YIT erreicht einen bemerkenswerten Aufschwung bei der Selfservice-Analytics und fördert eine erfolgreiche Datenkultur mit Tableau

YIT ist das größte Bauunternehmen in Finnland und mit einem Jahresumsatz von 3,8 Milliarden Euro (2018) eines der größten in Nordeuropa. Das 1910 gegründete Unternehmen beschäftigt über 10.000 Mitarbeiter in 11 Ländern und ist auf die Entwicklung und den Bau von Wohn- und Geschäftshäusern, anspruchsvoller Infrastruktur und Pflastern spezialisiert.

Im Jahr 2016 hat YIT seinen IT-Betrieb grundlegend umstrukturiert, um erstmals die systematische und langfristige Datenerfassung in den Mittelpunkt seiner zentralen Geschäftsfunktion zu stellen. Dazu gehörte auch die Implementierung eines neuen cloudbasierten Data Warehouse von Azure, das alle Arten von Analysen unterstützen sollte. Nach umfassender Pilotierung und Untersuchung von Analytics-Endbenutzerlösungen wurde Tableau ausgewählt und direkt eingebunden und ist seither die primäre Analytics-Plattform innerhalb von YIT. Dieser neue Ansatz hat zu einer starken datengesteuerten Kultur geführt, in der die Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens in der Lage sind, viele ihrer eigenen Analytics-Bedürfnisse selbst zu erfüllen und die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um wichtige Entscheidungen zu treffen. YIT nutzt Tableau Prep Builder auch, um komplexe neue Datensätze vor der Implementierung der Datenplattform schnell und effizient zu bereinigen und zu testen. Dies galt insbesondere während der Fusion des Unternehmens mit der Lemminkäinen Corporation im Jahr 2018, bei der zwei wichtige HR- und Beschaffungsdatenquellen im Handumdrehen in Tableau zur sofortigen Analyse kombiniert wurden.

Daten spielen in fast allen Aspekten des Betriebs von YIT eine entscheidende Rolle, aber vor 2016 gab es keine Systeme, die es den Mitarbeitern ermöglichten, ihre eigenen Datenbedürfnisse selbst zu erfüllen. Stattdessen mussten alle Analysen über das zentrale Kompetenzzentrum des Unternehmens durchgeführt werden, so dass in Spitzenzeiten weniger Analysemöglichkeiten zur Verfügung standen.

„Das Unternehmen stand unter ständigem Druck, verschiedene Berichte im gesamten Unternehmen zu liefern, von wirklich einfachen Dingen bis hin zu komplexen Analysen am Jahresende“, sagt Heikki Sulonen, Senior Analytics Manager bei YIT. „Die Strategie des Unternehmens war es, datengesteuerter zu werden, mit dem Schwerpunkt, Wert aus Daten zu schöpfen. Es war offensichtlich, dass Analytics als Funktion eine neue Richtung von der herkömmlichen BI hin zu moderner Business Analytics einschlagen musste.

Im Rahmen der IT-Restrukturierung im Jahr 2016 untersuchten Herr Sulonen und sein Team mehrere verschiedene Analytics-Plattformen, um dieses aktuelle Problem zu lösen, und identifizierten Tableau schnell als die ideale Lösung für die Bedürfnisse der Endbenutzer.

„Die Anwenderfreundlichkeit und die Betonung auf visuelle Analytics haben Tableau schon früh aus der Masse herausgehoben“, sagt Herr Sulonen. „Die Vielfalt der Toolsets ermöglichte außerdem den Einsatz in den verschiedensten Abteilungen, während Tableau Mobile den Zugriff überall ermöglicht, egal ob im Büro oder auf der Baustelle.“

Mit Tableau können Hunderte von Mitarbeitern nun jede Woche einen Großteil ihrer eigenen Datenanalysen durchführen, was die Produktivität erheblich verbessert und gleichzeitig den Druck auf Herrn Sulonen und sein Team verringert. Regelmäßige Schulungen für Einsteiger und Fortgeschrittene fördern die weitere Akzeptanz, und eine alle zwei Wochen stattfindende Tableau-Beratungsgruppe hilft bei der Lösung auftretender Probleme.

„Es ist so einfach, Visualisierungen einzurichten und zu erstellen, dass Benutzer viel selbst erledigen können, bevor sie unsere Hilfe benötigen“, sagt Herr Sulonen. „Außerdem wird alles in Tableau veröffentlicht, was bedeutet, dass das Unternehmen mit einer SSOT (Single Source of Truth, einzige Qielle der Wahrheit) arbeitet, anstatt ständig Excel-Tabellen per E-Mail zu versenden.“

Der Tableau-basierte Ansatz von YIT ggü. Analytics hat auch eine leistungsstarke, neue, datengesteuerte Kultur im gesamten Unternehmen geschaffen, die es bisher nicht gab.

„Die Mitarbeiter sind wirklich an Daten interessiert und was sie jetzt damit machen können“, so Herr Sulonen. „Viele von ihnen wussten vorher nicht wirklich, was möglich ist, aber Tableau hat ein neues Niveau der Zugänglichkeit eingeführt, das alle begeistert.“

Herr Sulonen führt viel davon auf den visuellen Ansatz und die intuitiv verwendbare Benutzeroberfläche von Tableau zurück, was bedeutet, dass neue Benutzer schnell damit arbeiten und Dashboards erstellen können, die sofort echte Erkenntnisse liefern. Die Anzahl der einzelnen Benutzer, die Dashboards erstellen und mit Daten interagieren, wächst im Durchschnitt alle 6 Monate um 100 %.

„Analytics sind jetzt viel attraktiver“, sagt Herr Sulonen. „Die Akzeptanz von Tableau ist auch organisch gewachsen, da Menschen in allen Abteilungen es ihren Kollegen empfehlen.

Der Einsatz von im YIT-Intranet eingebetteten Dashboards bedeutet auch, dass die Mitarbeiter in einigen Fällen nicht einmal merken, dass sie es nutzen.

„Tableau hat schnell in der Struktur unseres Unternehmens Wurzeln geschlagen“, sagt Herr Sulonen. „Analytics besteht nicht mehr aus komplexen oder mühsamen Aufgaben, sondern ist etwas, das spontan erledigt werden kann, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen und die tägliche Effizienz zu steigern.“

Ein weiterer wichtiger Aspekt von Tableau, den Herr Sulonen und sein Team gerne nutzen wollten, waren seine einheitlichen Tools und Vorlagen, die es ihnen ermöglichten, zum ersten Mal im gesamten Reporting bei YIT ein konsistentes, professionelles Design erstellen zu können.

„Vor Tableau war es extrem schwierig, die Konsistenz des Reportings sicherzustellen“, sagt Heikki. „Viele Mitarbeiter arbeiteten in lokalen Silos und erstellten Excel-Berichte, die für sie vielleicht sinnvoll waren, aber für niemanden sonst.“

„Jetzt arbeiten alle mit einer SSOT (Single Source of Truth, einzige Quelle der Wahrheit) und liefern sowohl interne als auch externe Berichte, die alle das gleiche Aussehen und Verhalten haben, von den Farben und Schriften bis hin zu den verwendeten Kopfzeilen und Grafiken.“

Im Jahr 2018 schloss YIT eine große Fusion mit einem anderen finnischen Bauunternehmen, der Lemminkäinen Corporation, ab. Im Rahmen der Fusion mussten alle wichtigen Daten von Lemminkäinen bereinigt und mit denen von YIT kombiniert werden, um sie in die cloudbasierte Datenbank aufzunehmen und dann für zukünftige Analytics-Zwecke mit Tableau zu verbinden.

„Wir haben die Personal- und Beschaffungsdaten übernommen“, sagt Herr Sulonen. „Mit Hilfe von Tableau Prep Builder konnten wir dem Unternehmen in kürzester Zeit wichtige Informationen über das zusammengeführte Unternehmen zur Verfügung stellen.“

Solche Aufgaben können oft viele Jahre dauern, aber Herr Sulonen und sein Team konnten viel agiler sein und eine erste Lösung über uneinheitliche Systeme für sofortige Geschäftsergebnisse erzeugen, die auch als langfristige Data Engineering-Richtlinie dienen würde.

„In solchen Situationen können die einzelnen Datenquellen in Bezug auf Umfang, Qualität und Konsistenz oft sehr unterschiedlich sein, was die Aufgabe extrem schwierig macht“, sagt Herr Sulonen. „Erfreulicherweise konnten wir mit Tableau Prep Builder die Personal- und Beschaffungsdaten schnell zusammenführen, bereinigen, gestalten und kombinieren, um beide Datensätze für eine einfache Konsolidierung in Tableau zu nutzen. Dabei haben wir viel Zeit und Geld gespart.“

Dadurch können kritische Informationen aus beiden Unternehmen, wie z. B. die Mitarbeiterzahl, nun in Tableau als eine Einheit betrachtet werden, was der neu zusammengeführten Personalabteilung das Leben erheblich erleichtert. Prep Builder wird auch in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt, um den Datenfluss von mehreren verschiedenen Anbietern zu testen und alles über eine Handvoll umfassender Tableau-Dashboards zugänglich zu machen.

„Tableau Prep Builder spielte eine wichtige Rolle beim Erfolg der kürzlich erfolgten Fusion und ist nach wie vor ein unschätzbarer Bestandteil unseres täglichen Geschäftsbetriebs“, sagt Herr Sulonen. „Es bietet eine wirklich flexible First-Line-Lösung, wann immer Menschen sie benötigen. Es ermöglicht uns, unsere betriebliche Effizienz zu maximieren, indem wir die Mitarbeiter jederzeit mit allen Informationen versorgen, die sie benötigen, um ihre beste Leistung zu erbringen.“