Cómo evitar la inteligencia de negocios tradicional: Guía de introducción para TI

Invitamos a Bridget Cogley, Zen Master de Tableau y consultora en Teknion Data Solutions a escribir esta publicación de blog. Después de aconsejar a una empresa para que elija Tableau en 2010, nunca cambió su rumbo. Ahora ayuda a otros a descubrir el potencial de Tableau. Acceda a tableaufit.com y explore otras de sus publicaciones.

En The Phoenix Project, el narrador, Bill Palmer, explica que el departamento de TI es “el alma de la organización”, invisible pero omnipresente. Un mal día en el departamento de TI puede afectar verdaderamente el trabajo de muchas personas. Incluso algunas no podrán llevar a cabo sus tareas. Durante años, estas eran las consecuencias de una inteligencia de negocios administrada por el departamento de TI. Además, se generaba una situación en la que nadie estaba completamente satisfecho.

La primera vez que ayudé a una empresa a elegir Tableau, el departamento de TI protestó. Sin embargo, no les quedó otra alternativa más que sumarse a la experiencia. Si se tiene en cuenta el espectro de cómo se toman las decisiones en una organización, siempre hemos estado tambaleándonos en el extremo más lejano. En 2010 éramos una rareza, tal vez un indicio de lo que estaba por venir. En 2015, Gartner modificó el cuadrante Mágico para incluir que cada vez más usuarios corporativos no solo querían participar de las decisiones, sino también esperaban poder tomarlas.

Como consultora, he visto una amplia gama de alternativas muy creativas que usan los analistas de negocios para obtener información: desde data marts de hojas de cálculo, hasta bases de datos locales e incluso servidores propios debajo de sus escritorios. Los seres humanos podemos ser muy creativos. Cuando nos enfrentamos a un obstáculo, estamos programados para encontrar la manera de superarlo, sin importar qué tan rebuscada sea la solución. Para el departamento de TI esto implica un desafío: ¿Cómo es posible proteger, validar y certificar los datos cuando no están a la vista? Esto se puede lograr a través de la inteligencia de negocios moderna.

La inteligencia de negocios moderna implica mucho más que solo tratar a la empresa como un cliente; es necesario realmente trabajar en equipo y generar confianza. La confianza puede ser difícil de lograr, y el departamento de TI a menudo debe considerar qué puede salir mal en relación con la seguridad y la administración de recursos. Los usuarios corporativos exigen mayor control y quieren poder realizar análisis ad hoc en línea e incorporar datos públicos, como información de censos, estadísticas de viviendas y tendencias del clima.

Los departamentos de TI están extremadamente ocupados, ya que deben administrar la seguridad, los accesos, la conectividad, la implementación del software y el soporte y, al mismo tiempo, satisfacer la creciente necesidad de obtener más información. Implementar estos datos es un desafío. Cada vez más usuarios quieren tener mayor acceso a ellos para poder comprender el negocio de manera original. La inteligencia de negocios tradicional no compartía gran parte de la información, lo cual generaba más trabajo para el departamento de TI y la empresa. Además, provocaba cierto malestar, ya que nadie podía alcanzar el éxito.

Tableau funciona de manera muy diferente. Permite que el departamento de TI se centre en las tareas en las que se destaca, como administrar los recursos del servidor, configurar los accesos preliminares y ofrecer soporte para los procesos repetitivos. Con Tableau Server los departamentos de TI facilitan que los usuarios corporativos equilibren el control con el soporte. Considere las fuentes de datos, por ejemplo, que pueden ser el origen de innumerables debates interminables. El departamento de TI puede publicar y certificar las fuentes, y los usuarios corporativos aún pueden agregar cálculos y otras fuentes sin certificar. De esta manera, los analistas tienen la velocidad de respuesta que desean y necesitan, y el departamento de TI, la gobernanza.

Si los usuarios corporativos son propietarios de los dashboards y las medidas de rendimiento, pueden trabajar con los analistas internos para crear dashboards más eficaces. Las vistas administrativas personalizadas de los datos almacenados en el repositorio de Tableau ofrecen un análisis de uso de los recursos. Gracias a este, los analistas pueden comprender cómo los usuarios interactúan con los dashboards y cuáles de ellos se deben optimizar. Esta base de datos recopila todas las acciones en el servidor. Esto puede ser útil para analizar el rendimiento y el uso y crear páginas de inicio personalizadas.

La estabilidad es fundamental en cualquier implementación. Por su naturaleza, Tableau puede ser considerado un tanto inestable, ya que las extracciones, la actividad de los usuarios y las suscripciones influyen en el rendimiento. Una visualización o una fuente de datos mal diseñada puede ser la causa de estragos para los usuarios. El ofrecimiento de estabilidad es esencial. En cuanto a los negocios, los usuarios operan por costumbre. Es posible que todos inicien sesión a las 08:00 y accedan a sus dashboards preferidos o configuren miles de alertas. Esto genera una gran demanda en el servidor.

La comunicación es muy importante. Con frecuencia, ciertos factores fuera del control del departamento de TI entran en juego. Un proveedor específico puede cargar los datos a las 08:00. Esto implica que debe esperar para actualizar la extracción. Comunicar las expectativas a los usuarios y los diseñadores puede ser decisivo al momento de llevar a cabo la implementación.

La inteligencia de negocios tradicional afirma que debemos intentar tener el mayor control posible y una respuesta predeterminada, “No”. Tableau fomenta lo opuesto, aplicar restricciones solo cuando es necesario. Por ejemplo, puede tener un control estricto de los datos de recursos humanos, permitir cierto nivel de acceso a los datos de finanzas y ofrecer un mayor acceso a los datos de negocios generales.

Entonces, ¿cómo prepararse para el éxito?

1. Cree un equipo para la implementación y el mantenimiento, conformado por responsables de TI y de negocios. Establezca una visión clara de los objetivos del análisis y las funciones necesarias para alcanzar esas metas.
2. Capacite a los usuarios corporativos tanto como sea posible. ¿Quiénes podrían beneficiarse con la creación web? ¿Qué usuarios corporativos pueden ser propietarios de un proyecto? Recuerde que puede crear proyectos y sitios con diferentes niveles de control.
3. Incorpore el “y” en las discusiones. ¿Puede convertir un problema de alternativas en uno de inclusión? Por ejemplo, si desea limitar el acceso a los datos de recursos humanos, pero quiere que los usuarios tengan disponibles sus estadísticas. ¿Tiene sentido crear diferentes fuentes y funciones?
4. Comience con lo básico. A menudo tiene un producto nuevo y lo quiere dar a conocer al mundo sin esperar un segundo. Su institución tiene su propia cultura, preocupaciones y necesidades. Seleccione algunos campos de prueba y aprenda de la experiencia.
5. Realice informes y revise el proceso. Tableau le permite acceder a las tablas de Postgres. Si hay una funcionalidad que no se utiliza lo suficiente, es esta. Cree fuentes, lleve a cabo su propio análisis y compártalo con los usuarios corporativos. Permita que las personas combinen estos datos con los de Salesforce y otras fuentes de datos para responder preguntas complejas, como, por ejemplo, si estos dashboards son útiles para los representantes de ventas. Realice una revisión al menos una vez cada seis meses a fin de asegurarse de que los usuarios estén satisfechos. Es posible que pueda delegar algunas otras responsabilidades a los usuarios corporativos con ganas de más.
6. Céntrese en el trabajo en equipo y ofrezca opciones. Como en cualquier viaje en automóvil en el que todos se deben turnar para conducir, permita que todos colaboren, en especial, cuando se trata de sus áreas de especialización.

Algunas de las características comunes que subyacen estas sugerencias son la colaboración y la iteración. Con objetivos claros, buena comunicación y un conocimiento acerca de qué resulta más eficaz, podrá alcanzar el éxito a medida que su organización explora el mundo de la inteligencia de negocios moderna.