Reporting: Bedeutung, Probleme und Lösungen

Reporting, auch Berichtswesen genannt, umfasst laut Wikipedia alle Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens, mit denen Informationen über einen Betrieb in Form von Berichten erarbeitet, weitergeleitet, verarbeitet und gespeichert werden. In der Praxis sind allerdings viele Berichte unzulänglich. Was sind die wesentlichen Probleme? Wie erstellt man einen guten Bericht? Welchen Beitrag kann Visualisierung dabei leisten? Das sind Fragen, die wir in diesem Artikel beantworten.

Reporting ist essentiell für den Geschäftserfolg

Berichte sollen die Grundlage dafür liefern, dass Unternehmen faktenbasierte Entscheidungen treffen können. Voraussetzung dafür ist, dass die Berichte geschäftsrelevante Fragen beantworten. Kohlhammer et al. betonen, es sei heute mehr denn je wichtig, dass diese Fragen kurzfristig beantwortet würden, da nur schnelle Unternehmen erfolgreich seien. Zudem müssten Antworten auf Fragen klar, unmissverständlich und präzise formuliert werden (vgl. Kohlhammer et al. 2018, S. 43).

Was sind die häufigsten Probleme?

Nach Taschner sind das vor allem:

• Falsche oder qualitativ schlechte Information
• Unpassende Analysen der Information und/oder falsche Schlussfolgerungen
• Mangelhafte Darstellung und Aufbereitung der Information
• Unpassende Weiterleitung und Kommunikation der Information
• Falsches Timing (vgl. Taschner 2013, E-Book, Kapitel 1.1, Absatz 4)

Time is Money

In vielen Unternehmen baut man immer noch auf die Tabellenkalkulation Excel, um Berichte zu erstellen. Das Ermitteln der Unternehmenskennzahlen mit Excel erfordert jedoch viel händische Arbeit. Das ist sehr zeitaufwendig und kann zu Verzögerungen und Fehlern im Reporting führen.

Wie Entscheider mit Reporting, Analyse und Dashboards in ihrem Unternehmen zufrieden sind, hat das Business Application Research Center (BARC) in der Studie Time is Money untersucht. Dabei kam zutage, dass relevante Daten oft nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen. Die Befragten waren sich einig, dass daraus resultierende Fehlentscheidungen oft negative finanzielle Folgen haben. Aufgrund mangelnder Verfügbarkeit einer Datenbasis trafen die interviewten Führungskräfte mehr als die Hälfte ihrer Entscheidungen aus dem Bauch heraus. Bereitstellung von Reports, Analysen und Dashboards im Selfservice wurde von ihnen als Lösungsansatz erkannt.

Richtig vorbereiten

Nach Schmidt folgt das Reporting im Idealfall einem 3-Phasen-Modell. In der Selektionsphase werden die wesentlichen Key Performance Indicators (KPI) identifiziert und ausgewählt. In der Datenphase sind die korrespondierenden Quellen der zugrunde liegenden Daten zu ermitteln und auf Validität zu überprüfen. Gleichzeitig muss über die Datendimensionen entschieden werden, mit denen die angestrebten Wirkungszusammenhänge aufgezeigt werden können. In der Layoutphase wird dann festgelegt, wie die Reporting-Daten darzustellen sind (vgl. Schmidt 2016, E-Book, Kapitel 1, Abs. 1 – 4).

Best Practices für visuelle Analysen

Neben einer soliden Datenbasis spielt beim Reporting die Visualisierung eine entscheidende Rolle. Durch diese stellen Sie abstrakte Sachverhalte grafisch dar und machen sie so besser verständlich. Die Business Intelligence-Plattform Tableau können Sie nicht nur für die Datenvisualisierung, sondern auch für eine interaktive visuelle Analyse einsetzen. Mit ihr lassen sich innerhalb kürzester Zeit aussagekräftige Reports im Selfservice erstellen und mit anderen teilen.

Bei der Erstellung des Berichts gehen Sie Schritt für Schritt vor. Die folgende Kurzanleitung gibt Ihnen erste Anhaltspunkte:

• Mit Fragen beginnen

  Die wichtigste Voraussetzung für eine gute Visualisierung ist, dass Sie genau wissen, was Sie sagen wollen. Es muss also einen konkreten Zweck für die Visualisierung geben. Visualisieren Sie nur die Daten, die unerlässlich sind, um Ihre Botschaft zu übermitteln.




• Richtigen Diagrammtyp wählen

  Sobald Sie den Zweck für die Visualisierung festgelegt haben, wählen Sie die Analysetypen aus, die diesen Zeck am besten zum Ausdruck bringen. Wenn Sie beispielsweise Trends über einen längeren Zeitraum verfolgen möchten, sind dafür meist Linien-, Flächen- und Balkendiagramme am besten geeignet.




• Wirkungsvoll darstellen

  Mit der Auswahl der geeigneten Diagrammtypen entstehen nicht automatisch gute Visualisierungen. Jetzt müssen Sie die wichtigsten Daten hervorheben und einzelne Aspekte in mehrere kleine Bereiche transferieren, um so das Wesentliche herauszuarbeiten.




• Ganzheitliche Dashboards gestalten

  Ein Dashboard ist eine Sammlung von mehreren verwandten Visualisierungen, die auf einer Seite angezeigt werden. Achten Sie darauf, es so zu strukturieren, dass es für Ihre Zielgruppe verständlich ist.




• Bericht perfektionieren

  Nun beginnt die Feinarbeit mit dem Formatieren der Visualisierungen, der Auswahl der passenden Farbe und dem konsistenten Einsatz von Schriftarten. Sorgen Sie für prägnante Beschriftungen und informative Quickinfos. Eine eindrucksvolle Visualisierung eines Sachverhaltes sehen Sie auf Abb. 1.

Case Study: HelloFresh

Der Berliner Kochboxenversender HelloFresh (Abb. 2) ist einer der Hoffnungsträger der deutschen Startup-Szene und auf einem guten Weg, insbesondere den amerikanischen Markt zu erobern. Als börsennotiertes Unternehmen muss das Start-up schnell auf neue Entwicklungen reagieren können. Das ist insbesondere der Fall, wenn Aktionäre durch aktuelle Geschäftszahlen nervös werden.

Quellen:

Kohlhammer, Jörn et al.: Visual Business Analytics. Effektiver Zugang zu Daten und Informationen. Heidelberg, dpunkt.Verlag, 2018, S. 43
Taschner, Andreas: Management Reporting: Erfolgsfaktor internes Berichtswesen. Wiesbaden, Springer Gabler, 2013, E-Book, Kapitel 1.1, Absatz 4