Lumière sur... Oxford

Nous utilisions Excel, qui est un bon outil, mais nous recevions de plus en plus de demandes de génération de rapports et d’analyses au niveau de la division. Pour générer un rapport, il nous fallait environ un mois. Un autre nous était ensuite demandé et il fallait reprendre tout le travail depuis le début. Nous étions submergés par ces demandes et par ce travail répétitif. Nous devions trouver un autre outil.

Nous avons donc fait des recherches sur Google. Et c’est là que j’ai découvert Tableau. D'autres outils étaient également disponibles, mais nous avons décidé de télécharger gratuitement la version d'évaluation de Tableau. En un après-midi, je l’ai sélectionné, installé et connecté aux données que nous utilisions pour générer le rapport. En un après-midi, j'avais fait l’équivalent d'une à deux semaines de travail. De plus, le travail était visible instantanément. Je n'avais pas besoin de faire sans cesse les mêmes tâches. Une fois l'ensemble de données modifié, il me suffisait d'actualiser la vue. Je suis directement allé voir mes responsables en leur disant « Regardez ça ! ».

L’acquisition des licences a pris quelques mois. Notre université procède lentement et méthodiquement. Elle ne jette pas l'argent par les fenêtres. Notre demande devait donc franchir le cap des commissions. Nous avons enfin pu faire l’acquisition de deux licences en janvier 2007. Nous avons immédiatement pu constater les avantages offerts par ce logiciel.

En règle générale, les membres de l’Université d’Oxford demandent à avoir des tables de données. Et ça tombe bien car Tableau sait en créer. À partir du moment où nous pouvons créer des tables à une telle vitesse, nous pouvons alors agréger les données et mettre en évidence les aspects spécifiques sur lesquels les membres doivent porter leur attention.  

Ce gain de temps énorme est déjà une grande victoire. Mais ce n’est rien à côté des informations que nous pouvons transmettre aux divisions et aux départements, en leur disant « Voici la table de données sur les performances et sur le sexe. Mais attention, ce graphique montre qu’il s’agit d’un programme sur lequel vous devez vous concentrer. ». Ces informations n’étaient pas disponibles auparavant.

Le département financier s’est ensuite penché sur les travaux que nous avions réalisés. Ce département était dans une situation similaire à la nôtre : leur système financier ne leur permettait pas d'agréger facilement les informations. Les membres de ce département ont donc également fait le grand saut.

À présent, il y a même des personnes de la logistique qui utilisent ce logiciel. Je vais bientôt en parler à l'équipe de gestion des étudiants car Tableau pourrait leur être utile dans le cadre de la génération des rapports. Il y a sept ou huit ans, nous n’avions pas de système de gestion des étudiants et nous disposions de systèmes informatiques vétustes et sans avenir. Depuis, nous avons installé de nombreux systèmes informatiques. À présent, le système est suffisamment rôdé et les données qui nous parviennent sont de qualité plutôt satisfaisante. Les départements de l'Université commencent à s’impliquer réellement, car ils ont besoin d’optimiser les données, d’en tirer profit, ce, tant d’un point de vue commercial que du point de vue de l’Université.

Dans le domaine de la gestion des étudiants, nous avons été les tout premiers à utiliser cette solution. D’autres personnes l'ont expérimenté par la suite et nos clients internes l’ont plébiscité. Tout le monde veut s’y mettre désormais.

LinkedIn est également un bon espace de discussion Tableau. LinkedIn possède des rubriques intéressantes. Nous l’avons utilisé pour recruter les membres de notre équipe. Nous en avons été satisfaits car nous avions besoin d'aide et de consultants supplémentaires en matière de génération de rapports.

En 2008, j’ai fondé un groupe d'utilisateurs Tableau au Royaume-Uni. À cette époque, il n’existait aucun groupe d’utilisateurs Tableau. J’ai pris cette initiative car je suis vraiment fan du logiciel. Pour moi, les avantages de ce logiciel sont exceptionnels et je me suis dit que beaucoup d’autres utilisateurs du Royaume-Uni l’appréciaient. Alors, pourquoi ne pas rassembler toutes ces personnes ?

Tableau est un outil qui suscite de la passion comme aucun autre outil que j’ai utilisé auparavant. Nous avons simplement envoyé un e-mail aux utilisateurs qui les conviaient à Oxford. Quarante personnes ont répondu à l’invitation. Nous avons passé une bonne journée. Pat Hanrahan était présent et y est allé de son petit discours. Les clients ont apporté d'excellents témoignages. Nous sommes ensuite allés au pub et avons lié d'excellentes relations. C’était une journée extraordinaire. Je suis fier d’avoir été l’instigateur de cette journée. Une autre rencontre sera organisée d’ici quelques semaines. Ce genre d’événement permet de créer une dynamique et de maintenir la motivation dans le groupe. Tout le monde en retire un bienfait.

Nous partagions les informations dans l’équipe. Nous nous asseyions ensemble, manipulions les données dans l’application et explorions les différentes possibilités. C’est un apprentissage formidable. Toutefois, nous ne disposons pas d’un budget extensible nous permettant d’envoyer les gens en formation. Et pourtant, c'est pour moi la méthode d'apprentissage traditionnelle de Tableau. Mais heureusement, Tableau offre des heures de formation gratuite. Tout se passe comme à la maison : nous regardons les vidéos, nous manipulons les données et nous téléchargeons les échantillons de classeurs. Voilà comment apprendre à manipuler Tableau.

Nous disposons également d’un groupe interne d’utilisateurs. Toutes les deux semaines, notre équipe se retrouve en salle de réunion, débat des problèmes de chacun et essaye de les résoudre en groupe. C’est un plus pour tout le monde.

Par ailleurs, il existe des pages entières de rubriques spécifiques dans lesquelles vous pouvez effectuer des recherches. Par exemple, pour en savoir plus sur les champs calculés, vous pouvez rechercher la formation correspondante, qui ne dure qu'entre 20 et 30 minutes.

Nous sommes tous sous pression et devons faire les choses rapidement. Nous avons cependant constaté que ces 20 minutes ou ces 2 heures s’avéraient bénéfiques par la suite.

Comme je l’ai dit précédemment, la formation gratuite est une ressource majeure. En guise de conseil final, je dirais que, pour moi, Tableau est ludique. Vous ne connaissez pas à l’avance le résultat que vous obtiendrez lorsque vous concevez une visualisation. Vous pouvez donc manipuler les données à votre guise. Vous commencez avec une question vague en tête. Et, à la différence des autres applications, vous n’êtes pas obligé de penser à l'avance au résultat final. Vous utilisez le logiciel encore et encore jusqu’à obtention de la réponse. Lancez-vous, cela ne vous coûte rien d’essayer ! Vous en retirerez d'énormes avantages, j’en suis convaincu.