ConSol* erstellt Berichte dank Tableau jetzt in Minuten statt Wochen

Nach der Evaluation einer Reihe von Lösungen entschloss sich das Unternehmen zur Einführung von Tableau. Inzwischen erstellen alle Entscheidungsträger ihre Reports selbstständig innerhalb von maximal einer Stunde. Die tägliche Entscheidungsfindung im Unternehmen konnte spürbar verbessert werden. Die Firmen-Philosophie, ihre Mitarbeitenden wie Mitunternehmer agieren zu lassen, passt sehr gut zum Ansatz von Tableau. Durch die Einführung von Tableau Server ist die angestrebte Demokratisierung der Unternehmensinformationen ebenfalls einen großen Schritt vorangekommen.

Verspätete Berichte behindern zeitnahe Unternehmenssteuerung

Die 1984 gegründete ConSol* Consulting & Solutions Software GmbH ist ein deutscher IT-Full-Service-Anbieter für mittelständische und große Unternehmen. Neben dem Hauptsitz in München und einer Geschäftsstelle in Düsseldorf und Nürnberg verfügt das Unternehmen über Niederlassungen in Dubai, Österreich, Polen und den USA. Zum Portfolio des Unternehmens gehört neben der kompletten IT-Dienstleistungspalette auch eine eigene Business-Process-Management-Software ConSol*CM.

Als ERP (Enterprise Resource Planning)-Software setzt ConSol* eine Navision-Lösung ein und sammelt die laufenden Ergebnisse in einem Datawarehouse. Neben typischen betriebswirtschaftlichen Auswertungen mit Kosten-, Umsatz- und Ertragsanalysen benötigt ConSol* hauptsächlich Berichte für das Projekt-Controlling. „Für uns ist es besonders wichtig herauszufinden, wie gut die einzelne Abteilung funktioniert“, erklärt Henning von Kielpinski, Geschäftsbereichsleiter Business Development Partner & Alliances von ConSol*. „Wir sind ein Beratungsunternehmen, ein Produktunternehmen und ein Softwareentwicklungsunternehmen. Fast in allen Fällen haben wir es mit Projekten zu tun. Deshalb ist die Frage von großer Bedeutung, welche Projekte gut laufen und welche nicht. Wie sich die Zeitverläufe entwickeln, die Rechnungsstellungen und die Zahlungseingänge. Oder wie hoch unsere tatsächlichen Aufwände im Vergleich zu unseren Kalkulationen sind.“

Die betriebswirtschaftlichen und projektbezogenen Berichte für die Geschäftsführung und die Bereichsleiter des Unternehmens erstellte in der Vergangenheit ein Mitarbeiter der Controlling-Abteilung aus Datawarehouse-Extrakten mithilfe von Microsoft-Excel. Mit zunehmender Komplexität des Geschäfts wuchs die Zeitspanne bis zur Verfügbarkeit neuer Analysen immer weiter an. „Wir mussten zum Teil bis zu vier Wochen auf aktuelle Zahlen – etwa bei den Monatsabschlüssen – warten“, erinnert sich Henning von Kielpinski. „Diese Verzögerungen bis zum Erhalt der Grundlagen wichtiger und zeitkritischer Entscheidungen waren nicht mehr akzeptabel.“

Als nun mittlerweile sieben Personen laufend neue oder geänderte Reports anforderten, sah sich die Controlling-Abteilung angesichts geringer Kapazitäten und ständig wachsender Dringlichkeitsanforderungen überfordert und ging dazu über, bei Anfragen die Excel-Tabellen mit den Basisdaten zu verteilen und den jeweiligen Managern die gewünschten Auswertungen selbst zu überlassen. „Weil auch die BI-Tools des Datawarehouses unsere Anforderungen bei weitem nicht erfüllen konnten, suchten wir eine Analytics-Lösung, die einerseits leistungsfähig, schnell und grafisch anspruchsvoll ist, die sich aber andererseits so einfach bedienen lässt, dass auch Nicht-Mathematiker wie ich damit zurechtkommen konnten“, erläutert Henning von Kielpinski.

Auf der Suche nach einem neuen Tool evaluierte das Unternehmen eine Reihe von Lösungen, wie zum Beispiel SAP Business Objects oder Pentaho, die sich aber alle als zu komplex in der Bedienung für die Mitarbeiter der Fachabteilungen oder zu unflexibel für den gewünschten Zweck herausstellten. „Da ich als ConSol*-Bereichsleiter auch selbst betroffen und auf schnelle Analysen angewiesen war, installierte ich mir damals eine Tableau-Testversion und begann, meinen Bereichsdatenbestand damit zu untersuchen“, berichtet Henning von Kielpinski. „Nach wenigen Tagen war ich so begeistert, dass ich mir die erste Tableau Desktop-Lizenz sogar privat gekauft habe.“ Und ergänzt schmunzelnd: „Dieses Geld hat mir das Unternehmen aber schon längst zurückbezahlt.“

Inzwischen verfügt ConSol* über sieben Tableau Desktop-Lizenzen, mit denen die Hauptentscheider ausgestattet sind. Die Weitergabe bestimmter Auswertungen an die Mitarbeiter erfolgt in vielen Fällen als Tableau Workbook.

Während einige Mitarbeiter aus Tableau exportierte Berichte im PDF/PPT-Format erhalten, „können die Kollegen mit Tableau Reader selbst aktiv werden und ihre Datenbestände aus verschiedenen Perspektiven betrachten und analysieren“, erläutert Henning von Kielpinski.

Insgesamt arbeiten rund 30 Personen regelmäßig mit Tableau. Aufgrund der hohen Zufriedenheit der Benutzer und der wachsenden Zahl von Anwendungsfällen hat das Unternehmen außerdem erst kürzlich eine Tableau Server-Lizenz erworben, um die Ergebnisse zukünftig noch einfacher auch einem größeren Nutzerkreis zugänglich zu machen. „Wir möchten die Inselmentalität einiger Kollegen bei der Datenhaltung aufbrechen und die Unternehmensinformationen zukünftig stärker demokratisieren“, erklärt Henning von Kielpinski.

Tableau-Anwender bei ConSol* profitieren auch von den umfassenden Online-Schulungsmaterialien. „Alle haben sich gegenseitig geholfen und die vielfältigen Onlinevideos von Tableau zum Selbststudium genutzt, wenn sie irgendetwas Spezielles umsetzen wollten“, berichtet Henning von Kielpinski.

ConSol* hat mit Tableau die Engpässe und Verzögerungen im Reporting komplett beseitigt. Periodenabschlüsse, auf die früher bis zu vier Wochen gewartet wurde, und vielfältigste Projektberichte sind heute innerhalb von maximal einer Stunde verfügbar. Dank der hohen visuellen Qualität und der interaktiven Betrachtungsmöglichkeiten von Reports lassen sich Zusammenhänge einfacher entdecken und die Gründe für Abweichungen schneller ermitteln. Damit konnte die tägliche Entscheidungsfindung im Unternehmen spürbar verbessert werden.

„Meine Kollegen sind jetzt in der Lage, die Daten ihres Verantwortungsbereichs viel gezielter nach den gewünschten Erkenntnissen zu durchsuchen“, erklärt Henning von Kielpinski. „Sie sind an kein starres Auswertekonzept mehr gebunden. Auch auf die Umsetzung von Erstellungs- oder Änderungswünschen ihrer Berichte brauchen sie nicht mehr zu warten, sondern sie sind völlig autark geworden. Das nenne ich Selfservice-BI. Damit unterstützt uns Tableau außerdem bei der Durchsetzung unserer Firmen-Philosophie, dass jeder Mitarbeiter selbst wie ein Unternehmer handeln soll. Dank Tableau konnten wir die Voraussetzungen für weitgehend selbstständiges Handeln überall im Unternehmen schaffen.“

Der Mitarbeiter im Controlling, der früher fast ausschließlich damit beschäftigt war, immer neue Berichte für die sieben wichtigsten Unternehmensmanager zu erstellen, ist nun komplett entlastet und kann sich spannenderen Aufgaben widmen, wie zum Beispiel der Schaffung einheitlicher Reporting-Standards oder der vergleichenden Analyse aller ConSol*-Business-Units.

Durch die Tableau Server-Einführung erhalten alle Mitarbeiter unkomplizierten Zugriff auf die für sie relevanten Unternehmensinformationen. Dabei sorgen die Integration in das hauseigene Sicherheitskonzept und die umfassenden Funktionen von Tableau Server zur Rechtevergabe und Zugriffskontrolle dafür, dass brisante Interna nicht in die falschen Hände geraten.

Und schließlich eröffnet die zurzeit evaluierte Integration von Tableau Server-Komponenten zur Auswertung von Server-Logs in die ConSol*CM-Lösung interessante Perspektiven für die eigene Produkt- und Service-Verbesserung. Denn falls bei der Analyse ungewöhnliche Lastmuster oder eine unbefriedigende Serverleistung erkannt werden, lassen sich damit die Gründe in kurzer Zeit eingrenzen. Und mit den anschließenden gezielten Gegenmaßnahmen ist sehr schnell wieder eine gute Anwendungsleistung der ConSol*CM-Lösung erreicht und so die Zufriedenheit des Kunden wiederhergestellt.

„Auch die Zusammenarbeit mit den Tableau-Mitarbeitern verlief stets sehr angenehm und erfolgte auf Augenhöhe. Hier stimmte einfach die Chemie“, berichtet Henning von Kielpinski abschließend. „Und bei der Arbeit mit Tableau hat man trotz der enormen Komplexität und Leistungsfähigkeit der Software immer das Gefühl, dass man nach Herzenslust seinem Spieltrieb folgen kann. Die Lösung ist schnell, sehr einfach zu bedienen und nicht destruktiv auf den Datenbeständen. Ich persönlich schätze besonders, dass man damit auch problemlos auf einem Laptop-Computer aktiv arbeiten kann und nicht – wie bei vielen anderen Lösungen – immer einen Großrechner im Zugriff haben muss. Darauf möchte ich nicht mehr verzichten“.