Grupo Petersen crea una cultura de datos con Tableau

Sepa cómo el grupo Petersen, con el uso de Tableau, creó una cultura de información y estandarizó los procesos tanto de 4 instituciones financieras como de otras empresas del grupo. Un proyecto que contó con una adopción rápida de diferentes áreas y generó ganancias operacionales, así como mayor velocidad en la toma de decisiones.

Democratizar y explotar la información de la organización son los ejes de la transformación digital y desarrollo del Grupo Petersen, un holding de capitales argentinos con presencia regional del país y un portafolio de empresas en áreas diversas como finanzas, seguros, fintech, agroindustria entre otras.

La implementación de Tableau fue hecha en el grupo financiero que opera 4 bancos diferentes (Banco San Juan, Banco Santa Cruz, Banco Santa Fe y Banco Entre Ríos. Bancos regionales líderes en sus provincias y que atienden aproximadamente a 2 millones de clientes), la empresa Fintech ASJ Servicios y la compañía de seguros Qualia.

Luciana Della Croce, Chief Digital Officer menciona: “Somos un caso de éxito en muchas implementaciones, pues tenemos esa particularidad: somos 4 bancos distintos, pero con una visión única de adopción de procesos y tecnología. Lo que existe en el grupo es una estructura corporativa para asesorar, dar lineamientos y trabajar en las implementaciones que hagan que los cuatro bancos capturen el valor de las mejores prácticas.

El establecimiento de la cultura de datos fue un proceso que se inició hace tres años cuando se creó un área de Data Analytics. De acuerdo con Leonardo Acosta, Chief Data & Analytics Officer del Grupo Petersen: "Creamos el área con la intención de unificar criterios y datos, antes cada banco tenía sus procesos autónomos en distintas herramientas no integradas. Nuestro primer paso fue generar un almacén de datos (Data Warehouse), integrar los datos y uniformizar los procesos”.

Este proceso culminó con la creación de un área digital dirigida por Della Croce, y un plan de transformación digital. Ahí fue, hace un año, que comenzó el caso de éxito entre Tableau y el Grupo Petersen: Nuestra visión es por 4, “cuando diseñamos nuestro data warehouse y desplegamos Tableau lo coordinamos para las 4 instituciones”- menciona Acosta.

“Uno de los grandes benefícios que nos dio Tableau fue justamente que el aprendizaje fue bastante rápido, incluso superior a las expectativas, pensamos que sería más gradual.” - comentó Acosta y agregó: “Esperábamos un poco más de resistencia, y nos pasó al revés. Hoy estamos definiendo con procesos como mover de forma ordenada toda la demanda que surgió por la aceptación tan grande”.

Además, hablando sobre la velocidad de implementación, Della Croce comenta que: “no tuvimos resistencia, al contrario, cuando vieron que era algo tan fácil de usar, tan simple y que solucionaba un montón de problemas, los mismos usuarios aceleraron el proceso de adopción. No tuvimos que salir a venderlo, los usuarios se iban convenciendo solos que esto [ Tableau] es mucho más fácil y que les da muchos beneficios, entonces ahora todos quieren usarlo”.

Al día de hoy el Grupo Petersen cuenta con cerca de 800 usuarios distribuidos entre las áreas de operaciones, TI, Comercial y Marketing y el grupo espera ampliar esa democratización en función de la necesidad. Della Croce estima que en el futuro próximo Tableau podrá alcanzar cerca de 2000 empleados del grupo.

El modelo de implementación adoptado por el Grupo Petersen es el Business Intelligence (BI) de autoservicio administrado con vistas creadas y bases ya construidas, es decir, todos los tableros son producidos por el equipo de Data Analytics y distribuidos a los otros departamentos de la compañía. Los departamentos pueden visualizar, agregar filtros y obtener insights a través de los datos. De acuerdo con Acosta: “Estamos abasteciendo ambos mundos, porque por una parte está el tablero visual pero también hay una solapa adicional dentro del Tableau para el que quiera más detalle de la información”.

La implementación también fue pensada de acuerdo con las particularidades de cada banco creando un modelo de gestión seguro.

Al día de hoy la organización cuenta con 100 tableros de diferentes temáticas, que facilitan la democratización y el acceso de la información: “Hay tableros comerciales y de ventas de productos y servicios, tableros de control de fallas, tableros que monitorean los modelos predictivos, tableros de marketing y tableros de operaciones más enfocados en las transacciones del día a día”.

La unificación de datos en una única fuente de información aumentó la eficiencia operacional de diversos departamentos del grupo: “Con el BI de autoservicio la gente accede a la información en tiempo real; ahorramos pasos, eliminamos el trabajo manual y tenemos información única y verdadera pues los tableros que se presentan son los oficiales” mencionó Acosta y resalta: “Lo mejor es que todo es en tiempo real, los tableros son dinámicos y se actualizan solos”.

“Los tableros más requeridos son los relacionados a las ventas” - dijo Della Croce - Con ellos se disponibiliza información a las áreas comerciales para poder hacer un seguimiento diario de la performance y las operaciones.

Para tener disponible la información diaria de ventas, el equipo creó un disparo de emails automáticos con la performance y la operación diaria con distintas vistas y de esta forma contar con un tablero de gestión y monitoreo. También existe disponible a opción de conectarse al Tableau y ver mayor detalle, listo para ser usado y tener siempre a la mano.

Esa disponibilidad de información implicó un cambio cultural e hizo que antes de cualquier acción de marketing que Tableau sea consultado para definir la segmentación más adecuada y tomar decisiones más asertivas.

La gestión de los datos permite determinar patrones, identificar puntos de mejora y establecer benchmarks internos. Acosta dijo: “Toda la información medida con la misma vara hace que podamos encontrar insights. Ya empezamos a encontrar oportunidades de aplicación de mejores prácticas y así poder replicarlas en cada banco”.

La implementación de Tableau representó una mejora importante en la productividad como “80% de ahorro de trabajo operativo en la generación de reportes e información para la toma de decisiones y la reducción del tiempo de disponibilidad de la información para las áreas usuarias, pasando de 3 semanas a tiempo real.”

Eso sin eliminar completamente el vaivén que antes era necesario para conseguir un reporte, dijo Acosta: “Al principio si necesitabas un informe tenías que buscar a la persona, esperar a que te enviara el archivo, bajar el archivo pesado y después buscar el archivo filtrando. Ahora está todo en Tableau, automáticamente. Estás ahorrando tiempo y ganando productividad”.

Uno de los pilares de la creación de una cultura de datos sólida es el entrenamiento de los colaboradores, para eso el equipo de Data & Advanced Analytics coordina sesiones de entrenamiento para personas de diferentes niveles, respetando las particularidades individuales y al mismo tiempo incentivando a quien tiene más facilidad con los datos.

“El Tableau es muy potente y lo bueno es que es muy simple de usar, es muy natural la forma de aprendizaje, no tiene que ser un usuario de sistemas; puedes explorar la información y empezar a usarla para toma de decisiones” - dijo Acosta.

El equipo de Data & Advanced Analytics también se apoya en la comunidad Tableau (que ya tiene todos sus links y entrenamientos en español) para desarrollar sus habilidades en la herramienta. De acuerdo con Acosta: “Lo que hay disponible en la comunidad Tableau fue clave. Todos los días descubrimos una nueva funcionalidad a partir del contenido de los entrenamientos, eso para nosotros es una constante”.

Para un futuro el equipo espera coordinar entrenamientos más profundos y quien sabe expandir el nivel del BI de autoservicio permitiendo que las propias áreas puedan hacer sus desarrollos.