Die Boise State University nutzt Tableau in Beratungsvorlesung zur reaktionsschnelle Datenanalyse und Präsentation

Das Information Technology Management-Programm der Boise State University ermöglicht die entsprechenden Erfahrungen, die Studenten nach ihrem Abschluss auf die Arbeitswelt anwenden können. Innovative Kurse, wie ITM490, einem abschließenden Beratungskurs von Professor Rob Anson, sind eine wesentlichen Voraussetzung, um Studenten auf ihre zukünftigen Berufseinsätze vorzubereiten.

In kleinen Arbeitsgruppen erbringen die Studenten Beratungsleistungen für vier Unternehmen aus dem Großraum Boise und setzen dabei auf Projektmanagement nach dem Scrum-Prinzip. Ein Beratungsteam arbeitete mit einer landesweit tätigen Vertriebsorganisation zusammen, die über ein riesiges Repository an Betriebs- und Lieferkettendaten verfügte.

Über das Tableau for Teaching-Programm erhielt Anson die Lizenzen für seine Studenten. Daraufhin starteten die Studenten mit Tableau, um diese Daten zu verstehen und einen Satz aus KPIs und Leistungs-Dashboards zu erstellen, um die Leistung der regionalen Distributionszentren nachzubilden. Die Studenten führten zunächst Gespräche mit Mitarbeitern im operativen Bereich und der IT, um einen Einblick in die Daten, mit denen sie arbeiten würden, zu erhalten und zu erfahren, welche Art von Kennzahlen der Kunden aufgezeigt haben wollte.

Bei der eigentlichen Untersuchung der vom Kunden bereitgestellten Daten stand das Beratungsteam Herausforderungen mit den Daten selbst gegenüber.

„Der Gesamtdatensatz enthält Millionen von Zeilen mit Daten, wie Verpackungskosten, Fehler, Bestellnummern, Umsatz, Frachtkosten usw. Aggregate und rohe Transaktionsdaten waren zunächst alle zusammengefasst. Erschwerend kam hinzu, dass die IT-Abteilung zu demselben Zeitpunkt, an dem meine Studenten mit den Daten arbeiten mussten, stark in die Neugestaltung und den Umbau von Data Warehouse und Data Marts eingebunden war. Dadurch veränderte sich die Datenstruktur ständig“, erklärt Anson.

Das Team hatte schwer mit den sich verändernden Datenstrukturen zu kämpfen, entwickelte aber weiterhin visuelle Kennzahlen, um wesentliche Aspekte der operativen Geschäfts darzustellen.

Der Wendepunkt kam ungefähr in der Mitte des Semesters, als sich die Daten und Kennzahlen langsam zu stabilisieren begannen. Das Team konnte den anderen Kursteilnehmern erste Ergebnisse mit Tableau präsentieren. „Einige der gezeigten Kennzahlen waren absolut genial – die Mitstudenten waren extrem beeindruckt. Wir konnten quasi zusehen, wie Produkte aus einem Lager versandt wurden und wie der Absatz dies beeinflusste“, sagt Anson. „Die anderen Gruppen ohne Tableau erkannten schnell, was sie durch den Einsatz von Tableau alles erreichen konnten.“ Das Team lobte besonders die intuitive Drag-&-Drop-Oberfläche von Tableau. Ein Student hob hervor, er habe „in Tableau produktiv sein können, auch wenn ich noch nie damit gearbeitet hatte. Ich konnte in sehr kurzer Zeit eine Tableau-Ansicht erstellen.“

Im Projektverlauf mit den Daten des Kunden wurde den Studenten auch bewusst, wie schnell Tableau ist. „Sie sagten: ‚Wie sollen diese Daten aussehen?‘ Dann betrachteten sie die Daten aus den verschiedensten Richtungen, einigten sich auf die optimale Darstellung und konnten Skalen, Legenden und Beschriftungen rasch überarbeiten. Der Großteil der Analysen bezog sich auf Lager, also untersuchten sie entweder alle 15 Lager auf Anomalien oder konzentrierten sich auf ein bestimmtes Lager und die sich dort abzeichnenden Trends. Die Visualisierungen ließen sich so einfach bearbeiten“, sagt Anson.

„Am letzten Meeting zum Abgleich des Projekts vor Übergabe an den Kunden nahmen rund 18 Personen teil, einschließlich drei Vice Presidents. Für sie war es ein großes Projekt. Das von den Studenten erstellte Tableau-Dashboard sollte in der Praxis eingesetzt und mit wenigen Änderungen dem Management präsentiert werden. Sie hatten außerdem gerade einen weiteren Datenanalysten eingestellt, der das Dashboard für andere Abteilungen wie etwa Marketing bearbeiten würde.“

Nach der Übergabe erläuterte der Kunde Anson die nächsten Schritte für das Unternehmen mit. „Wir sind dabei, das Dashboard umzustellen, um es direkt mit unserer internen Datenquelle zu verbinden. Das Dashboard wird auf Tableau Server veröffentlicht und in Zukunft vom Unternehmen verwendet. Wir haben außerdem vor, zusätzliche Drilldown-Ansichten und eventuell zusätzliche Kennzahlen zum Projekt hinzuzufügen.“

Neben dem begeisterten Akzeptanz des Kunden erhielten die Studenten auch weitere positive Rückmeldung am Ende des Semesters: ein Student der Gruppe erhielt das Angebot, eine Vollzeitstelle beim Kunden anzutreten.

„Einem Mitglied der Gruppe wurde eine Vollzeitstelle beim Kunden angeboten“, sagt Anson. „Ich glaube, sie hätten jeden einzelnen der Studenten genommen, da diese so hervorragende Arbeit mit Tableau geleistet haben!“