Hoy AG spart jährlich 10.000 Arbeitsstunden

tl;dr Die Hoy AG, eine schweizerische Werbetechnologie-Firma mit Hauptsitz in Zürich, optimiert die Print- und Online-Werbekampagnen ihrer Kunden und kümmert sich um deren Abwicklung – einschließlich Erfolgstracking und -analyse.

Durch die hohe Reportautomatisierung mit Tableau spart das Unternehmen laut CTO Moritz Schneider jährlich durchschnittlich 256 Stunden Arbeitszeit pro Mitarbeiter. Die gemeinsame Analyse verschiedenster Datenquellen bringt neue Erkenntnisse, die dem Unternehmen bessere Argumente in Verhandlungen mit Geschäftspartnern liefern. Individuelle Dashboards steigern die Kundenbindung.

Die schweizerische Mediaagentur Hoy AG mit Hauptsitz in Zürich optimiert die Print- und Online-Werbekampagnen namhafter Kunden wie Swisscom, Hornbach oder Sanitas und kümmert sich um deren Abwicklung. Im Tagesgeschäft der Kundenberater und Mediaspezialisten spielen Erfolgstracking und -analyse der Kampagnen eine große Rolle – einerseits um die Ergebnisse der eigenen Arbeit gegenüber den Kunden nachweisen zu können und andererseits um die daraus gewonnenen Erkenntnisse für die Optimierung von Folgekampagnen zu nutzen. Ziel ist es, mit gegebenen Budgets die optimale Werbewirkung zu erzielen. Dazu ist es notwendig, ständig wachsende, enorme Datenbestände mit Millionen von Informationen über Impressionen, Klick- oder Konversionsraten aktueller Kampagnen aus Web und sozialen Medien zu sammeln und auszuwerten.

„In der Vergangenheit erstellten unsere Mitarbeiter ihre Reports und Analysen überwiegend in Form umfangreicher und komplexer Excel-Tabellen“, erklärt Moritz Schneider, CTO der Hoy AG. „Sie mussten sich alle relevanten Datenbestände besorgen, diese manuell in Tabellen zusammenführen und anschließend die erforderlichen Kennzahlen berechnen und visualisieren. Es war ein Albtraum – besonders wenn sie nach Stunden der Datenkonsolidierung, Normalisierung und Formatierung am Ende feststellten, dass sie die falschen Daten ausgewählt hatten. Dann mussten sie den gesamten Prozess erneut starten.“

Bei der Datenaufbereitung kämpfte das Unternehmen mit einer Vielzahl unterschiedlich strukturierter Datenquellen aus den Systemen der verschiedenen Anzeigen-Publisher, die ihre Zusammenführung und Kennzahlenberechnung zusätzlich erschwerte.

Bereits während seines Marketing-Studiums hatte Moritz Schneider Tableau kennen und schätzen gelernt. Und als das Unternehmen bei einem Geschäftspartner, der bereits über tiefgreifendes Tableau-Know-how verfügte, erneut auf diese Lösung stieß, entschloss man sich im Jahr 2013, ein umfassendes Datawarehouse auf Basis von Amazon Redshift einzurichten und mithilfe von Tableau zu analysieren.

Heute ziehen die rund 40 Kundenberater und Planer des Unternehmens ihre Berichte aus dem Datawarehouse, visualisieren sie mit Tableau und senden sie an den Kunden. Nicht nur die Qualität der Auswertungen hat sich drastisch erhöht, auch die Ersparnis an Arbeitszeit ist enorm: „Wir haben tatsächlich pro Mitarbeiter rund 256 Stunden Arbeitszeit pro Jahr eingespart, die nun für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden kann “, erklärt Moritz Schneider. „Wir konnten so die wertlose manuelle Arbeit abschaffen und die gewonnene Zeit in eine wirklich strategische Kundenberatung einbringen und die Kampagnen besser optimieren.“

Wie sehr die Produktivität der Mitarbeiter gewachsen ist, beweist auch eine andere Zahl von Moritz Schneider: „Tatsächlich haben wir unsere Einnahmen in den letzten zwei Jahren fast verdoppelt, während unsere Belegschaft nur um 45 % gewachsen ist – das ist ein klarer Beweis dafür, dass wir jetzt mit weniger Mitarbeitern mehr erreichen können. Wir haben unsere Effizienz also enorm gesteigert.“

Einige große Kunden verfügen auch bereits über einen Direktzugriff auf den Tableau Server der Hoy AG. So können die Berater ihre kundenspezifischen Dashboards mit aktuellen Kampagnenergebnissen oder spezielle Ansichten davon in Tableau vorbereiten und anschließend direkt mit ihren Ansprechpartnern auf Kundenseite teilen. Diese Transparenz schätzen die Kunden ganz besonders, weil sie so etwas auch noch von keiner anderen Mediaagentur erhalten haben.

„Dann arbeiten sie tatsächlich an derselben Datenquelle auf demselben Dashboard und sprechen miteinander“, berichtet Moritz Schneider. „Bei einigen Clients kann der Kunde auch direkt Anmerkungen im Dashboard ergänzen und diese dann mit seinem Berater diskutieren. Das ist wirklich cool, denn dadurch entsteht ein sehr netter kollaborativer Prozess.“ So ist es keine Frage, dass die hohe Transparenz und der faktenbasierte Informationsaustausch die Kundenbindung erheblich verbessern.

Von diesem Effekt will die Hoy AG laut Moritz Schneider zukünftig noch stärker profitieren und plant, noch mehr externe Anwender auf den hauseigenen Tableau Server zu ziehen: „Unser Ziel in naher Zukunft ist es, immer mehr, auch kleinere Kunden an Bord zu holen, die alle diese Dashboards nutzen und direkt mit Tableau Server arbeiten.“

Durch die Einführung eines umfassenden Datawarehouses mit Tableau-Frontend ist die Hoy AG ihrem ersten großen Ziel – der weitgehenden Reporting-Automatisierung – ein wesentliches Stück näher gekommen. Nun geht es um die Gewinnung neuer Erkenntnisse aus den Daten, die für das eigene Geschäft von Bedeutung sind: „Als nächstes wollen wir besser verstehen, woran die Menschen arbeiten, wie oder wo wir am Ende Geld verlieren oder gewinnen“, erläutert Moritz Schneider. „Jetzt entdecken wir manchmal Dinge in unseren Daten, die wir vorher nicht sehen konnten, weil sie über Tausende von Dateien verstreut waren. Wir sind zum Beispiel in der Lage, die Leistung der verschiedenen Publisher auf fairem Niveau zu vergleichen. Alles ist faktenbasiert und jederzeit verfügbar. In jeder Verhandlung ziehen wir diese Daten. Das hilft uns in den Diskussionen sehr.“

So hat das Unternehmen zum Beispiel schon Publisher identifiziert und ermahnt, die durch Verzögerung der Kampagnenstarts regelmäßig die Planungen der Werbungtreibenden missachteten und so den Erfolg gefährdeten.

Auch die Flexibilität des Unternehmens ist durch die schnellere Erkenntnisgewinnung erheblich gewachsen: „Grundsätzlich sehen wir Probleme heute viel eher“, berichtet Moritz Schneider. „Wenn etwas nicht funktioniert, können wir viel schneller reagieren. Zuvor war das wegen der großen Zeitverzögerung im Reporting nicht möglich.“

Und schließlich profitieren auch die einzelnen Mitarbeiter von der dank Tableau verbesserten Informationslage in Form von mehr Autonomie. „Die Leute sind jetzt häufiger in der Lage, selbst Entscheidungen auf Basis der Dashboards zu treffen“, erklärt Moritz Schneider abschließend, „weil sie wissen, dass die Daten korrekt sind. Das ist etwas, was wir in unserer Firma wirklich fördern.“