Amstelring gebruikt Tableau Online om door kennis aangestuurde zorg te verlenen

Amstelring is een professionele Nederlandse zorgorganisatie die zich toelegt op de verzorging, verpleging en behandeling van ouderen. Amstelring heeft tientallen woonzorgcentra en kleinschalige groepswoningen in Amsterdam en omgeving, waar ouderen en chronisch zieken met complexe zorgbehoeften zo zelfstandig mogelijk kunnen wonen. Amstelring biedt specialistische zorg, bijvoorbeeld dementiezorg, revalidatie na een beroerte, transferzorg in het VUmc, palliatieve zorg, zorg bij de ziekte van Huntington en erfelijke hersenaandoeningen, en geestelijke gezondheidszorg.

Met dit aanbod van specialistische zorg wil Amstelring de beste zorgkwaliteit bieden, niet alleen voor cliënten, maar ook voor medewerkers. Gebruik van data is essentieel bij de dagelijkse bedrijfsvoering, met name om de onafhankelijkheid van cliënten te bevorderen maar tegelijkertijd hun veiligheid te waarborgen als onmiddellijke zorg is vereist.

Een organisatie die datagestuurd wil worden en data optimaal wil benutten, heeft de juiste tools en processen nodig om onbewerkte data om te zetten in onmiddellijke en bruikbare inzichten. Milou Homan, data-analist bij Amstelring, vertelt waarom data-analyse zo belangrijk is voor zowel de cliënten als de medewerkers van Amstelring, en hoe Tableau hen helpt bij de visualisatie van data, in nauwe samenwerking met hun implementatiepartner Infotopics.

Twee jaar voordat Amstelring overstapte op Tableau, werd nog gebruikgemaakt van uitbestede en veelal handmatige data-analysesystemen, waardoor veel data-inzichten onbekend en onbenut bleven. Veiligheidsalarmen, zoals bewegingssensoren in de kamer en alarmkettingen voor onze cliënten, gingen regelmatig af, maar het personeel had niet de middelen om deze data te analyseren. Dit had negatieve gevolgen voor zowel onze medewerkers als onze cliënten.

"Elk alarm betekent dat een cliënt onmiddellijke aandacht nodig heeft en onze medewerkers haastten zich naar de kamer van de cliënt om assistentie te verlenen. Maar vaak bleek de cliënt helemaal geen hulp nodig te hebben. En zorgde voor veel onderbrekingen en verwarring", zegt Milou. "We hadden niet de middelen om inzicht te krijgen in de data en de reden te achterhalen waarom deze alarmen regelmatig onnodig afgingen. Zowel onze cliënten als onze medewerkers vonden dit een storende ervaring".

Het werd ons snel duidelijk dat we een uitgebreid platform voor data-analyse nodig hadden om data uit verschillende silo's in de organisatie te centraliseren in één unieke databron. Zo konden we vaststellen door welke gedragspatronen van cliënten die alarmen werden veroorzaakt. En daarnaast ontdekten we ook andere inefficiënties in de hele organisatie.

"We hadden een platform nodig waarop we de data konden analyseren en gebruiken om te bepalen of cliënten echt dringend hulp en aandacht nodig hadden. Met die kennis konden we onze cliënten betere zorg bieden en tegelijk de werkdruk van onze medewerkers verminderen", zegt Milou. "Onze zorgverleners hebben veel werk, maar op deze manier werd er minder tijd verspild en werd hun werkdruk verminderd".

Amstelring gebruikt Tableau om medewerkers te trainen, systemen te herprogrammeren en gebeurtenissen te visualiseren. Door deze combinatie van data en praktische kennis kunnen we onze cliënten een alarmsysteem bieden dat optimaal is afgestemd op hun individuele behoeften. Tegelijk krijgen we hierdoor ook minder alarmsignalen binnen, omdat irrelevante sensoren zijn verwijderd. Het totaal aantal meldingen is met 50% gedaald. 

"Zonder al die onnodige onderbrekingen kunnen medewerkers zich beter concentreren op de cliënt waar ze mee bezig zijn en hebben cliënten niet het gevoel dat de medewerker ergens anders nodig is", zegt Milou. "Het is een win-winsituatie voor iedereen.

Dankzij Tableau houdt Amstelring de zorggegevens van cliënten nu ook op een andere manier bij om de zorgkwaliteit voor onze cliënten verder te optimaliseren. Vroeger moesten medewerkers om de zes maanden handmatig controleren of de data nog nauwkeurig en up-to-date waren. In de verzorgingshuizen van Amstelring wonen veel cliënten, dus medewerkers moesten een willekeurige steekproef nemen om te zien of de dossiers en de zorgplannen volledig waren ingevuld. Dit gebeurde grotendeels handmatig, met een groot risico op menselijke fouten.

Nu is de status van alle zorgplannen van cliënten op één plek zichtbaar. "We hebben een dashboard voor zorgkwaliteit met meerdere datapunten. Zo kunnen we direct zien of alle informatie aanwezig en correct is en aangeven wat er ontbreekt, zodat de processen nauwkeuriger en effectiever worden uitgevoerd", zegt Milou. "Het is een groot voordeel dat we nu alles op één plek kunnen zien met actueel inzicht in de kwaliteit van de zorg bij Amstelring en een overzicht van de dagelijkse zorg voor onze cliënten. Vroeger kostte dit alles veel tijd, maar nu hoef je alleen maar te filteren en klikken om alle cliëntbestanden op te halen die moeten worden bijgewerkt of waarvoor informatie ontbreekt. Het dashboard is gebruiksvriendelijk en leidt medewerkers naar het juiste dossier waarvoor ze indien nodig actie kunnen ondernemen", aldus Milou.

Dit Tableau-dashboard voor kwaliteitszorg kan centraal worden beheerd en breed worden gedeeld met de medewerkers in zorginstellingen, omdat alleen de ID van de toepassing met de onjuiste of ontbrekende data wordt gemarkeerd. Zo krijgen zorginstellingen snel de nodige informatie, kunnen zorgplannen efficiënter worden beoordeeld en verhinderen we dat vertrouwelijke persoonsgegevens van de cliënt worden gedeeld met onbevoegde medewerkers.

Sinds het najaar van 2019 heeft Amstelring, samen met partner Infotopics, al veel voordelen van echt datagebruik gezien. En hierdoor ontstaat er op alle niveaus van de organisatie een krachtige nieuwe datagestuurde cultuur.

"Wat ik zo mooi vind, is dat mensen in de hele organisatie deze projecten hebben gezien en ons komen vragen wanneer het hun beurt is om data te kunnen implementeren", zegt Milou. Dankzij de trainingen van Infotopics "kunnen nu ook andere mensen binnen de organisatie Tableau gaan gebruiken. Het voordeel is dat mensen enthousiast worden en niet op ons hoeven te wachten. Ze kunnen Tableau zelf naar wens gebruiken om de inzichten te genereren die ze nodig hebben voor succes".

En Amstelring staat nog maar aan het begin. Zoals Milou zegt: "We willen graag nog meer data combineren en nog meer trends analyseren om de hele kwaliteit van onze cliëntenzorg te verbeteren. Tegelijkertijd proberen we zo de werklast van onze medewerkers te verminderen, zodat ze meer werkplezier hebben en datagestuurde besluiten kunnen nemen". Infotopics en Tableau staan centraal bij deze veranderingen. Dankzij het Tableau-platform en de implementatiestrategie en trainingen van Infotopics kan Amstelring de kennisgestuurde gezondheidszorg bevorderen en het toekomstige leven en welzijn van vele mensen verbeteren.