Os KPIs são uma ferramenta essencial para uma gestão mais eficiente. Entender a importância desses indicadores é o primeiro passo para se obter uma gestão focada em resultados. Mas afinal, como fazer KPIs que sejam realmente efetivos?
Defina bem sua estratégia e seus objetivos
Antes de criar KPIs é muito importante que as organizações tenham suas estratégias e objetivos bem definidos. É impossível medir o desempenho de uma empresa que não saiba exatamente em qual direção deve caminhar, quais resultados deve alcançar e quanto tempo e recursos precisará para atingir seus objetivos.
Existem diversas metodologias e ferramentas que permitem às empresas articularem suas estratégias corretamente, tornando seus objetivos e metas mais claros. Estruturas como Balanced Scorecard, MBO, OKRs e WIGs são exemplos de ferramentas para auxiliar as empresas a definir e organizar suas estratégias e objetivos.
Por isso, a preocupação sobre como fazer os indicadores de desempenho deve nascer somente após o desenvolvimento de uma estratégia clara e com objetivos bem definidos. Desta forma, os KPIs serão capazes de tornar a estratégia mensurável e mais fácil de ser comunicada para todos os departamentos e níveis hierárquicos.
Descreva com precisão os resultados desejados
Normalmente, as estratégias e objetivos de uma empresa são escritas no formato de ideias oriundas da visão de negócio dos principais executivos. Transmitir essa visão para o restante da empresa é sempre um desafio, pois ela pode parecer abstrata e não apresentar de forma clara quais são os resultados que precisam ser alcançados. É por esse motivo que a estratégia e visão da empresa precisam ser transformadas em pontos mensuráveis, como KPIs que demonstram claramente o nível de desempenho da empresa.
O CEO de uma empresa, por exemplo, pode definir como objetivo estratégico a necessidade de melhorar a qualidade do produto. Entretanto, para um determinado setor, melhorar a qualidade pode significar alterar algumas especificações do produto, enquanto para outro pode significar melhorar a usabilidade. Sem uma especificação clara sobre o resultado a ser alcançado, não há como fazer um indicador de desempenho que seja efetivo.
Uma forma de contornar esse problema é expressar a melhoria da qualidade de forma clara, através da medição do número de reclamações realizadas pelos clientes. Descrever com precisão os resultados pretendidos evita divergências e garante a coesão de toda a equipe em prol dos objetivos definidos pela organização.
Meça apenas o que for relevante
Além da dúvida sobre como fazer indicadores de desempenho, existe sempre a dúvida sobre quantos KPIs são necessários para a organização. Um erro comumente cometido é a criação de muitos indicadores para os diversos setores da organização. O grande problema é que ter muitos KPIs não será uma garantia de que o desempenho da empresa estará sendo monitorado de forma correta.
Criar muitos KPIs aumenta a complexidade da gestão e dificulta a tomada de decisões. Por isso é importante focar em indicadores essenciais, que estejam totalmente alinhados com os as estratégias e objetivos da empresa.
Não existe um “número mágico” de quantos KPIs precisam ser criados para monitorar adequadamente o desempenho de uma organização. O segredo está em entender exatamente quais atividades geram mais valor e estão diretamente relacionadas aos resultados desejados, criando os KPIs que tornem possível mensurar a efetividade dessas atividades.
Encontre as formas de medir o resultado desejado
Com o resultado almejado claramente definido, é preciso encontrar uma forma de mensurá-lo. Este trabalho pode começar com as seguintes perguntas:
- O resultado pretendido pode ser medido diretamente?
- Existe uma maneira clara de capturar todos os resultados pretendidos através de uma ou mais variáveis?
Normalmente os resultados financeiros podem ser medidos diretamente, como é o caso do aumento da receita ocasionado pela venda de um produto ou serviço. Se não for possível medir os resultados diretamente, é necessário desenvolver componentes mensuráveis que descrevem completamente o resultado pretendido, estabelecendo uma hipótese em torno do resultado desejado.
Estabeleça metas e limites
Os resultados geralmente são definidos por metas a serem atingidas, tendo cada meta um valor-alvo. É muito importante gerar um limiar em torno deste valor-alvo, definido por limites superior e inferior. São esses limites que mostram o quão distante a empresa está de atingir ou mesmo superar uma meta estabelecida, como exemplificado na imagem abaixo, onde os limites superior e inferior são indicados por cores.
Quando o resultado ultrapassa pontualmente o valor-alvo, o limite superior é atingido e passa a ser representado na cor verde, indicando um bom resultado. O contrário ocorre quando o resultado não atinge o valor-alvo, onde um ponto na cor vermelha indica um resultado ruim.
Painéis como este são extremamente importantes para o acompanhamento dos KPIs e podem ser construídos em ferramentas como o Tableau. É possível acompanhar o passo a passo de como criá-los no artigo “How to Create A KPI Dashboard in Tableau”.
Como fazer KPIs usando a Metodologia SMART
A metodologia SMART baseia-se em 5 aspectos que devem ser levados em consideração para planejar metas, auxiliando as organizações sobre como fazer indicadores de desempenho que realmente possam ser efetivos. O acrônimo SMART é formado por cada um destes cinco aspectos:
- Specific/Específica: As metas que serão monitoradas utilizando KPIs devem ser descritas com o máximo de precisão, sem que haja ambiguidades, facilitando o entendimento por todos
- Measurable/Mensurável: O resultado a ser atingido precisa ser mensurável. É justamente a capacidade de medir uma meta que nos permite saber o quão distante estamos do resultado esperado
- Attainable/Atingível: Metas que não são alcançáveis destroem a motivação das equipes. Utilizar dados históricos da empresa ou do mercado pode auxiliar na criação de metas que realmente possam ser atingidas
- Realistic/Realistas: As metas devem ser equivalentes à capacidade de realização da empresa, considerando pessoal qualificado, investimentos e infraestrutura
- Time-bound/Temporal: Com tempo infinito toda meta é alcançável, mas obviamente nenhuma empresa dispõe de tempo infinito. Por isso é fundamental que qualquer meta tenha um prazo para ser realizada
Utilizando esses 5 preceitos, as organizações podem definir metas corretas, auxiliando-as em como fazer KPIs que levem ao aperfeiçoamento da gestão.
Seguir as recomendações da metodologia SMART é um ótimo caminho para sanar de vez as dúvidas sobre como fazer indicadores de desempenho que sejam realmente efetivos. Entretanto, caso sua empresa ainda não trabalhe com KPIs, a sugestão é usar os indicadores apresentados a seguir. Estes KPIs servem como ótimo ponto de partida, auxiliando a monitorar o desenvolvimento e crescimento econômico da organização.
