Wie die IT das Unternehmen mit Selfservice-Analysen im großen Maßstab unterstützen kann

Business Intelligence war bisher eine Top-Down-Angelegenheit, an die die IT oft in derselben Weise heranging wie an traditionelle IT-Projekte. Der Geschäftsbetrieb sendete eine Anfrage an die IT, die IT erstellte einen Auftrag und führte die Anfrage dann nach der Wasserfallmethode aus.

Bei diesem Ansatz wurden die Daten zentral und mit einem hohen Maß an Konsistenz ausgewertet, aber auf Kosten der geschäftlichen Agilität. Es verging viel Zeit von der Anfrage bis zur Antwort. Diese Verzögerung führte zu einer schwachen Akzeptanz und geringer Wirkung auf das Geschäft insgesamt.

Heute befindet sich die IT-Abteilung an einem Scheideweg, wobei die Selfservice-BI zum neuen Normalzustand geworden ist, der nicht länger übergangen werden kann. Der Geschäftsbetrieb braucht die mit dem Selfservice verbundene Agilität, um die geschäftlichen Ergebnisse durch datengesteuerte Entscheidungen zu fördern und zu optimieren.

Dies stellt die IT an einen wichtigen Scheideweg. Sie kann entweder die Nachfrage nach Selfservice Business Intelligence begrüßen und die breitere Nutzung und Wirkung von Analysen ermöglichen oder sie kann den Trend ignorieren und weiterhin weniger nützliche Unternehmensberichte erstellen, die von den Beschränkungen herkömmlicher Werkzeuge gehemmt sind. IT-Experten, die sich als Impulsgeber verstehen, sind sehr viel wertvoller als jene, die die wirklichen Anforderungen ihrer Geschäftsanwender und Analysten vernachlässigen.

Unternehmen benötigen für eine entsprechende Umstellung – von einem von der IT-Abteilung gesteuerten traditionellen Ansatz auf einen Selfservice-Ansatz, den die IT-Abteilung zwar möglich macht, der aber von den Geschäftsanwendern gesteuert wird – ein neues Framework. Das bedeutet, dass vergangene Entscheidungen in Bezug auf die grundlegenden Kernkomponenten eines BI-Programms – Personen, Prozess und Plattform – erneut thematisiert werden müssen.

Anwender und ihren Bedarf an die erste Stelle stellen

Ein erfolgreicher Übergang zu Selfservice-Analysen beginnt mit den Anwendern. In einem traditionellen BI-Modell kommen die Personen oft erst nach der Plattform und dem Prozess. Die IT ist bisher oft nach dem Grundsatz „wenn du es baust, werden sie schon kommen“ verfahren.

Aber selbst nachdem sie es gebaut haben, sind die Anwender nicht gekommen. Das liegt daran, dass im Prozess der Erstellung der Lösung nach der anfänglichen Phase des Sammelns der Anforderungen wenig bis keine Zusammenarbeit mehr zwischen Geschäftsanwendern und IT-Abteilung stattfand.

Die Kooperation zwischen dem Geschäftsbetrieb und der IT ist kritisch für den Erfolg der Implementierung. Die IT weiß, wie man Daten verwaltet, und die Geschäftsanwender wissen, wie man aufgrund der Erkenntnisse zu geschäftlichen Entscheidungen kommt. Die frühe Zusammenarbeit in einem frühen Stadium führt nicht nur zur Bereitstellung einer Plattform, die den Anforderungen des Unternehmens entspricht, sondern fördert auch die Akzeptanz und die praktische Nutzung der Plattform insgesamt.

Ihren Prozess überdenken

Selfservice-Analysen heißen nicht, dass Endbenutzer einen uneingeschränkten Zugang zu allen Daten haben. Selfservice-Analytics steht für die freie Nutzung und Auswertung von sachbezogenen Geschäftsdaten, die vertrauenswürdig und sicher sind.

Hier kommt der Prozess ins Spiel. Dies ist die Komponente, die den bedeutendsten Wandel in der traditionellen Denkweise der IT erfordert. Ein erfolgreiches modernes BI-Programm kann zwei Aspekte gleichzeitig gewährleisten: IT-Kontrolle und Unabhängigkeit bzw. Flexibilität des Endbenutzers. Um diese beiden Pole in Einklang zu bringen, ist ein gut etablierter Prozess erforderlich.

Ein wasserfallartiger Prozess beschränkt den Zugriff auf einige wenige Spezialisten, von denen erwartet wird, dass sie die Anforderungen all der anderen kennen und ihre Fragen beantworten. Dieser Ansatz steht oft genau dem entgegen, was BI zu leisten verspricht: einen materiellen Nutzen durch bessere Entscheidungen bei möglichst geringem Zeitaufwand, Kosten und Mühe zu liefern.

Eine moderne Analyselösung erfordert neue Prozesse und neu definierte Rollen sowie Verantwortlichkeiten im Unternehmen, um wirklich einen auf Zusammenarbeit ausgerichteten, Selfservice-basierten Entwicklungsprozess in Gang zu setzen. Die IT und die Geschäftsanwender müssen kooperieren, um gemeinsam die Spielregeln zu entwickeln.

Die IT-Abteilung kann dann einen Erfolg für sich verbuchen und ihre Bedeutung für das Unternehmen unterstreichen, wenn das Unternehmen aufgrund der Investitionen in Analysen und BI einen deutlichen Mehrwert und umfassende Vorteile realisiert.

Eine Plattform implementieren, mit der die IT glücklich ist und der der Geschäftsbetrieb vertraut

Da die BI historisch als IT-Projekt behandelt wird, ist es keine Überraschung, dass praktisch alle Aspekte der Evaluierung, der Auswahl, des Kaufs, der Implementierung, der Bereitstellung, der Entwicklung und der Verwaltung der Plattform in der Hand der IT-Abteilung liegen.

Da aber für die Modernisierung hinsichtlich der Personen und des Prozesses eines BI- oder Analyseprogramms einschneidende Änderungen notwendig sind, muss die IT-Abteilung die Kriterien für die Auswahl der Technologie ändern, um diesen neuen Anforderungen zu genügen. Vielleicht die offensichtlichste Veränderung liegt darin, dass die IT die Geschäftsanwender und Analytiker aus der gesamten Organisation eng einbinden muss.

Eine moderne Plattform muss eine breite Palette von Anforderungen erfüllen gerecht werden und dabei gleichzeitig für die steigende Entwicklungsgeschwindigkeit der Geschäftsprozesse und das exponentielle Wachstum von Datenvolumen und -komplexität gewappnet sein. Unternehmen benötigen eine Plattform, die sich einer sich wandelnden Datenlandschaft anpasst und für Benutzer die Auswirkungen steigender Komplexität und zunehmender Änderungen neutralisiert.

Entscheidend ist dabei, dass diese unterschiedlichen Anforderungen in einer integrierten und intuitiven Art und Weise bewältigt werden, ohne dafür auf separate Produkte und Module für die einzelnen Aufgaben auf dem Weg zurückgreifen zu müssen.

Strategischer Partner für den Geschäftsbetrieb werden

Wenn Organisationen einen analysegesteuerten Ansatz einführen, sollten IT-Führungskräfte die Gelegenheit beim Schopf greifen, um ihre Rolle neu zu definieren. Die Einführung eines auf Zusammenarbeit angelegten Ansatzes zur echten Unterstützung von Selfservice ist der zentrale Faktor für ein neues Verständnis der IT-Abteilung, die sich von einem Produzenten zu einem strategischen Partner und Wegbereiter des Unternehmens weiterentwickeln muss.

Weitere Informationen über die neue Rolle der IT finden Sie in unserem Whitepaper Neudefinition der Rolle der IT-Abteilung in einer modernen BI-Welt.