Als eine der wichtigsten Wirtschaftsschulen konzentriert sich die Tepper School of Business in der Carnegie Mellon University auf Betriebswissenschaft, Entscheidungsfindung auf der Grundlage quantitativer Modelle und einen analytischen Ansatz zur Problemlösung. Die Studenten arbeiten fachbereichübergreifend mit den Abteilungen Ingenieurswesen, Robotik, Produktdesign und Computerwissenschaften des Forschungsinstituts zusammen. In diesem Interview sprach Ted Curran, Executive Director of Finance, mit uns darüber, wie Tableau der Tepper School dabei hilft, kontinuierlich Innovation voranzutreiben und die Ausbildung zu verbessern.
Tableau: Wie kam es dazu, dass Tableau in Ihrer Schule eingesetzt wird?
Ted: Den ersten Anstoß für Tableau lieferte unser Dekan mit seinem Blick und seiner strategischen Ausrichtung auf internationale Expansion und interdisziplinäre Zusammenarbeit. Tableau hilft uns, wichtige Kennzahlen und Metriken zu definieren, so dass wir sehen können wo wir stehen und wohin die Reise geht. So stellen wir sicher, dass wir stets an den strategischen Zielen ausgerichtet sind.
Tableau: Wie hilft Tableau Ihnen dabei, Ihrer Strategie treu zu bleiben?
Ted: „Für mich als Leiter für Finanzen und Betriebsabläufe ist es wichtig, dass ich schnell und einfach sehe, auf welchem Stand unsere Studienangebote, unsere Verwaltungsprogramme und unsere Forschungszentren sind. Dabei ist es essentiell zu erkennen, wenn etwas vom Plan abweicht. Wir müssen unser Budget ein Jahr im voraus planen muss während sich in der Wirtschaft und damit auch in der Ausbildung Dinge rasend schnell ändern können. Daher brauchen wir ein Werkzeug, dass uns hilft, finanziell und betrieblich auf Kurs zu bleiben, mit dem wir aber auch bei Bedarf blitzschnell den Kurs wechseln können. In manchen Bereichen wie etwa Marketing haben wir unser gesamtes Budget nicht nur an den strategischen Plänen ausgerichtet, sondern auch an den bereichsübergreifenden Zielen einzelner Projekte. So können wir jederzeit sehen, was fest eingeplant ist und was nicht, und erkennen, welche Dinge in einen Budgetzyklus fallen und welche nicht.
Tableau: Hat Tableau Ihnen dabei geholfen, Daten campusweit zu konsolidieren?
Ted: Als Erstes haben wir uns angesehen, welche Art Berichte bei uns erstellt werden und uns gefragt, welche Informationen dabei helfen könnten, bessere Entscheidungen zu treffen. Dabei stellten wir fest, dass wir Daten aus 14 oder 15 verschiedenen Systemen erhielten. Und oftmals ging es darum, sich Daten aus verschiedenen Quellen anzusehen. Zum Beispiel Daten für Veranstaltungen und Spendendaten. erhalten wir Spenden von Veranstaltungsbesuchern? Gibt es bestimmte Veranstaltungen, die mehr Spenden generieren? Wer hat wo gespendet, und wofür war die Spende bestimmt? Statt also all diese verschiedenen Berichte zu sammeln, konnten wir mit Tableau eine einheitliche Nutzererfahrung gestalten, innerhalb derer wir dank vorgegebenen Metriken und Einstellungen alle die gleichen Definitionen für bestimmte Begriffe verwenden. Für uns ist das nicht nur genial, um unseren eigenen Betrieb zu verstehen, sondern auch wenn wir Informationen für Umfragen oder z. B. Leistungsvergleiche nach außen weitergeben.
Tableau: War der Einstieg in Tableau einfach und wie wurde es an der Universität angenommen?
Ted: An der Tepper School for Business haben wir in zwei Wochen einen Prototyp erstellt. Das war ein zehnteiliges Dashboard für unseren Dekan, in dem alle Schlüsselinformationen untergebracht waren, die wir verfolgen wollten. Das war zum Einen der Machbarkeitsnachweis für die betriebliche Unterstützung, zum Anderen wurde es zum Sprungbrett für andere Fakultäten am Campus. So haben sich beispielsweise die Ingenieurschule und unser Facility-Management sofort auf diese Lösung gestürzt. Wir haben unsere Arbeit weitergegeben, damit die Finanz-, Immatrikulations- oder Laufbahndaten aller Einrichtungen auf dem Campus konsistent waren.
Tableau: Wie hat Tableau Ihren Zugriff auf und Umgang mit Daten verbessert?
Ted: Von überall auf wesentliche Daten zugreifen zu können ist fantastisch. Die Möglichkeit, von überall her in einem sicheren Format auf wesentliche Daten zugreifen zu können, hatte einen großen Wert für uns. Unser Dekan kann sich am anderen Ende der Welt in Asien befinden und sich dennoch jederzeit rasch einen Überblick über die Finanzen, die aktuelle Anzahl der Fakultätsangehörigen, Mitarbeiter und Studierenden verschaffen.
Der andere Vorteil ist die Drill-Down-Fähigkeit, egal ob am iPad oder im Browser. Haben wir beispielsweise 5 Studenten aus einer demographischen Zielgruppe, können wir uns das im Detail ansehen und grundlegende Informationen über diese Personen verstehen. Vielleicht haben wir sie auf einer bestimmten Karrieremesse getroffen, oder ein Alumnus hat sie empfohlen. In solchen Informationen steckt viel Potenzial, insbesondere für die stetige Qualitätssteigerung unseres Angebots und den weltweiten Aufbau des Rufs der Tepper School und Carnegie Mellon.
Tableau: Was ist für Sie persönlich die größte Auswirkung von Tableau?
Ted: Eine meiner primären Rollen besteht darin, die Finanzen der Schule zu verwalten und sicherzustellen, dass wir nachhaltig wirtschaften und weiterhin eine Business School von Weltklasse sind. Tableau hat mir wirklich dabei geholfen sicherzustellen, dass wir als Business langfristig nachhaltig wirtschaften.
Tableau hat meinen Fokus sofort auf unsere Daten gerichtet und dazu beigetragen, das wir erkannt haben, wo unsere Stärken und Schwächen liegen und es Mängel gibt bei den Dingen, die wir sammeln und erfassen. Tableau hat uns geholfen sicherzustellen, dass die Daten in unserem System solide sind.
Wenn man Informationen visuell darstellen kann, statt stundenlang über einem Bericht zu sitzen und verzweifelt den Durchblick zu suchen, macht es das für alle einfacher. Genauso wichtig ist, dass wir uns auf die Dinge konzentrieren können, die wirklich wichtig sind: wo stehen wir gut da, wo können wir nachjustieren, wo sind die Ausreißer.
Tableau: Können Sie uns Beispiele nennen für Erkenntnisse, die Sie dank Tableau gewonnen haben?
Ted: Tableau hat uns dabei geholfen, einige Dinge sowohl in akademischen, als auch in administrativen Bereichen zu verstehen. In akademischen Bereichen sehen wir z B. welche Kurse unter- oder überbesetzt sind und können die Raumbelegung entsprechend anpassen oder sicherstellen, dass die Fakultät die richtige Mischung aus Kursen anbietet.
Wir untersuchen derzeit auch, wie wir Dashboards für unsere Studenten einsetzen können, um ihre Fortschritte nachzuvollziehen. Tableau ist ein fantastisches Werkzeug, um unsere Wirtschaftsausbildung an den Karrierezielen unserer Studenten auszurichten. Vielleicht kommen Sie vom Militär und wollen betriebliche Abläufe unterstützen. Da gibt es spezifische Dinge, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen werden. Also warum sollte man diese Dinge nicht festhalten und verstehen, so dass jeder Einzelne seinen Fortschritt an seinen eigenen zielen messen kann?
Tableau: Wie verändert Tableau Ihre Branche?
Ted: Eine meiner Leidenschaften als Finanzler ist die Rendite aus Humankapital. In so vielen Branchen von Consulting oder Software bis zu Bildung entfallen 70 oder 80 Prozent der Kosten auf die Mitarbeiter. Und wenn man sich die Finanzdaten ansieht, sieht man eine Erfolgsrechnung oder eine Bilanzaufstellung. Aber was man nicht sieht, sind die Metriken der Menschen, den Wert den die einzelnen Mitarbeiter beitragen. Ich glaube wir kratzen gerade nur an der Oberfläche dessen, was wir über unsere Mitarbeiter erfahren können, zum Beispiel über den Wert von Schlüsselpersonen, warum wir eine Stelle nicht besetzen können oder wie unser Mobilitätsindex aussieht.
Eine meiner Aufgaben für die nächste Zeit ist eine Fähigkeiten-Inventur, d.h. wir wollen verstehen, welche Fähigkeiten die Menschen mitbringen und wohin ihr Weg gehen soll. So können wir sicherstellen, dass wir die passenden Möglichkeiten anbieten und vielleicht dem einen oder anderen einen Bereichswechsel ermöglichen können, den er sich vorher nicht hätte träumen lassen. Wenn man es als Unternehmen ernst meint damit, seine Mitarbeiter zu fördern und ihnen neue Herausforderungen zu stellen, sie voranzubringen, dann ist es unerlässlich, diese Daten zu Geschäftsverlauf, Personal und Zielsetzungen einzufangen.