„wer liefert was“ restrukturiert seine BI-Architektur mit Tableau

wlw ist mit monatlich rund 1,3 Millionen Besuchern der führende B2B-Marktplatz in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Hamburg und beschäftigt 200 Mitarbeiter. Als meistbesuchte Internetplattform für den professionellen Einkauf bietet wlw Zugriff auf rund 540.000 Hersteller, Händler, Dienstleister und Lieferanten mit Millionen von Produkten und Dienstleistungen im B2B-Segment.

Das Unternehmen wollte seine gesamte Business Intelligence-Architektur restrukturieren, um zukünftig flexibler und schneller reagieren zu können. Ein Baustein dafür war die Automatisierung des Standard-Reportings, um Zeit zu sparen, Fehlerquellen zu dezimieren und Freiräume für Advanced Analytics zu schaffen.
Nach der Evaluierung verschiedener Alternativen entschloss man sich zur Einführung von Tableau, weil es die geforderte Funktionalität mit leichter Handhabung kombinierte.

Mit Tableau konnte die Erstellung der Berichte so automatisiert werden, dass dafür kein regelmäßiger manueller Aufwand mehr anfällt. Die Mitarbeiter greifen über Tableau Server direkt auf jederzeit aktuelle Dashboards zu. Das bringt eine monatliche Zeitersparnis von rund acht Personentagen und schafft im gesamten Unternehmen die Voraussetzung für eine faktenbasierte Entscheidungsfindung. Langfristiges Ziel ist unter anderem die Realisierung eines Selfservice-Reportings für alle.

Für die wöchentliche Managementbesprechung erstellte ein Mitarbeiter aus dem Controlling einen Bericht über den aktuellen Auftragseingang. In diese Berichtserstellung war neben dem verantwortlichen Mitarbeiter auch das BI Team involviert. Dazu war es nötig, die relevanten Daten mithilfe von SQL-Statements aus dem unternehmenseigenen Oracle Datawarehouse abzuziehen, manuell in Microsoft-Excel und PowerPoint aufzubereiten und schließlich als PDF-Datei per E-Mail an das Topmanagement sowie einen erweiterten Empfängerkreis zu versenden.

„Der manuelle Aufwand für die Erstellung der mehrseitigen Berichtsdatei, die überwiegend aus Tabellen und Zeitreihen bestand, betrug jedes Mal ca. einen halben Manntag und barg aufgrund der häufigen Copy&Paste-Prozesse und Medienbrüche ein gewisses Fehlerpotenzial“, erklärt Leif Hitzschke, Head of Business Intelligence von wlw.
Zwischen den wöchentlichen Ausgabeterminen des Auftragseingang-Reports war es schwierig, schnell aktuelle Vertriebszahlen zu bekommen.

Zusätzliche Ad-hoc-Anfragen von Mitarbeitern aus den Fachbereichen, wie zum Beispiel nach der Entwicklung der Produktsuche oder nach den Responsezahlen auf Promotion-Aktivitäten, mussten vom Business Intelligence Team manuell bearbeitet werden und waren sehr arbeits- und zeitaufwändig. Außerdem kursierten in den verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Definitionen bezüglich einiger KPIs, was zu Missverständnissen führen konnte.

„Für ein in hohem Maße digitalisiertes Unternehmen wie wlw war die Berichts-Architektur nicht mehr zeitgemäß“, erklärt Leif Hitzschke. „Deshalb suchten wir nach einer Lösung, die den Prozess beschleunigte, automatisierte und von einzelnen Personen unabhängig machte. Außerdem wollten wir den Fachbereichen einen Self-Service zur Verfügung stellen, mit dem sich unabhängig vom Business Intelligence Team weitere Fragestellungen beantworten lassen.“

Während der Lösungssuche evaluierte wlw eine Reihe etablierter Produkte, wie zum Beispiel SAP Business Objects oder MicroStrategy. „Für uns war es besonders wichtig, eine Lösung zu finden, die einerseits die geforderte hohe Funktionalität bot und andererseits einen weitgehend selbstständigen Inhouse-Betrieb mit eigenen Kräften ermöglichte. Dafür haben wir die verschiedenen Produkte im Alltag getestet“, erläutert Leif Hitzschke.

Schließlich entschloss sich wlw zum Einsatz von Tableau und erwarb mehrere Tableau-Desktop- und Tableau-Server-Lizenzen. Die Mitarbeiter des Business Intelligence Teams erstellen mit Tableau Desktop Standardberichte und Ad-hoc-Abfragen, die sie dann mithilfe von Tableau Server der Geschäftsführung sowie den Kollegen in den Vertriebs-, Marketing-, Finanz- und IT-Fachabteilungen zur Verfügung stellen.

Um von Anfang an eine hohe Effektivität für den Tableau-Einsatz zu erreichen, nutzte wlw die Unterstützung des in Hamburg ansässigen Tableau-Partners The Information Lab, der eine Basisschulung der BI-Mitarbeiter durchführte und bei der Erstellung der ersten Dashboards und Analysen half.

„Dabei sind wir mit nur fünf Beratertagen ausgekommen. Das spricht für die Passgenauigkeit des Systems wie auch für die Experten von ‚The Information Lab‘“, erklärt Leif Hitzschke. „Außerdem bietet uns der Tableau-Partner mithilfe eines flexiblen Online-Ticketsystems blitzschnell Unterstützung, wenn wir sie einmal benötigen.“

Das erste Projekt mit Tableau bei wlw war die Umsetzung des Auftragseingang-Reports als Dashboard nach initialer Anbindung der relevanten Datenquellen und Aufbereitung der Tabellen in Form interaktiver Tableau-Diagramme. Neben Tableau im Frontend, setzt wlw im Backend auf Data Vault, eine Modellierungsmethode und ein Vorgehensmodell für den Aufbau von Datenmodellen.

Heute besteht die Freigabe des Reports darin, dass der zuständige Controller den fertigen Bericht nur noch auf Plausibilität kontrolliert, bevor das Management über Tableau Server direkt darauf zugreift. Die Führungskräfte verfügen nun in der wöchentlichen Ergebnisbesprechung über aktuelle Zahlen und können bei unerwarteten Entwicklungen direkt in die Details eintauchen. Jederzeit sind aktuelle Daten verfügbar, so dass Führungskräfte sich auf Vorstandssitzungen vorbereiten und ihre eigenen Fragen vorab anhand der Zahlen beantworten können.

„Mit Tableau haben wir eine Lösung gefunden, die unsere Anforderungen voll erfüllt“, sagt Leif Hitzschke. „Alles ist einfach und intuitiv benutzbar. Selbst den Tableau Server konnten wir selbstständig und ohne externe Unterstützung installieren.“ Das Unternehmen spart mit Tableau pro wöchentlichem Bericht ca. vier Stunden Arbeitszeit. Außerdem führen die Controller eine Qualitätssicherung der Daten durch, wodurch die Berichte wesentlich zuverlässiger sind als die alten PDF-Dateien. Während der Einführungsphase wurden der alte Report und Tableau parallel betrieben. Mit der Abschaltung des alten Reportings entfiel auch die manuelle Erstellung. Dadurch, dass das Tableau-Reporting auf Knopfdruck erstellt werden kann, besteht nun auch keine Abhängigkeit mehr zu einem konkreten Mitarbeiter, sondern kann von allen Mitarbeitern des BI-Teams erstellt werden.

Besondere Vorteile verspricht sich das Unternehmen außerdem durch die deutliche Vereinfachung von Ad-hoc-Abfragen. „Viele Mitarbeiter haben keine Erfahrung mit Datenbankabfragen“, berichtet Leif Hitzschke. „Für sie ist es heute noch sehr schwierig, aus den vorhandenen Datenbeständen schnelle Antworten zu ihren speziellen Informationswünschen zu bekommen. Durch Tableau haben wir mit Hilfe von generisch, gehaltenen Dashboards den ersten Schritt in Richtung Selfservice-BI beschritten."

Durch den Einsatz von Tableau hat wlw die gesamte Berichts-Architektur vereinheitlicht und konnte dadurch auch die Datenqualität wesentlich verbessern. „Wir haben damit bereits den Single Point of Truth für den Fachbereich Sales erfolgreich aufgebaut“, berichtet Leif Hitzschke. „Wir werden den Weg weiter fortsetzen und weitere Bereiche, wie bespielsweise unsere Trafficanalyse einbinden.“

Außerdem will wlw den Selfservice ausbauen und die Fachbereiche an Tableau heranführen, damit diese selbstständig Berichte erstellen können. Mit Hilfe einer parallel gestarteten Data Governance Initiative konnte bereits die Datenqualität erheblich verbessert werden.

Abschließend beschreibt Leif Hitzschke, wohin die Reise im Unternehmen langfristig gehen soll: „Wir bauen gerade den Bereich Advanced Analytics weiter aus und wollen außerdem unser Berichtswesen in Richtung Mobile-BI weiterentwickeln.“