Empresas Taylor crea el primer y único servicio digital, automático y completo de liberación de contenedores de Sudamérica y automatiza procesos internos con Tableau

Crear el primer Portal de Liberación de contenedores de Sudamérica y automatizar la generación de los informes de control de gestión son dos de los éxitos de Empresas Taylor, un holding empresarial especializado en servicios portuarios, soluciones logísticas integrales y corretaje con operaciones en 4 países de la Costa Oeste de Sudamérica. Tableau fue la plataforma elegida por Empresas Taylor para seguir fortaleciendo su transformación digital y revolucionar sus procesos.

Ofrecer soluciones logísticas con un fuerte componente digital es uno de los desafíos actuales de Empresas Taylor, un grupo empresarial fundado en 1965 con operaciones en Chile, Perú, Ecuador y Bolivia. “Empezamos como una agencia portuaria en Valparaíso (Chile) y hoy estamos presentes en cuatro países. Nuestra visión es ser una agencia 4.0 [término creado con base en la historia de la revolución industrial mirando hacia una cuarta etapa, la revolución digital] saliendo del proceso tradicional y presentando soluciones logísticas con componentes digitales” - relata Héctor Chávez González, Chief Strategy Officer de Empresas Taylor.

Un gran proyecto del grupo en su estrategia de digitalización es la creación de un portal de liberación de contenedores que digitalizó y automatizó todo el proceso de documentación de liberación de los contenedores de importación generando más eficiencia para todos los involucrados en el proceso: Importadores, navieras, agentes aduanales, freightforwarders y asociados de Empresas Taylor.

La creación del portal es algo totalmente revolucionario en la industria “ninguna otra agencia portuaria ofrece este servicio en América Latina” - dice Héctor y agrega: “Tableau nos ayuda con toda la navegación de datos en el portal y permite a los usuarios consultar, analizar y exportar datos de manera rápida y conveniente” - informa Héctor.

La pandemia aceleró la necesidad de crear el portal y aceleró su lanzamiento. “Dado que no podíamos trabajar de forma presencial, encontrar soluciones digitales para liberar la carga se convirtió en una necesidad. La pandemia vino a confirmar la decisión que tomamos un año antes y a acelerar nuestros desarrollos: Le dimos mucha más velocidad al proceso de transformación digital” - dice Héctor.

 “Con el portal nuestros clientes pueden visualizar rápidamente un resumen de todos los trámites realizados y obtener información relevante como el nivel de actividad, volumen de pagos, detalles específicos por naviera e importador, permitiendo filtrar un período de tiempo determinado.  Lo mejor de todo es que se actualiza solo, en tiempo real. Ellos pueden ingresar y ver el portal cuando quieran” - celebra Héctor.

 Algunos de los desafíos para la creación del portal fueron la integración de diferentes equipos de trabajo (Gestión de Operaciones, IT y Sistemas, consultores, Tableau), la conexión con las múltiples bases de datos de la empresa y la seguridad de la información: permitir el acceso con un solo inicio de sesión sin comprometer la seguridad. “El apoyo de Backspace (socio de Tableau) y del equipo de Tableau fue esencial para el desarrollo y el éxito del proyecto”- informa Héctor.

Durante la creación del portal, el equipo de las Empresas Taylor se reunió con sus principales clientes para captar sus necesidades y comprender qué tipo de información sería relevante agregar al portal. El resultado es un panel sencillo y directo que responde a las principales preguntas del mercado. “La idea es seguir incorporando los comentarios de los clientes para generar aún más valor” - dice Rafael Widow, Process Engineer de Empresas Taylor.

“El proceso ha sido bien entretenido. Lo fuimos preparando con los agentes aduanales usando su punto de vista. Con ellos llegamos a la versión actual, al final, pues la idea es siempre mejorar” - acentúa Sebastián Saavedra Olea, Head of Sales & Customer Service de Empresas Taylor.

Para analizar la adhesión de los clientes y el tipo de usuario que consulta con más frecuencia el portal, Rafael y su equipo utilizan los informes proporcionados por Tableau. “Hay diferentes tipos de usuarios que acceden a la plataforma, el tramitador de contenedores, el área de gestión de importadores y el área contable ... saber quién accede al portal nos ayudará a difundir su uso y seguir optimizando la presentación de la información.” - dice Rafael.

 Con la introducción del portal, Empresas Taylor mejoró su nivel de servicio y ofreció un diferencial de mercado para las agencias aduanales. 

“[El portal] les parece novedoso, eso no lo presenta nadie más en el mercado” - explica Sebastian y agrega: “Para saber su movimiento mensual por importador, por ejemplo, un agente de aduana tenía que buscar en varias carpetas, compilar manualmente, y tomaba mucho tiempo obtener los resultados. Con el portal, toda la información está disponible en todo momento, lo que facilita enormemente el proceso”.

 Y las oportunidades no terminan ahí: “El portal empodera a los agentes de aduana que ahora pueden comprender, por ejemplo, qué importador les brinda mayores esfuerzos operativos y pueden reunirse con los importadores para discutir retrasos con datos concretos”. - dice Sebastián

 Internamente, la creación del panel hizo que las mejoras en los informes sean más flexibles y generó ahorro de tiempo y recursos de aproximadamente 10,000 dólares anuales. El siguiente paso es aprovechar todo el conocimiento adquirido por el proyecto para extender el servicio en los otros países en los que estamos presentes en Sudamérica.

Desde un punto de vista interno, la introducción de Tableau permitió automatizar la actualización y envío por correo electrónico de informes internos a diferentes usuarios internos, generando un ahorro de 360 horas de trabajo al año o 30 horas al mes. En la práctica, un mes más para trabajar en nuevos proyectos y buscar nuevos resultados para la empresa.

 “Este proyecto comenzó con uno de los reportes que nos tomaba más tiempo elaborar por la conexión con las distintas fuentes de datos, había mucha interacción manual para confeccionar el informe. Además, con la actualización automática tenemos la información correcta, sin espacios para errores” - informa Tatiana Burgos, Management Control Analyst de Empresas Taylor.

 “Utilizamos distintas herramientas de Tableau para hacer la preparación de los datos que antes era hecha manualmente, y hoy hacemos de manera automática con Tableau Prep. Con Tableau Bridge pudimos automatizar la actualización de las fuentes de datos. Tableau Cloud y la gestión de datos nos permitieron automatizar el flujo de información y generar el informe de manera automática. Con Tableau Cloud entregamos el reporte diariamente con una lista de email automático”. - dice Tatiana

 Además de facilitarle la vida al equipo de ingeniería, la automatización favorece el flujo de trabajo de otros equipos. “Espero la llegada del correo para actuar”- menciona Sebastián - “con el reporte el equipo de ventas puede entender exactamente en donde están las oportunidades y enfocarse más en el trabajo.  Con la información precisa a la mano, es más fácil lograr los objetivos comerciales”.

 Volviendo a la automatización, la mejor parte está por venir: “El conocimiento que adquirimos aquí es replicable en otros proyectos y procesos, luego podremos descubrir cosas que hoy en día no vemos por estar ocupados con los informes diarios” - menciona Tatiana.