Come la cultura dei dati può aiutare a rimanere uniti in tempi di crisi

Come andrà a finire? Dalle istituzioni pubbliche alle grandi multinazionali, tutti si stanno ponendo la stessa domanda. Siamo di fronte a un livello di incertezza che la maggior parte di noi fortunatamente non ha mai vissuto prima. Chi ha superato crisi come la pandemia influenzale del 1918 o la Grande Depressione non aveva a disposizione una risorsa strategica che oggi invece abbonda: i dati. E abbinandoli a strategie, metodi e strumenti, i dirigenti oggi possono pianificare meglio il percorso di crescita della propria organizzazione.

È proprio in una crisi senza precedenti che i dati si rivelano essenziali per determinare le prossime mosse per portare avanti l'azienda e prendersi cura dei dipendenti. Qui entrano in gioco i team che analizzano i dati dei vari reparti e contribuiscono a costruire una risposta olistica. Certo, è fondamentale avere accesso ai dati, ma la verità è che sono le PERSONE a fare la differenza. Sono loro che analizzano i dati, mettono insieme le informazioni ottenute, condividono i dati e modellano le nostre risposte. I dati da soli sono inutili.

Nei primi mesi di quest'anno, Tableau ha collaborato con IDC, società di market intelligence, a uno studio su scala mondiale, con 1.100 intervistati provenienti da sette Paesi¹. Volevamo capire in cosa si distinguono le aziende con una forte cultura basata sui dati, ovvero quelle che adottano strumenti, processi e comportamenti di analisi dei dati efficaci e coerenti, dal resto.

Anche se lo studio è stato condotto prima della pandemia, credo che possiamo fare comunque tesoro di alcune delle idee e prassi emerse su come aiutare ogni persona all'interno delle nostre organizzazioni a prendere decisioni più informate, più rapidamente. Ecco alcuni consigli su come strutturare dati, team e processi in questi tempi incerti.

Quando arriva un'emergenza o una crisi, la collaborazione è fondamentale affinché l'azienda risponda al meglio nel suo complesso. Per anni, noi di Tableau abbiamo visto tante organizzazioni investire nelle community di analisi, sia fisiche che virtuali, per stimolare la collaborazione sui dati. In queste community, tutti sono liberi di condividere idee, comunicare best practice per le origini dati aziendali e porre domande in un forum aperto.

Ad esempio, Charles Schwab, società di servizi finanziari, ospita un gruppo di utenti sul portale SharePoint aziendale, che riunisce oltre 130 dipendenti ogni mese per discutere di vari argomenti, come suggerimenti sulle dashboard e processi interni per l'analisi dei dati. La compagnia di assicurazioni e gestione patrimoniale Swiss Life, invece, preferisce una newsletter per condividere i consigli degli analisti insieme ai "Dashboard Show", eventi animati dalla community in cui gli utenti si scambiano idee e prendono spunto dai casi d'uso interni dei vari reparti.

La ricerca IDC mostra che l'81% degli intervistati da organizzazioni all'avanguardia nell'uso dei dati (data-leading) è certo di ottenere delle risposte dall'analisi dei dati quando serve¹. In una crisi in rapida evoluzione in cui il fattore tempo è essenziale, il personale deve sapere dove andare in caso di domande o problemi relativi ai dati. Durante una crisi, queste community hanno gli strumenti giusti per affrontare le nuove sfide poste dai dati perché hanno già un rapporto di fiducia reciproca, processi consolidati e ambassador pronti ad assistere il resto dell'organizzazione a reagire rapidamente.

Anche se la tua azienda non ha ancora una community interna formale, puoi sempre rivolgerti agli analisti o ai business user esperti per capire come vengono interrogate le origini dati o quali sono i casi d'uso. Il personale a chi chiede aiuto per le dashboard? Come fa a comunicare i propri dubbi? Ad esempio, si possono usare piattaforme di collaborazione come Chatter o Slack o tenere delle riunioni periodiche. Valuta come rendere ufficiali queste community di utenti. All'inizio, la cosa più semplice da fare potrebbe essere dedicare qualche ora di lavoro all'analisi per ogni reparto o creare un forum interno dove consultare le domande poste in passato. Tutto questo porterà a una risposta agile e più rapida e porrà le fondamenta per costruire una community più solida in futuro.

In tempi di incertezza, le priorità cambiano, di conseguenza anche il tuo approccio deve cambiare. Per adattare la tua azienda durante una crisi, potresti definire delle nuove metriche. Ma una volta adottate, come puoi misurare i progressi?

Per iniziare, valuta le risorse esistenti, come gli insieme di dati e le dashboard, che puoi adattare facilmente per rispondere alle nuove domande. Per esempio, i venditori al dettaglio si sono aperti all'e-commerce dal momento che i negozi fisici sono stati obbligati a chiudere. Per evitare di avere scorte di merce invenduta, possono fare delle promozioni online e degli sconti sull'inventario più datato. A tale scopo, potrebbero utilizzare una dashboard esistente dedicata alle promozioni, adattandola per monitorare le iniziative lanciate durante la pandemia di COVID-19.

Quando gli insiemi di dati non sono perfettamente in linea con le nuove metriche, potresti arricchirli con nuove fonti di informazioni per ottenere un quadro più ampio, come dati presi da altri team o reparti o da un'origine esterna. Il World Food Programme (WFP), ad esempio, gestisce un database dei bambini che nel mondo ricevono un pasto grazie ai suoi programmi di alimentazione scolastica. Quando le scuole sono state chiuse a causa del coronavirus, l'agenzia ha combinato questa origine dati con una dell'UNESCO per capire l'impatto su scala mondiale e monitorare il successo dei suoi programmi rimodulati.

All'inizio, queste risorse non devono essere perfette, ma bisogna condividerle il più possibile all'interno dell'organizzazione in modo che tutti lavorino usando la stessa fonte di informazioni. Condividere le risorse dati è una strategia vincente per unire i dipendenti, così sarà più facile guidarli tutti insieme verso il cambiamento se necessario.

Quante volte ti sei avvalso di indicazioni o previsioni basate sui dati? Considerato il livello di incertezza costante che stiamo vivendo, probabilmente i dati ti avranno aiutato a guidare le tue decisioni. Non è tempo di perdersi in aneddoti o opinioni personali. Sono in gioco la sostenibilità aziendale e la vita stessa.

Secondo i risultati della ricerca IDC, più del 59% degli intervistati da organizzazioni data-leading ha dichiarato che i propri dirigenti strutturano il lavoro basandosi su dati e analisi. Inoltre, più del 60% ha dichiarato che i dati sono richiesti nelle riunioni e il 67% ha affermato che sono richiesti anche a supporto delle decisioni o indicazioni¹.

Durante una crisi, i dirigenti devono sì incoraggiare l'uso dei dati tra i dipendenti, ma anche servirsene per modellare la risposta dell'intera azienda. Ad esempio, TVS Credit, una compagnia di servizi finanziari non bancari, offre prestiti per l'acquisto di veicoli e motocicli in diverse aree dell'India. In risposta al COVID-19, i dirigenti senior hanno creato una task force ad hoc per sostenere i dipendenti con risorse finanziarie e sanitarie. Hanno quindi realizzato una dashboard per tracciare, monitorare e assistere oltre 14.000 dipendenti in 130 località per assicurarsi di fornire rapidamente risposte adeguate alle loro esigenze. Questo è solo un esempio di come i manager stiano utilizzando i dati per capire l'impatto sull'azienda e guidare le proprie mosse.

Allora, come andrà a finire? I dati sono fondamentali, ma rappresentano solo un pezzo del puzzle. Devi dare alle persone gli strumenti giusti per analizzare, capire e comunicare i dati per sfruttarne appieno il potenziale, specialmente in tempi di crisi. Fai in modo che possano usare i dati per prendere decisioni, promuovendo così l'approccio data-driven che desideri portare avanti. Determina quali processi basati sui dati funzionano nella situazione attuale e sfruttali per creare un piano a lungo termine.

Noi di Tableau siamo qui per aiutarti ad avanzare. Abbiamo selezionato una serie di risorse utili per i dirigenti in questo periodo:

• eLearning gratis per i team.
• Dashboard starter per tenere traccia dei dati sui casi nel Data Hub di Tableau
• Galleria di visualizzazioni tematiche dalla community di Tableau.
• Pagina di risorse con i consigli degli esperti, i prossimi eventi virtuali in programma e altri materiali per agire con sicurezza e rapidità.

Per maggiori informazioni sulla cultura dei dati, leggi lo studio completo InfoBrief IDC.

1. Fonte: InfoBrief IDC, commissionato da Tableau, Perché è importante adottare una cultura dei dati, aprile 2020.