Was KPIs sind und wie man sie erfolgreich nutzt

Key Performance Indicators (KPIs, dt. Schlüsselkennzahlen) werden laut Gabler in der Betriebswirtschaftslehre als Kennzahlen definiert, die sich auf den Erfolg, die Leistung oder Auslastung des Betriebs, seiner einzelnen organisatorischen Einheiten oder einer Maschine beziehen.. Lernen Sie in diesem Artikel, was KPIs sind, wie Sie diese bestimmen, effektiv überwachen, erfolgreich einsetzen und eindrucksvoll visualisieren. KPIs werden häufig mit der SMART-Methode bestimmt. SMART steht für Specific Measurable Achievable Reasonable Time-Bound und dient als Kriterium zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung. KPIs können irreführend sein, wenn sie falsch angesetzt werden oder nicht mit den Hauptzielen abgestimmt sind. In diesem Fall spricht man von Vanity Metrics. Es handelt sich dabei um Kennzahlen, mit denen man Eindruck machen kann, die aber keinen Aufschluss über die Leistung eines Unternehmens oder künftige Strategien geben. Deshalb ist es wichtig, die Betrachtung von Kennzahlen den Zielen des Unternehmens anzupassen. PricewaterhouseCoopers erwähnt in seinem Whitepaper Guide to Key Performance Indicators, dass zwischen vier und zehn KPIs für die meisten Firmen ausreichend seien. Dabei sei die Zusammenstellung wichtiger Kennzahlen für jedes Unternehmen einzigartig.

Key Performance Indicator vs. Performance Indicator

Man muss zwischen Key Performance Indicators und Performance Indicators (PIs) klar unterscheiden. Das „Key“ steht für „Schlüssel“ und bezeichnet Indikatoren, die den Erfolg und die Unternehmensziele abbilden.

KPIs mit Unternehmenszielen abgleichen

Die richtige Auswahl der Kennzahlen und deren adäquate Präsentation gehört zu den wichtigsten Faktoren neben Exaktheit und Genauigkeit der Daten. Diese müssen auf die Unternehmensziele ausgerichtet sein. Mit der eingangs erwähnten SMART-Methode lassen sich effektive KPIs auswählen.

Wenn Sie KPIs erstellen, beantworten Sie sich diese Fragen:

• Was ist das Ziel?
• Warum ist das wichtig?
• Wie messe ich den Fortschritt?
• Wie kann ich das Ergebnis beeinflussen?
• Wer ist verantwortlich für das Ergebnis?
• Wie stelle ich fest, dass dieses Ziel erreicht ist?
• Wie überprüfe ich den Fortschritt auf dem Weg zum Ziel?

Beispiel: Sie möchten den Umsatzerlös in den nächsten 6 Monaten um 15 % steigern. Die Antworten auf obige Fragen lauten in diesem Fall:

• Der Umsatzerlös soll sich um 15 % in den nächsten 6 Monaten erhöhen.
• Das Geschäft wird profitabler, das bietet Raum für Investitionen.
• Der Fortschritt wird gemessen am Umsatzerlös in Euro.
• Das Ergebnis kann beeinflusst werden durch mehr Mitarbeiter sowie mehr Marketing und Werbung.
• Der Chief Sales Officer (CSO) ist für dieses Ergebnis verantwortlich.
• Es wird überprüft, ob der Umsatzerlös nach einem halben Jahr um 15 % gestiegen ist.
• Dieser KPI wird monatlich überprüft.

Die Visualisierung eines Abgleichs zwischen KPIs und Zielen zeigt Abb. 1.

Messen und Kontrollieren

Sind die richtigen KPIs unter Berücksichtigung der folgenden Faktoren ausgewählt, vereinfachen sich Auswertung und Kontrollprozess. Es herrscht zudem Klarheit sowohl über die Unternehmensziele als auch darüber, wie einzelne Mitarbeiter diese beeinflussen können.

KPIs sollten folgende charakteristische Eigenschaften haben:

Strategisch
Sie müssen mit dem Ziel und der Vision des Unternehmens übereinstimmen.

Einfach
KPIs sollten sowohl einfach messbar als auch leicht verständlich sein. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie die KPIs gemessen und berechnet werden. Dadurch können sie eigene Ideen und Innovationen einfließen lassen.

Kaskadierend
Kaskadierende KPIs durchlaufen von der höchsten Ebene sämtliche Abteilungen bis hinunter zum einzelnen Mitarbeiter. Die strategischen Unternehmensziele sind dadurch über das gesamte Unternehmen verteilt. Das ermöglicht eine klare Abgrenzung von Aufgaben, lässt Synergien zwischen den Instanzen entstehen und führt zu effektiver Kommunikation auf allen Ebenen.

Umsetzbar
Mitarbeiter müssen wissen, wie sie Kennzahlen beeinflussen können. Jay Liebowitz, Experte für Business Analytics, ist der Meinung, dass ein effektiver KPI Entscheidungen auslöse, aber keine weiteren Fragen aufwerfe. Wie bei kaskadierenden KPIs wissen die Mitarbeiter um ihre Funktion und können entsprechend agieren und reagieren.

Messbar
Kennzahlen müssen messbar sein. Das bedeutet aber nicht, dass sie unbedingt mengenbezogen sein müssen (wie z. B. Anzahl von Produkten, die innerhalb eines Monats verkauft wurden). Qualitative KPIs wie Kundenzufriedenheit oder Engagement der Mitarbeiter werden ebenfalls in Umfragen ausgewertet. Wichtig ist, dass den KPIs immer solide Ziele zugrunde liegen, basierend auf der Vision des Unternehmens,.

Fristgerecht
Die Ergebnisse der KPIs werden in Berichten dargestellt. Hier gilt es, die richtige Frequenz zu finden. Wird zu häufig berichtet, könnte man überwältigt sein von der Datenflut. Passiert es zu selten, besteht die Gefahr, dass das Unternehmen Trends verpasst oder erheblich von seinem Kurs abkommt.

Sichtbar
Die Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen ist ebenfalls ein essentieller Bestandteil effektiver KPIs. Das globale Bewusstsein über Ziele und Kennzahlen sorgt genauso wie bei den kaskadierenden KPIs dafür, dass Mitarbeiter engagierter arbeiten.

Visualisierung und Kommunikation von KPIs

In der heutigen datengetriebenen Zeit leiden wir an Informationsüberfluss. Wir brauchen Methoden, Werkzeuge und Systeme, die Daten für uns schlüssig darstellen. Datenvisualisierung unterstützt die Übermittlung von Informationen. Mit ihr lassen sich beispielsweise versteckte Probleme sowie Möglichkeiten und Chancen veranschaulichen.

Ein großer Teil des menschlichen Gehirns ist mit der visuellen Erfassung und Verarbeitung beschäftigt. Dadurch verfügen wir über eine sehr scharfe visuelle Wahrnehmung, die unseren restlichen Sinnen weit überlegen ist. „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“, lautet schon ein bekanntes Sprichwort

Dashboard und Stories

In Dashboards lassen sich KPIs wirkungsvoll darstellen. Few beschreibt Dashboards als eine visuelle Darstellung der wichtigsten Informationen, die benötigt werden, um eines oder mehrere Ziele zu erreichen. Man konsolidiert und fasst sie auf einem Bildschirm zusammen, damit die Information auf einen Blick erfasst werden kann (vgl. Few 2004).

Gute Dashboards zeichnen sich durch Folgendes aus:

1. Kennzahlen mit Aussagekraft

Die KPIs nehmen direkt Bezug auf die jeweiligen Aufgaben des Mitarbeiters. Fragen danach, wie einzelne Kennzahlen zur Erreichung der Ziele beitragen, oder ob eine Kennzahl für ein bestimmtes Ziel wirklich relevant ist, helfen dabei.

2. Fokus auf die Zielgruppe

Effektive Dashboards sind auf die entsprechende Zielgruppe abgestimmt. Stellen Sie sich selbst die Frage, für wen Sie ihr Dashboard entwerfen. Sie müssen sich auch am Kenntnisstand der Zielgruppe orientieren, damit diese Ihr Dashboard verstehen kann.

3. Verschmelzung von Daten

Daten kommen oftmals aus mehreren Quellen, kombinieren und verschmelzen Sie diese, um eine ganzheitliche Sicht auf die unterschiedlichen Aspekte ihres Unternehmens zu erhalten.

4. Kurze Ladezeiten

Kurze Ladezeiten, wie man es von guten Webseiten kennt, sind auch bei Dashboards unerlässlich.

5. Geradlinige Visualisierung

Die schnelle und einfache Aufnahme wichtiger Informationen steht im Vordergrund. Reduzieren Sie Ansichten und Farben auf das Wesentliche, so vermeiden Sie Überladung und übertriebene Vielseitigkeit der Visualisierungen.

Weitere Tipps für gute Dashboards finden sie in diesem Whitepaper.

Stories sind ein weiteres Werkzeug, mit dem Sie Daten veranschaulichen können. Dabei brauchen Sie ein gut verständliches Handlungsgerüst. In diesem Fall bezieht es sich auf die Erreichung von Zielen. Nachfolgend stellen wir Ihnen sieben Daten-Story-Typen für die Visualisierung auf einem Dashboard vor .

1. Zeitabhängige Veränderung

Funktionsweise: stellt eine Entwicklung chronologisch dar

Beispiel: Die Verletzungskrise von Arsenal

2. Drilldown

Funktionsweise: stellt Kontext bereit, sodass Benutzer besser verstehen können, was in einer bestimmten Kategorie passiert

Beispiele: Erzählen Sie mir mehr über Will, Die Simpsons visualisiert

3. Auszoomen

Funktionsweise: beschreibt die Beziehung, die zwischen dem Gesamtbild und einem Sachverhalt besteht, der Ihrer Zielgruppe wichtig ist

Beispiel: Radfahrer in Vancouver

4. Kontrast

Funktionsweise: stellt den Unterschied zwischen zwei oder mehr Themenbereichen dar

Beispiel: Die ägyptischen Pyramiden

5. Schnittpunkte

Funktionsweise: dient der Hervorhebung wichtiger Verschiebungen, wenn eine Kategorie mit einer anderen gleichzieht

Fragen: Was führt zu diesen Verschiebungen? Sind diese Verschiebungen positiv oder negativ? Wie wirken sich diese Verschiebungen auf andere Aspekte unseres Plans aus?

Beispiel: Wir im Vergleich zu den anderen

6. Faktoren

Funktionsweise: erklärt einen Themenbereich, indem dieser in Typen oder Kategorien untergliedert wird

Beispiel: Markt für Kryptowährungen

7. Ausreißer

Funktionsweise: zeigt Anomalien oder Bereiche mit außerordentlichen Abweichungen

Beispiel: EY verhindert Betrugsfälle

Quelle:

Few, Stephen: Dashboard Confusion, Intelligent Enterprise, 20 March 2004. Verfügbar unter https://www.perceptualedge.com/articles/ie/dashboard_confusion.pdf (abgerufen am 18.08.2018)