Die MYTOYS GROUP spart mit Tableau 20 % der IT-DWH/BI-Kosten

Die MYTOYS GROUP evaluierte zehn marktgängige BI-Produkte und wählte nach einer aufwändigen Machbarkeitsstudie Tableau als besten Kandidaten für die neue BI-Plattform. Die Tableau-Lösung versetzt Mitarbeiter der Fachabteilungen in die Lage, direkt auf alle relevanten Daten zuzugreifen und selbstständig – ohne externe Unterstützung – die für das Tagesgeschäft erforderlichen Reports und Analysen zu erstellen. Diese Selfservice-BI-Lösung macht das Unternehmen erheblich flexibler, ermöglicht schnellere und gezieltere Reaktionen auf geänderte Marktbedingungen, eröffnet neue Absatzchancen und senkt – ganz nebenbei – die IT-DWH/BI-Kosten um rund 20 %.

„Vor rund anderthalb Jahren stellten wir fest, dass unsere bisherige BI-Lösung den Ansprüchen eines hochgradig digitalisierten Unternehmens wie der MYTOYS GROUP nicht mehr genügte“, erklärt Steffen Heilmann, IT-Bereichsleiter bei der MYTOYS GROUP.

Mitarbeiter in Einkauf, Marketing, Logistik und Kundenservice gründeten ihre täglichen Entscheidungen auf manuell erstellte, statische Reports. Wünsche der Fachabteilungen nach zusätzlichen Auswertungen konnten häufig nur mit zeitlichem Verzug erfüllt werden.

Deshalb beschloss die MYTOYS GROUP Anfang 2016, eine neue BI-Plattform einzuführen. Man wollte eine ganz und gar ‚data driven Company‘ werden. „Ziel war es, die Fachabteilungen mithilfe eines attraktiven und einfach zu bedienenden Tools in die Lage zu versetzen, bei Bedarf eigene Berichte und Analysen zu entwickeln – Stichwort: Selfservice-BI – sowie die IT-Mitarbeiter von der zeitraubenden Reporterstellung zu befreien“, berichtet Steffen Heilmann von den Anfängen des Projekts.

Nach der Evaluierung von zehn marktgängigen Produkten entschied man sich aufgrund der schnellen Erfolge mit der kostenlosen Testversion für Tableau. „Tableau bringt alles mit, um die MYTOYS GROUP zu einem noch stärker datengetriebenen Unternehmen weiterzuentwickeln“, erläutert Steffen Heilmann.

Heute nutzen rund 30 zufriedene Anwender in der Einkaufs- und Marketingabteilung fertige Tableau-Reports, die ihnen erstmals viele Möglichkeiten der Interaktion zur selbstständigen Datenexploration bieten.

Die Daten stammen aus dem unternehmenseigenen Oracle Exadata X6-Datawarehouse, in dem die Kundendaten aus den Onlineshops, die Transaktions-, Finanz- und Logistikdaten aus dem Oracle ERP-System sowie die Serverstatistiken und Trackingdaten aus überwiegend externen Quellen zusammengeführt werden.

Ein Team aus der IT-Abteilung hat die Erstellung der Tableau-Reports und den Support der Fachbereichsmitarbeiter übernommen. „Wir befinden uns gerade in der ersten Rolloutphase unserer neuen BI-Plattform“, erklärt Steffen Heilmann. „Bei dieser Gelegenheit überarbeiten wir auch das Schichtenmodell für die Datenversorgung und die zugehörigen ETL-Prozesse. In Zukunft werden Mitarbeiter der Fachbereiche ihre Reports und Analysen weitgehend selbst erstellen. Unser Tableau-Team ist deshalb gerade dabei, entsprechende Schulungen vorzunehmen.“

Des Weiteren erwägt die MYTOYS GROUP, unternehmensweit auf Tableau Server zu setzen.

„Obwohl wir mit der Einführung unserer neuen BI-Plattform noch ziemlich am Anfang stehen, können wir eine durchaus positive erste Bilanz ziehen“, erklärt Steffen Heilmann. „In den Fachbereichen sind wir deutlich schneller und flexibler geworden. Unsere Spezialisten kommen dank Tableau selbstständig und ohne Zeitverzug an alle relevanten Daten für ihre tägliche Arbeit und erstellen aussagekräftige Reports und Analysen oder definieren eigene Modelle und Hypothesen.“

„Gleichzeitig sind sie nicht länger von der IT-Abteilung oder externen Partnern abhängig. Die Wartezeiten bis zur Freigabe aktueller Berichte oder bis zur Erstellung individueller Ad-hoc-Abfragen zu neuen Themen durch die IT-Abteilung sind fast gänzlich weggefallen.“

Die Ertüchtigung der Fachbereiche entlastet gleichzeitig die IT-Abteilung von vielen langwierigen Supportaktivitäten und Routinearbeiten der Vergangenheit. Steffen Heilmann freut sich auch besonders über die enorme Kostenersparnis des aktuellen Projekts: „Wir gehen davon aus, dass wir durch die Einführung der Selfservice-BI mit Tableau unsere IT-DWH/BI-Kosten um rund 20 % senken konnten. Außerdem hat uns diese Maßnahme freie Kapazitäten für wichtige neue Projekte gebracht. In Summe sind wir also in den Fachbereichen besser und schneller geworden und haben in der IT-Abteilung gleichzeitig enorme Kosten und Aufwände eingespart. Was will man mehr?“

Durch die grundlegende Neugestaltung ihrer BI-Plattform hat es die MYTOYS GROUP außerdem geschafft, einheitlich definierte und überall genau gleich verstandene Kennzahlen über ihre geschäftlichen Aktivitäten zu etablieren. „Man kann zwar zum Beispiel die Umsätze mit einem Produkt immer noch vor oder nach Berücksichtigung der Retouren betrachten“, berichtet Steffen Heilmann. „Aber jetzt reden alle wirklich über dieselben Sachverhalte. Es gibt nur noch eine einzige Version der Wahrheit.“

Mit rund 1.500 Mitarbeitern betreibt MYTOYS deutsch-, englisch- und russischsprachige Onlineshops sowie 16 Ladengeschäfte in Deutschland. Zu den Angeboten gehören heute neben dem Kerngeschäft Kinderspielzeug auch viele weitere Produkte für Mutter und Kind aus den Bereichen Dekoration, Bekleidung, Schuhe und Einrichtungsgegenstände.

Der bisherige Schwerpunkt der neuen Tableau-Analysen liegt auf den Produkten. Dazu werden vorwiegend im Einkaufsbereich mit Tableau Fragen nach den produktbezogenen Umsätzen, Abverkaufs- und Bestellmengen oder Preisen beantwortet: Wo stehen wir heute – insgesamt und im Vergleich zum Plan? Welche Produkte verkaufen sich gut und warum? Was müssen wir wann nachordern? Wie liegen die optimalen Bestellpunkte und Ordermengen? Welche Produkte liegen unter Plan und warum?

Auch die IT-Abteilung selbst nutzt Tableau inzwischen für interne Analysen. In einem Tableau-Report zur IT-Verfügbarkeit werden zum Beispiel alle Tickets mit ihrem Schweregrad und ihrer Bearbeitungszeit übersichtlich dargestellt. Visualisierte Zeitreihen erlauben eine genaue Einschätzung der Entwicklung. Ein Drill-Down ermöglicht es den Anwendern, schweren Ausreißern detailliert auf den Grund zu gehen. Durch die Aufnahme dieser Analyse in das IT-Dashboard lassen sich auf einen Blick die aktuellen und zurückliegenden Verfügbarkeitswerte sowie die Einhaltung der vorgegebenen Planziele überblicken.

Zukünftig sollen nach und nach alle Reporting- und Analyseanforderungen der Einkaufs-, Marketing- und Logistikabteilungen – inklusive Kundenkontakt-Center – mit Tableau erfüllt werden.

Das erklärte Ziel von MYTOYS ist es, die Mitarbeiter im Marketing zukünftig schneller ein Gespür für den Markt und seine aktuellen Strömungen entwickeln sowie die Kunden besser kennenlernen zu lassen, um sie sicher segmentieren und noch gezielter ansprechen zu können.

Auch das Verhalten der Besucher im Shop, die Effekte von Gutscheinaktionen und Marketingkampagnen, die kundenspezifischen Konversionsraten, Gründe für Transaktionsabbrüche und dergleichen sollen dank Tableau zukünftig besser und schneller analysiert werden können, um durch gezielte Optimierungsaktivitäten Umsatz und Geschäftsergebnis weiter zu steigern.

„Wir sind sehr zuversichtlich, dass wir mit Tableau einen soliden Grundstein für unsere unternehmensweite Selfservice-BI-Plattform gelegt haben, die das ganze Unternehmen massiv nach vorne bringt“, fasst Steffen Heilmann abschließend zusammen.