HotelQuickly satisface la necesidad de velocidad con Tableau

La revolución de los datos y el análisis está transformando la manera en que las empresas obtienen información acerca de sus clientes. Al mismo tiempo, el crecimiento en el uso de dispositivos móviles por parte de los viajeros obliga a las empresas a comunicarse con sus clientes de una forma completamente nueva. Un estudio realizado por Lenovo descubrió que, en Asia, alrededor del 59 % de las personas realizó búsquedas de alojamiento en línea a través de dispositivos móviles, un 13 % por encima del promedio global.

HotelQuickly es una compañía que combinó con mucho éxito la movilidad con los viajes. La compañía apela al aspecto espontáneo de la naturaleza humana al proporcionar un canal de ventas privado, solo disponible en dispositivos móviles. Ofrece habitaciones únicamente para el mismo día de entrada y el día previo. Puesto que las reservas se hacen muy cerca del día de entrada, los hoteles están dispuestos a otorgar grandes descuentos a miembros de HotelQuickly.

Ubicada en Hong Kong, la compañía actualmente ofrece servicios a los mercados de Australia, Malasia, Singapur, Tailandia y Vietnam, con más de 6 000 hoteles a disposición. La aplicación está traducida a seis idiomas diferentes, entre los que se incluyen indonesio, inglés, tailandés, vietnamita, además de chino simplificado y tradicional.

La operación en expansión de HotelQuickly generó, durante los últimos dos años, un crecimiento enorme de la cantidad de datos que el equipo debe analizar (desde información de clientes hasta tarifas hoteleras). Los conjuntos de datos más grandes de la compañía contienen cientos de millones de filas en una tabla individual.

Uno de los primeros desafíos que el equipo de inteligencia de negocios tuvo que afrontar fue ayudar a la administración a tomar decisiones rápidas e informadas.

“Puesto que dirigimos una gran cantidad de campañas de socios, debemos analizar el rendimiento de cada una y compartir nuestros descubrimientos con una frecuencia semanal”, dijo Peter Varga, director de inteligencia de negocios de HotelQuickly. “No podíamos hacer esto antes de implementar Tableau”.

Otro desafío era poder preparar los informes para los inversores de manera oportuna. “Solíamos perder mucho tiempo en la exportación de datos a hojas de cálculo de Microsoft Excel”, dijo Peter. Esto les quitaba tiempo para dedicarse a la exploración de datos y obtener más información.

En busca de una solución mejor

El equipo de HotelQuickly había empezado a buscar la herramienta de inteligencia de negocios (BI) adecuada, que pudiese adaptarse a su trabajo durante el segundo semestre de 2014.

“Probamos otras herramientas de BI, pero descubrimos que la mayoría no contaba con buenas capacidades de análisis visual, y comenzar a usarlas resultaba complicado. Durante mi investigación, encontré el Cuadrante Mágico de Gartner de 2014 para plataformas de análisis e inteligencia de negocios. Observé que Tableau estaba en el cuadrante superior derecho, que lo posicionaba como líder de ese espacio, y despertó mi interés. Me comuniqué con otras empresas líderes en el Cuadrante Mágico y, luego de revisar los productos competidores, me pareció que Tableau era claramente una solución superior para nuestras necesidades. En el tiempo que me llevó entender apenas cómo conectarme a los datos en otras soluciones, con Tableau ya estaba extrayendo información aprovechable, gracias a su interfaz simple e intuitiva de arrastrar y soltar”, comentó Peter.

Peter continuó su investigación y descargó la versión de prueba gratuita. Para su satisfacción, le pareció muy intuitiva. Posteriormente, presentó Tableau a su equipo de BI, que está formado por analistas de BI y un desarrollador.

“La capacidad de conectarse sin inconvenientes con diversas fuentes de datos (en nuestro caso, Amazon Redshift), llevar a cabo el análisis y obtener información valiosa con mucha rapidez hizo que la herramienta nos pareciera de inmediato muy atractiva”, dijo Peter.

Desde la elección de Tableau, el equipo de Peter ha trabajado con 500 millones de filas de datos. “Fue una sorpresa muy agradable ver la velocidad de Tableau y su capacidad de interactuar incluso con big data, casi en tiempo real”, dijo.

Apoyo de la dirección

El equipo ha estado usando Tableau para generar informes semanales y mensuales que comparten con toda la compañía. Los informes contienen números de ventas y detalles provenientes de la dirección y los administradores de cada país, datos financieros y de marketing, además de las últimas curvas de crecimiento. La exhaustividad de los dashboards hace que compartir información compleja con el resto de la compañía sea una tarea mucho más sencilla.

Dijo Peter: “Tableau tiene esta capacidad de crear ‘historias’, razón por la cual comencé a crear la ‘Historia de HotelQuickly’ el mes pasado, que es una visualización mensual basada en los datos. Rápidamente se convirtió en la lectura favorita mensual de los líderes ejecutivos de la compañía. Nuestro director ejecutivo (CEO) y nuestro director de tecnología (CTO) la reconocieron frente a toda la compañía como ‘la mejor actualización mensual de BI producida hasta la fecha en la sede central, muy reveladora’. Esto definitivamente me inspiró para seguir expandiendo las fronteras e innovando respecto de lo que somos capaces de hacer desde el departamento de BI”.

“A las personas les encanta poder visualizar, de una manera atractiva, información actualizada y basada en los datos. Como ejemplo del aprecio que los miembros del equipo sienten por Tableau, ahora me invitan a iniciar la conferencia semanal sobre marketing. Dispongo de 5 a 10 minutos para revelar información extraída de los datos de la semana anterior”, agregó.

Seguir siendo competitivos

HotelQuickly ha demostrado de qué forma una empresa emergente móvil puede aprovechar por completo herramientas de análisis de datos como Tableau y estar siempre un paso por delante de la competencia.

“Nos enorgullecemos de tener los mejores precios del mercado. Tableau nos ayudó a seguir siendo competitivos al aportarnos el tiempo necesario para generar y entregar análisis reveladores e informes mucho más cortos. Ahora contamos con informes semanales, que contienen los indicadores de rendimiento clave (KPI). Además, nos muestran cómo cambiaron los patrones de reservas, los detalles acerca de los ingresos y las comisiones, las tasas de cambio y muchas otras cuestiones”, comentó Peter.

“Nuestro negocio, muy orientado a las métricas, se ve optimizado por un análisis de datos ultraveloz y las funciones de arrastrar y soltar de Tableau. Ahora, podemos comparar métricas período por período”, agregó.

Según Peter, Tableau es una herramienta poderosa también por su capacidad de adaptación a las diferentes plataformas. “Tableau es perfecto para nuestro negocio. Sus hermosos dashboards se pueden optimizar para los dispositivos móviles, lo que facilita a nuestros colegas la tarea de acceder a los nuevos descubrimientos, incluso sobre la marcha. Básicamente, Tableau tiene la capacidad absoluta de proporcionarnos toda la información que busquemos a partir de los datos disponibles”, dijo.

Pensar en el futuro

Dentro de sus planes de crecimiento, HotelQuickly se propone expandir la adopción de Tableau a todas sus operaciones. Peter comentó: “Queremos realizar cambios en los departamentos de marketing, relaciones públicas y desarrollo de producto. Y, por supuesto, pensamos expandir el uso de Tableau en diferentes áreas. Utilizaremos la herramienta de una manera más amplia y profunda a fin de extraer la mejor información para el equipo”.

Peter también está impresionado por la calidad del servicio al cliente que recibió durante los primeros días de utilizar Tableau. “El administrador de cuenta, con quien estaba en contacto, fue muy agradable, servicial e incluso divertido. Siempre respondió a mis consultas de manera oportuna y profesional. El equipo de soporte y la comunidad en línea de Tableau también ofrecen consejos muy útiles para la resolución de problemas”, dijo.

Peter tiene algunas sugerencias para las empresas que estén buscando una herramienta de BI apta para usuarios sin conocimientos previos de análisis.

“Piensen en lo que quieren lograr con su herramienta de BI elegida. Luego, prueben una versión gratuita y vean si les gusta. Con Tableau, verán la diferencia muy rápidamente. Toda la capacitación en línea es gratuita. Descubrí que los seminarios web son realmente útiles. Tanto mi equipo como yo aprendimos a usar la herramienta de inmediato. En muy poco tiempo, nuestro nuevo empleado en prácticas pasó de no saber nada a hacer grandes aportaciones con el análisis de Tableau”, concluyó.