Como implantar a análise moderna em um ambiente tradicional

A postagem do blog de hoje foi escrita por David Pires, consultor sênior e líder de equipe na InterWorks. David é um embaixador do Tableau e foi o primeiro vencedor do concurso IronViz na Europa. Ele começou a usar o Tableau em 2015. David entrou para a InterWorks em 2017 para ajudar o maior número possível de organizações com suas implantações do Tableau. Você pode entrar em contato com ele aqui.

“Cães velhos não aprendem truques novos. Pessoas que estão acostumadas a fazer as coisas de uma determinada maneira jamais abandonarão seus hábitos.”

Isso é o que afirma o ditado, mas tendo a discordar. Simon Sinek compartilhou sua célebre teoria de que as pessoas bem-sucedidas não repetem as mesmas ações várias vezes, nem se atentam à concorrência: elas alcançam o sucesso concentrando-se em novas maneiras de agregar valor a seus negócios e rejeitando os paradigmas estabelecidos.

Até hoje, a missão da Tableau continua a mesma desde que a empresa foi fundada: “ajudar as pessoas a ver e a entender seus dados”. O que mudou foi o fato de que um pequeno produto cresceu e se tornou uma plataforma capaz de integrar-se ao Linux, ao Windows, ao AWS, ao Azure e a uma infinidade de outras tecnologias. Os administradores têm todas essas opções para implantar o Tableau em suas organizações.

Em minha experiência, seja como cliente da Tableau e posteriormente como consultor, quando chega o momento de adotar o Tableau, “liberdade de escolha” é o lema.

1. Uma estratégia ousada desde o começo
2. Devagar e sempre se chega longe
3. Projeto-piloto seguido de uma estratégia ousada

Vamos examinar cada item em detalhe. Partiremos do princípio de que toda a pesquisa necessária já foi feita e de que foi tomada a decisão de adotar o Tableau para impulsionar a área de análise de dados e BI da organização.

Escopo

Esse tipo de estratégia funciona melhor quando há poucas tecnologias pré-existentes que precisam ser migradas para a nova plataforma ou quando a organização está aberta o suficiente para mudar completamente sua abordagem de análise. Não haverá muitas solicitações para gerar os relatórios antigos na nova plataforma. Em vez disso, as organizações aproveitarão essa oportunidade para reconsiderar e mudar sua forma de usar a análise.

Essa também é uma ótima oportunidade para as empresas migrarem para a nuvem e aproveitarem a flexibilidade de plataformas como o AWS ou bancos de dados hospedados na nuvem, como Snowflake, que são cobrados com base no uso e podem ser implementados com surpreendente rapidez.

Outro importante aspecto dessa abordagem é o fato de que praticamente não haverá um processo de migração e você criará um serviço totalmente novo, que poderá modelar conforme necessário.

Cronograma

Uma estratégia ousada terá um cronograma ousado, que certamente se desenvolverá em ritmo acelerado.

Tamanho

Geralmente, observo que esse tipo de estratégia funciona melhor com empresas de pequeno a médio porte. Isso porque essas organizações tendem a ser mais ágeis e conseguem se adaptar às mudanças com mais rapidez. Isso não quer dizer que não é possível adotar essa abordagem em uma grande empresa: é possível, mas a burocracia tende a retardar o processo.

Recursos

Nesta estratégia, serão necessários recursos totalmente dedicados. Dependendo do tamanho da sua organização, você precisará do seguinte:

• Administrador de servidor (gerencia a infraestrutura)
• Creator do Tableau Desktop (geralmente são analisas responsáveis por criar conteúdos que são usados por outras pessoas)
• Administrador de dados (analista ou profissional de TI que tem familiaridade com gerenciamento de dados/práticas de governança e que entende como a empresa usa os dados)
• Profissional externo especializado (PM com experiência no Tableau)

Outro aspecto importante é o apoio de todas as partes da sua organização, principalmente da TI. A união da TI e da empresa logo no começo da conversa garantirá a possibilidade de planejar uma execução rápida sem atrasos no provisionamento de hardware.

Uma parceria com um colaborador externo também é essencial. Idealmente, você deve buscar uma pessoa com experiência prévia nesse tipo de projeto e que possa ajudar a evitar problemas comuns.

Considerações

Toda mudança em uma organização leva seu tempo e, sem dúvida, você não quer que o processo acabe sendo excessivamente longo. Reúna-se com os apoiadores da iniciativa e com sua equipe para traçar metas realistas. Por que isso é importante? As equipes de nível sênior devem dar a você o apoio necessário para viabilizar o projeto e não pressioná-lo a cumprir metas inatingíveis.

Escopo

As organizações que optam por esse tipo de mudança geralmente se encaixam em dois grupos: Aquelas com restrições de orçamento e capacidade limitada de investir em muitos recursos a curto prazo ou organizações de grande porte propensas a demonstrar mais resistência à gestão de mudanças.

A migração deve contemplar outros sistemas já implementados e reaproveitá-los o máximo possível. Há recursos pré-existentes que deverão ser levados em consideração. Para organizações que usam planilhas tradicionais e desejam aproveitar ao máximo o Tableau, também será necessário implementar uma estratégia de dados. Em escala menor, o Tableau Prep pode ajudar a acelerar a migração de regras de negócios do Excel. Por outro lado, se você pretender adotar um banco de dados totalmente relacional, um administrador de dados deverá se encarregar da estratégia de dados. Nesse caso, poderá ser necessário criar novas exibições ou tabelas para ajudar nas análises que serão feitas no Tableau.

Cronograma

Não é possível definir um tempo exato, mas as empresas nesse grupo geralmente levam entre 18 a 24 meses para implantar o Tableau em toda a organização. Isso não é necessariamente algo negativo. Às vezes, um prazo mais longo permite que a empresa gerencie a adoção em um ritmo mais tranquilo, ajudando a garantir que os usuários se sintam satisfeitos e respaldados.

Tamanho

Em minha experiência, empresas de praticamente todos os tamanhos podem se encaixar nesta categoria, seja por falta de recursos, resistência à mudança ou ambos.

Recursos

• Administrador de servidor
• Creator do Tableau Desktop (em organizações menores, essa pessoa também pode desempenhar a função de administrador de dados)
• Administrador de dados
• Equipe de capacitação (pessoal de suporte, especialistas responsáveis por compartilhar práticas recomendadas etc.)
• Gerente de projeto

Considerações

Em organizações de grande porte com muitos processos e regras, a TI é uma peça-chave na migração. Em ambientes empresariais grandes, é mais comum encontrar implantações na infraestrutura local em vez da nuvem. O ideal é que a plataforma do Tableau se integre à maioria dos seus outros sistemas, como logon único com o Active Directory ou representação com Kerberos. De qualquer forma, você deve assegurar que a TI assuma uma posição de liderança ativa desde o primeiro dia, oferecendo orientações valiosas que podem economizar muito tempo e dinheiro a longo prazo.

Quanto aos profissionais envolvidos, é recomendável aumentar o número de administradores de dados, desenvolvedores do Tableau Desktop e capacitadores, dependendo do tamanho da organização.

Escopo

Em minha experiência, esse é o tipo de abordagem que gera as maiores taxas de sucesso e satisfação. Em geral, com a contribuição de uma unidade de negócios e o apoio da TI, as organizações buscam um projeto-chave para usar como prova de conceito. Identificar o projeto certo já é meio caminho andado. Para garantir o sucesso, a abordagem deve agregar valor imediato sem a necessidade de fazer muitas mudanças. É possível utilizar dados existentes? Há alguma pergunta comercial que vem tirando o sono dos colaboradores há algum tempo e precisa de resposta?
Depois que o projeto for identificado, você deverá trabalhar para chegar a um resultado satisfatório com um MVP (projeto viável mínimo). Não haverá tempo para testar todos os recursos e dominar todos os aspectos, mas você deverá garantir que a maioria das suas necessidades seja atendida e, se possível, excedida.

A segunda etapa é botar a boca no trombone. Agora que você já identificou e concluiu com sucesso o projeto-piloto, é hora de divulgá-lo ao máximo. Demonstre-o em ação, compartilhe as informações, explique por que ele funcionou e como outras pessoas podem aprender com ele. A partir daí, a tarefa será capacitar todas as unidades de negócios e aproveitar o sucesso inicial para ajudá-las a crescer.

Cronograma

O ideal é o que o projeto dure entre um e três meses, dependendo do nível de complexidade. Depois disso, o objetivo é a expansão interna usando as lições aprendidas com o projeto-piloto.

Tamanho

Esta estratégia pode se adaptar a qualquer organização. É provavelmente por isso que esses casos têm sido os mais bem-sucedidos.

Recursos

• Administrador de servidor
• Creator do Tableau Desktop
• Administrador de dados
• Profissional externo especializado (PM)
• PM interno
• Equipe de capacitação

Considerações

Planeje o tempo que a equipe do projeto dedicará ao projeto de modo a não interferir nas atividades diárias. Quanto mais tempo você dedicar para garantir o sucesso do MVP, mais aprendizado será extraído do projeto.

Prepare-se para enfrentar um pouco de resistência de colegas que insistirão que sua unidade de negócios é diferente. Nesse caso, é importante demonstrar (com dados concretos) os benefícios obtidos. Talvez tenha sido possível eliminar a necessidade de um processo manual ou responder a uma pergunta que permitiu à empresa economizar uma quantia significativa de dinheiro.

Quando se trata de implantar o Tableau na sua organização, não existe uma fórmula que funciona para todos os casos. No entanto, você pode aproveitar todos os recursos da plataforma. A nuvem veio para ficar. A criação na Web do Tableau, por exemplo, oferece quase a mesma funcionalidade que o Tableau Desktop. Esse pode ser um incentivo para muitos analistas da sua empresa começarem a usar o Tableau.

Aproveite a abundância de informações comprovadas que a comunidade tem para oferecer. Participe das conferências da Tableau, associe-se a um grupo de usuários e faça o máximo de perguntas possível. Fale com parceiros e embaixadores do Tableau. Eles darão conselhos valiosos a você.

Internamente na sua organização, faça o possível para conquistar o apoio da gerência de nível sênior. Porém, não é suficiente ter seu apoio apenas em termos de orçamento: os analistas precisam de tempo dedicado para implementar o Tableau e trabalhar com ele. Colabore diretamente com os colaboradores da TI e garanta seu envolvimento desde o início do projeto para evitar erros que podem gerar prejuízos. Na realidade, as melhores implantações são aquelas que são administradas pela TI e que oferecem o Tableau como um serviço às organizações.

Independentemente de como você decidir implementar o Tableau, torne o processo divertido realizando hackatons, Makeover Mondays ou reuniões com grupos de usuários internamente. Você colherá os benefícios de ter uma comunidade interna conectada, e seus usuários apreciarão a oportunidade de aprender uns com os outros.

Confira esta série de webinars do Tableau para saber como migrar da abordagem de BI tradicional para o Tableau. A série aborda tópicos como implantações, governança e muitos outros. Responda a este questionário para descobrir qual implantação do Tableau é a melhor para sua organização.