Der CFO des Baumaterialherstellers Oldcastle setzt sich für Selfservice-BI mit Tableau ein, um Tausende Benutzer zu unterstützen

Oldcastle ist der führende Baumaterialhersteller in Nordamerika. Zum Produktsortiment gehören Materialien für Mauerwerk und Pflasterungen. Mit 20 Geschäftsbereichen und 206 Betrieben in Kanada und den USA gelang es Oldcastle, mithilfe von Tableau einen 500-seitigen Monatsbericht in ein kontrolliertes, unternehmensweit zugängliches Dashboard für die Mitarbeiter des Unternehmens zu verwandeln. Ian Crabtree, Chief Financial Officer von Oldcastle Masonry & Hardscapes, stand Business-Intelligence-Lösungen ursprünglich skeptisch gegenüber. Aber auf sein Geheiß stützt sich das Unternehmen heute auf über 3000 Dashboards und 1800 Dashboard-Abonnenten, die insgesamt 78.000 SKUs verfolgen. Das Business-Intelligence-Team von Oldcastle arbeitet Hand in Hand mit der IT-Abteilung zusammen, um Governance und Sicherheit zu gewährleisten und intelligente, zeitnahe Geschäftsentscheidungen in der wettbewerbsumkämpften Branche zu ermöglichen.

Ian Crabtree, CFO bei Oldcastle Masonry & Hardscapes, hat die Größe des Monatsberichts des Unternehmens einmal mit „der Größe eines Pflastersteins, den Sie in Ihrem Garten verlegen“ verglichen.

Als Ian Paul Lisborg als Manager of Business Intelligence bei Oldcastle einstellte, trug er seinem neuen Mitarbeiter zunächst auf, eine Alternative für den 45-seitigen PDF-Bericht zu entwickeln, der jeden Morgen per E-Mail an die Mitarbeiter versandt wurde. Der Bericht enthielt die aktuellen Umsatzzahlen nach Geschäftsbereichen, Geschäftssparten und Betrieben. Aber aufgrund der statischen Beschaffenheit der PDF-Berichte waren die Zahlen oft schon kurz nach ihrer Veröffentlichung wieder veraltet.

Mit Tableau erstellte Paul ein Dashboard, das einen anschaulichen Überblick über die 206 verschiedenen Produktionsbetriebe von Oldcastle bietet und von dem aus die Mitarbeiter detailliertere Analysen anstellen können. Das Dashboard wird jeden Abend aktualisiert, so dass die Daten stets aktuell sind. Außerdem wird damit die Sicherheit auf Datenzeilenebene gewährleistet, das heißt, die Teams sehen nur die Daten, zu deren Ansicht sie berechtigt sind.

Sobald die Mitarbeiter merkten, dass sie ihre Fragen anhand der Daten selbst beantworten konnten, ergab sich eine ganz neue Dynamik.

„Wir bekamen plötzlich Anrufe mit Anfragen wie zum Beispiel: ‚Können Sie diesen Filter hinzufügen?‘ ‚Ich möchte die Daten so und so angezeigt bekommen‘“, berichtet Paul.

Es war klar, dass die Leute die Daten auf ihre eigene Weise betrachten wollten. Darum erstellte Paul mit der Hilfe mehrerer Analytiker eine Bibliothek mit Vorlagen, die überprüfte Daten enthielten. Mit der Webdokumenterstellung können die Leute diese Visualisierungen als Ausgangspunkt für ihre eigenen Analysen verwenden und ihre Erkenntnisse teilen.

„Wir können den Benutzern einen Datensatz mit vordefinierten Kennzahlen und Dimensionen an die Hand geben, und mit diesem Tool zur Webdokumenterstellung können sie dann ihre eigenen Informationen zusammenstellen. Damit verfügen sie über eine einzige zuverlässige Quelle“, erklärt Paul. „Egal, ob ein Benutzer in San Diego oder ein anderer Benutzer in Chicago dieselben Informationen zusammenstellt, beide erhalten dieselben Antworten. Gleichzeitig können sie die Daten ihren Anforderungen entsprechend bearbeiten.“

Das Vertriebsteam von Oldcastle verkauft einen Bestand von über 78.000 SKUs. Das Team braucht unbedingt die Möglichkeit, im gesamten Unternehmen Verluste schnell und einfach zu erkennen, Margen zu verfolgen und potenzielle Chancen zu erfassen. Allerdings war es schwierig, das Vertriebsteam in skalierbarer Weise zu unterstützen. Dadurch, dass ERP- und Salesforce-Daten in Tableau geladen werden können, hat das Vertriebsteam jetzt immer Zugriff auf das Gesamtbild.

„Heute kann ein Vertriebsmitarbeiter ein Dashboard aufrufen, nachsehen, was er gestern verkauft hat, seine Umsätze in diesem Monat überprüfen und sich die Zahlen für das gesamte bisherige Jahr ansehen. Von dort aus kann er detailliertere Fragestellungen untersuchen, zum Beispiel: Welche Kunden laufen gut? Was kaufen diese Kunden? Wie hoch sind meine Margen bei diesen Artikeln?“, führt Paul aus.

Alle Benutzer, von Vertriebsmanagern bis hin zu einzelnen Verkäufern, verfolgen Kontingente täglich und monatlich anhand der Tableau-Dashboards. Für ein Vertriebsteam ist der Zugriff auf Erkenntnisse aus den riesigen Mengen an Kundendaten eine große Hilfe.

„Heute [haben Verkäufer] Tableau-Dashboards. Vielleicht ist ihnen gar nicht bewusst, dass sie ein Tableau-Dashboard betrachten. Die Informationen, die sie daraus beziehen, sind jedoch viel umfassender als Daten in Tabellenform“, erklärt Paul.

Als CFO bei Oldcastle beschreibt Ian die Rolle der Finanzen als den „Herzschlag des Unternehmens“. Er begründet dies so: „Die Finanzen sind mit allen Vorgängen im Unternehmen verbunden: mit dem Vertrieb, der Logistik, dem Einkauf, der Produktion, dem Marketing.“

Als Ian Tableau zum ersten Mal ausprobierte, war ihm sofort klar, dass sich damit die Art und Weise, wie das Unternehmen Daten verwendet, grundlegend ändern würde. Er machte es sich zur Aufgabe, sich für die Einführung von Tableau im gesamten Unternehmen einzusetzen. „Ich erkannte sehr schnell, dass dies eine völlig neuartige Technologie war, deren Einführung zwar eine gewisse Zeit brauchen würde, die aber die Art und Weise, wie wir Daten verwenden, grundlegend verändern würde, sobald sie erst einmal im gesamten Unternehmen zum täglichen Handwerkszeug wird.“

Heute verwendet die Unternehmensleitung von Oldcastle Tableau in der Unternehmensführung und im Tagesgeschäft, um sich einen kompletten Überblick über das Geschäft in Echtzeit zu verschaffen. Ian kann Finanzinformationen in einem leicht verdaulichen Format vermitteln. Das hilft der Unternehmensleitung, fundierte, datengesteuerte Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten zu treffen.

„Ich verstehe die Rolle eines guten CFOs als die eines wahren Geschäftspartners für den Vorstandsvorsitzenden“, verrät Ian. „Am besten gefällt mir an meinem Aufgabengebiet, wenn ich mit dem Vorstand am Tisch sitze und ihn mit Erkenntnissen in Echtzeit versorgen kann – und so etwas vorschlagen kann, das [die Geschäfte optimiert].

In meiner Rolle als Finanzchef, und insbesondere mit Tools wie Tableau, gelingt mir das deutlich schneller und kostengünstiger und das motiviert mich. Ich trage zum Erfolg des Geschäfts bei.“

Die 11 Geschäftsbereiche von Oldcastle verwenden im ganzen Land dieselben Betonformen. Eines der ersten Projekte von Paul mit Tableau bestand darin, eine Visualisierung zur Rückverfolgung von Formen zu erstellen, um den sofortigen Einblick in den Standort einer Form zu ermöglichen. Dadurch wurde die Produktivität in den Produktionsbetrieben gesteigert.

Anstatt für jedes Produktionsprojekt eine neue Form zu erstellen, können die Schwesterunternehmen von Oldcastle anhand des Dashboards feststellen, ob sich eine Form in der Nähe befindet. Das spart Ressourcen und verkürzt die Produktionszeiten.

„[Die Visualisierung] war auf Anhieb ein großer Erfolg“, erinnert sich Paul. „Wir haben rund 200 Produktionsmitarbeiter, die die Visualisierung alle gleichzeitig betrachten.”

IT-Teams in allen Organisationen, einschließlich bei Oldcastle, sorgen für die Sicherheit der Daten. Für Ian und Paul war es unglaublich wichtig, in einem Workflow zusammenzuarbeiten, der der Organisation schnelle Geschäftsentscheidungen im großen Stil ermöglichen würde.

„Wir hatten sowohl SQL-Server als auch ein Netezza-Data Warehouse. Das IT-Team sorgt für die Instandhaltung und die Sicherheit der Infrastruktur. Und wir kooperieren mit ihnen bei der Erstellung von Datenmodellen und Dashboards“, erklärt Paul.

Oldcastle bezieht ERP-Daten aus seinem Netezza-Data Warehouse und erstellt Tagesextrakte auf Tableau Server. Das Unternehmen bezieht außerdem SQL-Tabellen von Salesforce und erstellt Extrakte, um sich schnelle Erkenntnisse über Kunden-Leads und Chancen zu verschaffen.

Im gesamten Unternehmen verfügt Oldcastle über mehr als 500 Autoren für Webdokumente und rund 1800 Dashboard-Abonnenten – Tendenz steigend.

Die IT-Abteilung sorgt für eine angemessene Governance. Dadurch können alle Benutzer, vom Geschäftsbereichsvorsitzenden bis hin zum Produktionsarbeiter, Erkenntnisse aufdecken, um ihren Beitrag zu leisten.

„Dies ist eine wahre Kultur der Selfservice-Analytics“, lobt Ian.