesia da VizChic)

À medida que seu serviço crescer, seus gastos também aumentarão. Não demorará muito para que os custos de licenciamento e manutenção comecem a saltar à vista e isso chamará a atenção de várias partes responsáveis pelas finanças da sua organização. Isso também alertará a concorrência, que começará a sondar e a tentar vender suas próprias ferramentas para sua empresa. Já vi isso acontecer várias vezes. Por isso, monitore todos os custos gerados pelo serviço, incluindo hardware, software, pessoal e processos. Registre e visualize tudo isso para que seja possível apresentar as informações necessárias quando elas forem solicitadas.

Tome cuidado ao comparar soluções. O Tableau disponibiliza a você a funcionalidade completa pelo preço da licença, ao contrário de outras ferramentas. Embora outros produtos possam parecer mais baratos, esse provavelmente não é o caso. Tenha sempre à mão uma lista detalhada dos custos e dos recursos das ferramentas da concorrência: garanto que precisará dela.

Além disso, conforme seu negócio expande, assegure-se de recuperar os gastos com um modelo de cobrança retroativa, de desativar componentes não utilizados da infraestrutura e de resgatar suas licenças adquiridas para ter certeza de que elas são usadas.

Além disso, não se esqueça de que o Tableau agrega valor à sua organização, então registre os benefícios comerciais documentando os casos de uso e demonstrando o retorno financeiro obtido pelos usuários.

Essa foi uma visão geral bastante resumida de como escalonar seu ambiente do Tableau. Como sempre, estou à disposição para falar sobre o assunto em mais detalhes, então fique à vontade para entrar em contato!

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