La ruée vers le Big Data a doté les entreprises d'outils puissants pour la collecte de données. Si ce ne sont donc pas les données qui manquent, l'enjeu aujourd'hui est d'être capable de les utiliser, c'est-à-dire d'en extraire des informations qui soient réellement utiles aux équipes, aux projets et aux stratégies. Le reporting semble être le moyen tout choisi pour l'analyse et l'aide à la décision, aussi appelée Business Intelligence. S'il peut s'appuyer sur des outils puissants destinés à assurer automatiquement la réalisation, la publication et la diffusion de rapports d'activité, il n'en demeure pas moins un instrument à manipuler avec discernement. Un reporting efficace est un reporting bien construit, simple, cohérent et pertinent.
Le reporting, un atout pour l'entreprise ?
Originellement associé à la sphère financière, le reporting intervient désormais jusqu'au cœur des projets, en somme dès qu'il est possible de s'appuyer sur des indicateurs clés pour mesurer la performance d'une activité. Loin de servir à « rendre des comptes », le reporting est utile non seulement à la hiérarchie qui se tient ainsi informée des progrès de l'entreprise, mais également aux équipes qui peuvent en extraire des analyses et des enseignements pour leurs projets. À cette échelle, la présentation des indicateurs de performance doit déboucher sur des actions. Les chiffres amènent à se poser des questions sur les résultats, à chercher des pistes et des solutions pour les améliorer : « que s'est-il passé ? Pour quelles raisons ? Quelles sont les prochaines étapes ? ». Associé à la data visualisation, qui prend ici tout son sens, le reporting offre aux équipes l'opportunité de comprendre des sujets complexes d'un simple coup d'œil. Cette approche renforce la cohésion à tous les niveaux de l'entreprise, qu'il s'agisse d'experts, de décideurs ou d'opérationnels.
Un outil à double tranchant : attention à l'overdose
Ces réunions qui traînent en longueur sans jamais aboutir à une décision, ces rangées de chiffres à n'en plus finir et à n'y rien comprendre, ça vous parle ? Influencées par la tendance actuelle du data driven, qui veut que la donnée soit le sacro-saint guide du business, trop nombreuses sont les entreprises à partir du principe que pour gagner en performance, il leur faut toujours plus de données, toujours plus de KPI, toujours plus de reporting. Dans la réalité cependant, les rapports s'alourdissent, deviennent extrêmement et inutilement détaillés, et sont parfois même basés sur des données obsolètes. Le temps passé et le coût associé à leur production sont souvent sous-estimés. Les équipes ne se concentrent plus sur les résultats mais sur les rapports, alors que le dialogue doit avant tout porter sur l'avenir de l'entreprise, pas seulement sur son passé. Pourtant, le reporting peut être source de solutions pour le développement d'une structure et l'avancement de ses projets.
Comment faire de votre reporting un véritable outil de motivation ?
Choisissez les bonnes données
Pour éviter le côté chronophage trop souvent associé à l'élaboration d'un rapport, anticipez, collectez et notez les informations au fur et à mesure. Le meilleur moyen d'accéder à une donnée la plus pertinente et la plus récente possible est encore de s'appuyer sur une base technique solide : en automatisant les processus de collecte et d'analyse, un outil de Business Intelligence peut vous aider à agréger les données pour les rendre plus lisibles et compréhensibles rapidement : c'est du temps gagné et des problèmes en moins.
Soyez synthétique : ici, le plus est l'ennemi du bien. Mieux vaut choisir un nombre réduit d'indicateurs pertinents, pour éviter de noyer vos interlocuteurs sous une montagne d'informations qu'ils ne retiendront de toute façon pas. Soyez sûr également de choisir des indicateurs que vous pourrez suivre dans le temps : chaque nouveau reporting doit amener des éléments de comparaison d'un mois ou d'une année à l'autre.
Tenez compte de l'audience
Le schéma classique du manager présentant son rapport PowerPoint à une équipe passive n'est plus de ce temps. Pour bien choisir vos indicateurs, considérez aussi qu'ils sont dépendants du public visé. Le reporting est-il destiné à votre équipe ? À la direction ? À d'autres services de l'entreprise ? Nul doute que le service financier sera plus intéressé par des données telles que les coûts et les bénéfices attendus d'un projet, tandis que l'équipe marketing souhaitera connaître ses retombées en termes de notoriété ou de captation de nouveaux clients.
Fournir à son audience les informations qui la concernent et lui sont utiles est une chose, l'impliquer est l'étape suivante. Pour renforcer l'engagement et développer l'interaction, vous pouvez répartir la responsabilité des indicateurs clés entre plusieurs personnes. Pour rendre la présentation moins figée et encourager la participation, optez pour des échanges en temps réel autour d'un tableau blanc. Vous pourrez ainsi vous assurer que votre message a bien été compris.
Ne lésinez pas sur la forme
Une fois les indicateurs pertinents sélectionnés, la moitié du travail est faite : le format de la présentation est tout aussi important. Il n'est pas toujours facile de choisir la bonne illustration pour exprimer un indicateur, mais choisir le mauvais graphique peut mener à de fâcheuses erreurs d'interprétation. La première règle est simple : un graphique = un message. À partir de là, faites des tests, n'hésitez pas à soumettre vos propositions à différents collègues – experts du sujet et néophytes – pour sélectionner la meilleure option sur un type de donnée. La bonne compréhension passe aussi par une contextualisation poussée : des commentaires, une légende, des couleurs adaptées pour faire ressortir l'essentiel, etc. Offrez toutes les chances à vos interlocuteurs de bien comprendre les informations que vous souhaitez partager.
En résumé : les DO's and DON'Ts du reporting
DO
- Sélectionner des indicateurs pertinents pour vos objectifs et votre audience
- Trouver la bonne illustration pour la bonne donnée et tester vos graphiques
- Contextualiser avec des légendes, des commentaires, des sources
- Impliquer l'audience avant et pendant la présentation
- Garder en tête que le reporting n'est pas une fin en soi, mais un outil d'aide à l'action
DON'T
- Créer un reporting sans vous poser de questions sur son objectif
- Choisir des indicateurs que vous ne pourrez pas mettre à jour à chaque rapport
- Surcharger votre reporting avec un trop grand nombre de données
- Ennuyer votre audience avec une présentation statique